Výrobky pro konkrétní zákazníky jsou na vzestupu, což znamená, že velikosti dávek jsou stále menší a menší. V důsledku toho se také prudce zvyšuje variabilita a kombinace různých úkolů, které je třeba na pracovišti a zaměstnancem vykonávat. Zaměstnanec musí zvládnout téměř nekonečné množství procesů. Aby nebyl přetížen a během provádění procesu na nic nezapomněl, musí mít možnost jednoduchého a rychlého přístupu k pracovním pokynům. Současně kvůli nedostatku kvalifikovaných pracovníků čelí podniky výzvě velmi rychle vyškolit nekvalifikované pracovníky. Celkově lze říci, že dobré pracovní instrukce jsou důležitým nástrojem dnešních štíhlých výrobců.
Postupy a protokoly jsou klíčovým bodem pro vedení i pracovníky, aby pochopili, jaká jsou minimální očekávání vedení organizace, a aby poskytli instrukce a pokyny pro pracovní úkoly pro každodenní provoz, nestandardní úkoly a pro mimořádné situace. Cílem standardizace je udělat více s menšími zdroji, kratším časem a menším úsilím. Pravděpodobně jste již identifikovali své nejlepší postupy - ty, které zachovávají hodnotu a zároveň eliminují plýtvání.
Proč jsou pracovní pokyny důležité?
Pracovní instrukce jsou vytvořeny tak, aby vedly pracovníky ve čtyřech klíčových oblastech kvality: školení, reference, řešení problémů a neustálé zlepšování. Využijte tyto čtyři důvody pro psaní užitečných pracovních instrukcí.
Školení nových pracovníků
Školení je nezbytný první krok zajistit, aby lidé byli kompetentní při plnění svých povinností. V rámci plánování kvality je důležité definovat typ školení, které mají jednotlivé funkce absolvovat. Stejně tak je nutné zajistit, aby školitelé plán plnili, včetně vylepšení provedených v pokynech.
Noví zaměstnanci by měli začít školení s odborníkem na procesy, aby mohli pozorovat, jak by se měl proces provádět. Právě zde probíhají podrobné diskuse o školení a praktické činnosti mezi expertem a školeným. Školitel používá pracovní instrukce, aby noví zaměstnanci pochopili základ úkolů, které vykonávají. Proces je příležitostí k dodatečnému přezkoumání obsahu pracovních instrukcí. Veterán může znovu potvrdit definované kroky a nový zaměstnanec může potvrdit platnost procesu.
Referenční měřítko
Tato činnost v oblasti kvality by se měla zaměřit jak na přístup, tak na formát pokynů. Dokumentace musí být zavedena tak, aby se pracovníci nemuseli obávat, že budou muset vyhledávat informace týkající se jejich oblastí odpovědnosti.
Jakmile jsou zaměstnanci proškoleni a prokáží, že jsou schopni efektivně pracovat, musíte zajistit, aby byly pracovní pokyny k dispozici pro případ dotazů. Pokyny musí být prezentovány ve srozumitelném formátu, aby přístup k nim a jejich kontrola nezabíraly drahocenný čas.
Napište, jak má být instrukce provedena, a to konkrétně pro každý hlavní úkol. Vyhněte se definování důvodu, proč se činnost provádí. Nemělo by být nutné, aby odborná organizace znovu potvrzovala, proč jsou základní úkoly potřebné. Pokud je nutné definovat informace "proč", oddělte je od pracovních pokynů a doplňující informace zpřístupněte pouze jako referenční školicí dokumenty.
Řešení problémů
Řešení problémů je činnost v oblasti kvality, která se zaměřuje na zajištění správné definice podpůrných procesů pro dosažení kvality produktu. Na dokumentaci by se mělo často odkazovat, aby se zajistila její relevance.
Klíčové jsou pracovní pokyny dokumenty, na které se odkazuje při zjištění interních nebo externích neshod. Proveďte přezkum pracovních pokynů jako součást procesu nápravných opatření. Zeptejte se, zda podpůrný pokyn správně definuje proces, a poté proveďte audit pokynu, abyste potvrdili správnou definici.
Obsluha/zaměstnanec nemůže nést plnou odpovědnost, pokud jsou záznamy o školení psány podle nedostatečně definovaného pracovního pokynu. Pokud je úkol správně definován, může být nutné přehodnotit způsob, jakým je školení prováděno.
Průběžné zlepšování
Pracovní pokyny by neměly být stagnujícími dokumenty, ke kterým se přistupuje pouze tehdy, když o ně auditoři požádají. Přezkoumání pracovních pokynů při zjištění příležitostí ke zlepšení ukazuje, že se jedná o "živé dokumenty".
Pokyny lze vylepšovat prostřednictvím revizí dokumentů, auditů, disciplinovaného procesu řešení problémů a především příspěvků odborníků, kteří úkoly provádějí. Výchozím bodem pro všechna zlepšení by měla být stávající dokumentace. Před vytvořením nového dokumentu vždy vylepšujte stávající dokumentaci. Objem nerovná se neustálé zlepšování.
Zjištění, že vaše pracovní pokyny slouží čtyřem klíčovým účelům, je důkazem, že vaše organizace uplatňuje pokročilé plánování kvality. Ukazuje to, že organizace považuje proces pracovních instrukcí za důležitější než jen povinný požadavek nejnovější normy kvality. Prokazuje také, že vrcholové vedení chápe důležitost zajištění toho, aby tato dokumentace byla řádně vytvářena, zaváděna, používána a zlepšována.
Bez správných pracovních pokynů nebudete moci soutěžit.
Význam kvalitních pracovních pokynů neustále roste. V době nedostatek kvalifikovaných pracovníků, malých sérií a rozmanitých výrob jsou přesné pracovní pokyny zlatem 21. století. Zde se dozvíte, jak vytvořit profesionální pracovní návod a na co si dát pozor.