Máte proces, který pracovníci potřebují provést, nebo produkt, který lidé potřebují používat, a proto jste dostali za úkol jim ho usnadnit. Obvyklý přístup je poměrně přímočarý: poskytněte jasné pokyny a dát lidem vědět, co mají dělat. Ale to, že jste schopni sepsat jednotlivé kroky, ještě neznamená, že je čtenáři snadno dodrží a pochopí. Pokud chcete, aby vaše pracovní pokyny byly úspěšné, podívejte se na tyto tipy, jak nejlépe sestavit soubor jednoduchých, stručných a přesvědčivých pokynů, které pomohou vašim zákazníkům bez námahy provést práci.
Pište pro člověka, který bude vaše pokyny číst poprvé, aby pro něj byly přesvědčivé.
Když píšete návod, bude ho číst osoba, která váš produkt nebo službu nikdy předtím nepoužila a bude potřebovat jasný návod, jak ji používat.
Používejte krátké věty a slova, aby byly pracovní pokyny snadno srozumitelné.
Nejčastější chybou, které se lidé při psaní pokynů dopouštějí, je používání dlouhých a složitých vět, které jsou nakonec matoucí a obtížně srozumitelné. Jedno staré přísloví říká: "Nepoužívej dlouhá slova k vyjádření jednoduchých věcí." A je to pravda.
Někdy chceme něco říct hned, aniž bychom to důkladně nastínili: Řekněme například, že chcete sepsat všechny kroky, které musí nový běžec udělat, aby se připravil na závod. Použití krátkých, jednoduchých vět dává čtenáři okamžité a praktické rady, které může rychle aplikovat na svůj běh.
Například: "Každý den po dobu tří měsíců uběhněte dvě míle, abyste si vybudovali vytrvalost a síla."
Může to znít jednoduše, ale je velmi obtížné to pochopit, protože to má spoustu pohyblivých částí. Nevidíte hned jeden krok: Jak víte, že máte "budovat vytrvalost a sílu"? Je v tom spousta detailů.
Používejte obrázky, grafiku a grafy, aniž byste čtenáře zahlcovali dalšími informacemi, které ještě nepotřebují znát.
Je důležité používat obrázky, grafiku a grafy, které čtenáři pomohou pochopit, co se v příběhu děje. Nechcete čtenáře zahltit příliš velkým množstvím informací, ale také nechcete vynechat žádné důležité detaily, díky kterým bude váš příběh dávat smysl.
K tomu vám pomůže i dobře sestavený obsah nebo nadpisy kapitol.
Promyslete si, co by mělo a nemělo být zahrnuto, aby vaše pracovní pokyny byly přesvědčivé.
Pokud si myslíte, že to lidi spíše zmate, než že by jim to pomohlo začít hned, protože ještě nevědí, o čem mluvíte a jak to funguje, vynechejte z návodu některé kroky.
Pokud jde o pokyny, je nejlepší poskytnout lidem správné množství informací, aby mohli práci dokončit. Nechcete lidem dávat příliš mnoho informací, protože pak by to pro ně mohlo být matoucí.