Psaní a zobrazování pracovních pokynů nemá velký význam, pokud nevíte, jak je správně uspořádat. Stalo se vám někdy, že jste nemohli najít hledaný dokument? Nebo jste ho ve spěchu uložili a zapomněli, kam jste ho dali? Pokud se chcete o tomto tématu dozvědět více a získat tipy, jak uspořádat pracovní pokyny, určitě pokračujte ve čtení. Tento příspěvek na blogu se zaměří na to, jak organizovat pracovní pokyny online i offline, takže se vám tipy budou hodit i při organizaci dokumentace v domácnosti.
Jak uspořádat pracovní pokyny
ONLINE ORGANIZACE
S počtem zaměstnanců a digitalizace přináší určité výhody oproti papírování, společnosti přechází na ukládání pracovní dokumentace online. Je však nezbytné uspořádat takové hromady dokumentace, jinak se z nich snadno stane nepořádek. Organizace práce dokumentace může vyžadovat určité počítačové dovednosti, ale pro pracovníky v oboru to není žádná těžká práce. ty, kteří jsou ochotni se to naučit.
- Při organizování pracovních pokynů online je třeba nejprve zkontrolovat, zda je třeba dodržovat některou z norem. Obvykle se společnosti řídí normy jako ISO nebo podobně. Nezapomeňte psát, organizovat a zobrazovat dokumenty tak, aby byly v souladu s normami.
- Při pojmenovávání a přepisování poslední verze souboru buďte opatrní. Dvakrát zkontrolujte, zda je název pracovních pokynů jasný a zda obsahuje zadání, pro které je určen. Kromě toho obvykle existuje jedna nebo několik osob s oprávněním spravovat dokumentační systémy, proto jim pokyny předejte nebo je upozorněte na případné změny. Před uložením nebo přepsáním stávajícího dokumentu by jej měli schválit.
- V neposlední řadě uspořádejte své pracovní pokyny tak, abyste je mohli uložit a sdílet s každým, kdo by je mohl potřebovat. Dejte si však pozor, abyste uložili poslední verzi souboru, aby nedošlo k nedorozumění. Uložení je také lase fází toho, jak psát dobré pracovní pokyny. Další informace o tom, jak psát dobré pracovní pokyny v našem dalším příspěvku.
OFFLINE ORGANIZACE
Je to však vždy je dobré uchovávat offline kopie dokumentů. Abych byl upřímný, nikdy se vám nepodaří nevíte, kdy se váš počítač zhroutí a vezme vám všechny uložené dokumenty. dokumentaci s sebou. Zde je několik tipů, jak efektivně uspořádat offline, snadno spravovatelný systém pracovních pokynů. A co je nejlepší, tyto tipy jsou užitečné i pro ukládání domácí dokumentace!
- Rozhodněte se, jak chcete rozdělit pracovní pokyny, a zvolte si metodu, která vám nejlépe vyhovuje. Můžete je rozdělit podle:
- oddělení,
- abecední řazení díla (A-Z),
- typ (např. stroje, počítače, tiskárny,...),
- nebo jiné.
- Uspořádané složky souborů seskupte a označte je poznámkami, abyste mohli rychle najít, co který soubor obsahuje.
- Uložte je na bezpečném a vhodném místě a označte místo jako "Pracovní pokyny". Tištěné pracovní instrukce by měla uchovávat osoba, která je za jejich vedení odpovědná, měla by je mít v archivu nebo by měly být distribuovány v rámci celé společnosti. Distribucí rozumíme, že každé oddělení dostane pouze konkrétní pokyny, které se týkají jeho práce.
Ať už online nebo Přehledně uspořádané pracovní pokyny umožňují rychlejší distribuci a zpracování dat. zpracování informací tomu, kdo je potřebuje. Proto je lepší investovat několik čas na začátku, uspořádat pracovní pokyny a ušetřit čas i peníze. na jejich pozdější hledání.