Výzkum ukázal, že k nehodám na pracovišti dochází častěji kvůli chybám v systémech než v lidech. Sepsáním jasných pracovních pokynů mohou společnosti zlepšit své systémy a snížit počet nehod. Zlepšování systémů začíná tím, že se podíváte na pracovní pokyny a standardizované operační postupy společnosti (SOP).
Známky toho, že vaše pracovní pokyny potřebují aktualizaci
Aktualizace pracovních pokynů je obtížná
Dokumentace by měla být oslavovaným aspektem neustálého zlepšování. Mnoho zaměstnanců se však dokumentování postupů aktivně vyhýbá, protože jejich systém pro vytváření pracovních pokynů je příliš zdlouhavý nebo se s ním špatně pracuje. Dokumentování standardů vytváří základnu pro neustálé zlepšování, takže pokud jsou zaměstnanci odrazováni od zapisování, bude to mít za následek negativní dopad na neustálé zlepšování. Když dokumentujete a standardizujete nějaký proces, ze své podstaty začne okamžitě zastarávat. Pracovníci přirozeně nacházejí lepší způsoby provádění úkolů, zavádějí se nové metody, mění se díly a nástroje atd. Pokud je proces aktualizace postupů byrokratický a těžkopádný, dokumenty rychle zastarají a stanou se neúčinnými.
Vaše pracovní pokyny jsou neustále zastaralé
Nedávný průzkum zjistil, že 78% výrobců používá dokumenty, které jsou zastaralé nebo neúčinné, což způsobuje nedostatek standardizace a kontroly kvality. Pokud dokumenty neodrážejí realitu práce, zaměstnanci se uchylují k dědičným znalostem a nejlepším odhadům, nikoli ke schváleným standardům. Pokud máte neustále pocit, že vaše dokumenty jsou zastaralé, je to podstatný ukazatel toho, že váš systém pracovních pokynů potřebuje rychlejší metodu revize a zlepšování dokumentace.
Obtížný přístup k vašim pracovním pokynům
Vyhledání správného dokumentu se může zdát jako jednoduchý úkol, ale pokud jste jako většina firem, vaše organizace v průběhu let nashromáždila tisíce a tisíce souborů. Velké svazky hustých a pravděpodobně zastaralých materiálů. I když jsou dokumenty digitalizované, při používání více systémů pro vytváření, správu a ukládání pracovních pokynů může být nalezení správných dokumentů stejně obtížné jako jejich papírových protějšků. Pokud máte potíže s nalezením správných pracovních pokynů relevantních pro vaši práci, pak je možná načase přejít na systém, který je ve svém přístupu ke správě a dostupnosti dokumentů racionálnější.
Vaše pracovní pokyny se nepoužívají
Pravděpodobně nejčastějším ukazatelem neúčinnosti vašich pracovních pokynů je to, že je nikdo nepoužívá. Mnohokrát se stává, že techničtí autoři, inženýři nebo specialisté na školení vynaloží úsilí na vytvoření a zdokumentování standardizovaných postupů, ale dokumenty nakonec zapadají prachem, protože nejsou dostatečně jasné, jsou nepřesné, zastaralé nebo je obtížné k nim přistupovat a udržovat je aktualizované.
Závěr
Pracovní pokyny se staly nepostradatelnou součástí každodenního života v mnoha firmách. Poskytují strukturu, slouží jako zprostředkovatelé znalostí a podporují optimalizaci podnikových procesů prostřednictvím standardizace. Přechodem na digitální pracovní pokyny, máte k dispozici účinný nástroj pro zviditelnění znalostí svých zaměstnanců. Přechodem na digitální technologie je také mnohem snazší udržovat je v aktuálním stavu.