Pokud jde o organizaci informací, dvě nejběžnější řešení jsou správa dokumentů a správa znalostí. Mnoho majitelů firem si myslí, že správa dokumentů a správa znalostí je totéž. V tomto článku rozebereme rozdíly mezi nimi a vysvětlíme, kdy byste měli zavést systém správy znalostí a kdy byste měli zůstat u systému správy dokumentů.
Co je správa dokumentů?
Slovo správa dokumentů (DM) popisuje proces zachycování, ukládání a vyhledávání elektronických verzí dokumentů, které byly dříve v papírové podobě, prostřednictvím souborů PDF, textových procesorů a digitálních obrázků. Pro správu jejich digitální dokumenty a těžit z dodatečného zabezpečení, řízení přístupu, centralizovaného ukládání a zjednodušených možností vyhledávání a vyhledávání, využívá mnoho společností systémy pro správu dokumentů.
Systémy správy dokumentů (DMS) představují použití počítačového systému a softwaru k ukládání, správě a sledování elektronických dokumentů a elektronických obrazů papírových informací pořízených pomocí skeneru dokumentů. Systémy DMS dnes mají různou velikost a rozsah, od malých samostatných systémů až po rozsáhlé celopodnikové konfigurace sloužící celosvětovému publiku. Mnohé systémy DMS poskytují prostředky pro začlenění standardních postupů archivace fyzických dokumentů v elektronické podobě.
Co je to znalostní management?
Klasická, stručná a stále přesná definice pojmu řízení znalostí říká, že řízení znalostí (KM) je proces získávání, distribuce a efektivního využívání znalostí.
Pokud chceme jít trochu hlouběji, KM se může týkat všech procesů souvisejících s vytvářením, sdílením, používáním a správou firemních nebo jiných informací. znalosti organizace. Všimněte si, že řízení znalostí souvisí s řízením informací, ale liší se od něj: Zatímco správa informací jednoduše poskytuje správné informace správným lidem ve správný čas, správa znalostí jde nad rámec toho a poskytuje vhled, know-how, zkušenosti a pokyny týkající se těchto informací. KM je mentoring v písemné podobě.
Jinými slovy, řízení znalostí zahrnuje multidisciplinární přístup k organizaci, přístupu a využívání sdílených intelektuálních aktiv za účelem zvýšení výkonnosti, konkurenceschopnosti a dosažení dalších cílů společnosti. Jako takový je KM nedílnou součástí celkové obchodní strategie.