Vzhledem k rostoucí popularitě norem ISO je správné si o nich říci něco více. V tomto příspěvku na blogu si definujeme, co znamená shoda s normami ISO, jak se projevuje při psaní dokumentace a co to znamená pro psaní pracovních pokynů. Na úvod si nejprve definujme, co je to ISO. Sídlí ve Švýcarsku a je to organizace Mezinárodní organizace pro normalizaci vyvíjí a vydává mezinárodní normy pro dokumentaci systému řízení kvality (QMS), které zajišťují konzistentní úroveň kvality, bezpečnosti a efektivity. Jejich normy, z nichž nejznámější je řada ISO 9000, pomáhají společnostem efektivně dokumentovat a udržovat účinný systém kvality.
Co je to shoda s ISO?
Podnik je ISO vyhovuje, pokud dodržuje pravidla a předpisy ISO. Společnosti mají zdarma vůli při rozhodování, zda budou dodržovat normy ISO, nebo ne; mohou se rozhodnout, zda budou dodržovat normy ISO, nebo ne. ale nejsou povinny se normami řídit.
ISO poskytuje certifikaci jako potvrzení shody společnosti s normami a poskytuje jí zákazníkům a obchodním partnerům. ISO 9001 je jedinou normou v rodině norem, které lze certifikovat. Existuje více než milion podniků ve více než 170 zemích s tímto certifikátem. Certifikační audit však je nákladný a časově náročný. To znamená, že stále více společností dává přednost tomu, aby byly ISO, než aby získaly certifikát ISO.
Jak psát pracovní pokyny v souladu s ISO?
ISO poskytuje pouze návod, jak provozovat systém řízení jakosti ve vaší společnosti, ale nedefinuje, co je to systém řízení jakosti. formát. Při psaní práce v souladu s ISO byste se měli zaměřit na 4 hlavní body instrukce:
1. Porozumět požadavkům ISO na shodu
Pečlivě si přečtěte normy a seznamte se s požadavky na QMS. Mohou obsahovat různé druhy zásad, příruček, cílů, postupů a vývojových diagramů. Před psaním se ujistěte, že rozumíte rozdíl mezi procesem, postupem a pracovním pokynem..
2. Formátování dokumentace pro soulad s ISO
Pokud jste zvyklí práci s obecnými dokumenty, dovolte nám připomenout, že ISO neposkytuje šablony. Nejlepší je naplánovat si schůzku ve vaší společnosti a vyčlenit si na ni roli manažera systému kvality. Nechte tuto osobu naformátovat dokumentaci a vytvoří strategii obsahu.
3. Myslete na své uživatele a pište pro ně
Vaši uživatelé jsou vaši spolupracovníci. Mnozí z nich nemusí být velkými fanoušky čtení, takže je třeba dokumentaci co nejvíce názornou a srozumitelnou. Možná budete chtít zahrnout jednoduchý jazyk a termíny, které všichni znají. Snažte se vtěsnat příliš mnoho informací do jednoho dokumentu, nicméně se také snažte nevytvářet příliš mnoho různých dokumentů na stejné téma. To způsobuje nadměrnou byrokracii a je vše, jen ne snadno pochopitelné.
4. Zahrňte osvědčené postupy technického psaní
Pokud jste již máte zkušenosti s psaním technické dokumentace, víte, co funguje nejlépe. Pokud ne, zde je několik doporučení, co je třeba vzít v úvahu při psaní ISO v souladu s pracovními pokyny:
- délka: méně je více; psaní krátkých vět s 1 hlavní myšlenkou na větu
- struktura: poskytuje jasnou a logickou strukturu; psát text v bodech namísto odstavců, vyhnout se složitým větám.
- tabulky a čísla: zahrnují tabulky, grafy a další vizuální prvky, pokud je to možné. Nezapomeňte, že jedna fotografie je má hodnotu tisíce slov.
- revize: zahrnují stránku s historií revizí a specifikovat provedené změny, abyste měli přehled o všech změnách.
Nyní víte, jak psát pracovní pokyny v souladu s ISO. Nezapomeňte, že vše začíná dobrým přehledem o normách ISO. Pokud potřebujete další pomoc s tím, jak napsat jakýkoli dobrý pracovní návod (nejen v souladu s ISO), můžete využít náš "Tipy, jak psát dobré pracovní pokyny" může být dobrým začátkem.