Pokud pravidelně nepoužíváte pojmy jako "SOP", "pracovní instrukce" a "pracovní pomůcky", mohli byste si myslet, že jde o totéž. Skutečnost je však taková, že existuje celá řada různých typů metodických materiálů a pokynů, které upravují způsob práce firem, obchodních segmentů i jednotlivých zaměstnanců, a každý z nich přináší podniku jinou hodnotu. Níže se podíváme na to, jak se liší "pracovní pomůcky" a "pracovní pokyny".
Co jsou to pracovní pokyny?
Jestliže SOP sdělují, "co" a "kdo" je součástí práce, pracovní pokyny říkají "jak". Tyto pokyny krok za krokem bývají specifické pro jednotlivá oddělení nebo pracovní místa a vysvětlují, jak provést SOP, aby se splnily konkrétní úkoly. Pracovní instrukce například vysvětluje, jak provést kontrolu údržby strojního zařízení nebo jak uspořádat soubory na serveru. Pracovní instrukce obvykle v určitém rozsahu ve firmě existují, ale většina podniků by si zasloužila důkladnější a lépe napsané pracovní instrukce, které jsou snadnější sledování.
Příkladem může být: Pracovní návod k údržbě by obsahoval pokyny krok za krokem vysvětlující týdenní, měsíční a roční kontroly a údržbu zařízení. Pracovní instrukce je v souladu se SOP pro preventivní údržbu.
Co jsou to pracovní pomůcky?
Pracovní pomůcka je specifický materiál, který má někomu pomoci efektivněji provést určitý úkol. Dobře napsané pracovní pomůcky šetří čas, zvyšují přesnost a zlepšují pracovní výkon. Ačkoli pracovní instrukce lze v některých situacích zařadit do kategorie pracovních pomůcek, pracovní pomůcky zahrnují více než jen pokyny. Příkladem mohou být kontrolní seznamy, označené fotografie součástí zařízení, firemní adresáře, letáky a jakýkoli jiný doplňkový materiál, který pomáhá úspěšně splnit úkol. Vzhledem k šíři materiálů, které tvoří pracovní pomůcku, je má většina podniků k dispozici, ale v některých případech potřebuje mít podnik pro složité úkoly k dispozici více technických pracovních pomůcek.
Chcete pomoci zaměstnancům lépe a efektivněji plnit úkoly? Pracovní pomůcky jsou skvělým pracovním nástrojem, který zaměstnancům poskytne ty správné informace ve správný čas. Pokud jsou dobře napsané, šetří čas, zvyšují přesnost a zlepšují pracovní výkon.
Epříkladem může být: Schéma zařízení slouží jako pracovní pomůcka a doplňuje pracovní pokyny, které vysvětlují, jak provádět SOP preventivní údržby v souladu s podnikovými zásadami.
Závěr
Nejdůležitější věc, kterou je třeba o těchto různých směrových prostředcích vědět, je, že je vaše společnost potřebuje, ale nemusí je mít. SOP často zůstávají nenapsané nebo se špatně provádějí, protože nikdo nemá čas je nastavovat nebo aktualizovat. Pracovní pokyny jsou často vypracovány, když je někdo požádán, aby "zdokumentoval, co děláte", ale výsledky jsou nekonzistentní nebo neúplné. Všichni si uvědomují, že podnik pokyny potřebuje, ale nikdo neví, jak je efektivně vytvořit. Naštěstí vám s tím může pomoci společnost REWO. REWO vám pomůže vytvořit vizuální pracovní pokyny 12x rychleji než tradiční metody dokumentace. Naplánujte si ukázku pokud se chcete podívat, jak to funguje.