Pracovní pokyny a standardní operační postupy (SOP) obojí spadá pod nástroje, které slouží k upřesnění a zpřesnění procesu. Proces, postup a pracovní instrukce na sebe navazují svou komplexností. Procesy popisují, jaké cíle a specifikace je třeba provést. SOP popisují, jak by měl být proces v určitých situacích proveden. Pracovní instrukce popisují, jak by měly být provedeny jednotlivé kroky v SOP. Pracovní instrukce vytvářejí základ pro další hladký průběh procesů a jsou zásadní pro úspěch společnosti, a to je důvod, proč by je měl každý pracovník v kanceláři používat i ve vašem zázemí.
Používání pracovních pokynů pro školení kancelářských pracovníků snižuje riziko
Na stránkách back office je část společnosti tvořená administrativními a podpůrnými pracovníky, kteří nejsou v kontaktu s klienty. Pro zajištění efektivní výuky a školení je dobré vypracovat popis organizace výuky a školení ve firmě. V malé firmě s několika zaměstnanci nemusí být tento postup nutný, ale pokud je zaměstnanců více, bylo by dobré, kdyby byla takto důležitá záležitost promyšlena a sepsána. Běžnou praxí je, že s organizací bezpečnosti a ochrany zdraví při práci ve firmě seznamuje všechny zaměstnance jedna osoba. Může však existovat několik různých osob, které zaměstnance poučí o tom, jak bezpečně vykonávat určitý úkol. Je dobré sepsat, kdo bude komu poskytovat jaké pokyny, aby bylo všem zúčastněným jasné, o co se jedná. Zaznamenávat tyto věci písemně je nutné také proto, že pokud dojde k výměně osoby, která ve firmě organizuje instruktáže a školení, bude mít nový zaměstnanec jasný přehled o tom, jak je tato oblast ve firmě organizována.
Dobré pracovní pokyny usnadní proces digitalizace back office.
Krize způsobená koronavirem bude mít obrovský dopad na svět práce a vlastně i na kulturu práce. Na jedné straně může masové zavádění digitálních pracovišť přinést firmám zvýšení produktivity. Na druhé straně vynucená tendence k masovému rozšíření práce na dálku ukáže, jak důležitá je pro inovativní a kreativní kulturu pracoviště sociální interakce a udržování firemní kultury. Dobré vizuální pracovní pokyny pomohou s procesem digitalizace. Kancelářští pracovníci se budou moci naučit, jak provádět určité úkoly, aniž by potřebovali pomoc spolupracovníka.