Projděte se po jakékoli výrobní hale a všimněte si pečlivě vypracovaných dokumentů, které pomáhají pracovníkům dosahovat jejich každodenních cílů. Standardní operační postupy a standardní pracovní instrukce jsou klíčem k úspěchu ve výrobě. Lze je vylepšovat prostřednictvím revizí dokumentů, auditů, disciplinovaného procesu řešení problémů a především příspěvků odborníků, kteří dané úkoly vykonávají. Stávající dokumentace by měla být výchozím bodem pro všechna zlepšení. Před vytvořením nového dokumentu vždy vylepšujte stávající dokumentaci. Objem se nerovná neustálému zlepšování. Mnoho lidí si myslí, že provozní postupy a pracovní instrukce jsou zaměnitelné pojmy, ale pravda je jiná.
Co jsou standardní pracovní pokyny?
Standardizované pracovní instrukce (SWI) jsou pokyny, které mají zajistit, aby vaše výrobní procesy byly konzistentní, včasné a opakovatelné. Standardní pracovní instrukce jsou často vytištěny a vyvěšeny v blízkosti pracovního místa obsluhy. Smyslem je, aby vedoucí týmů a manažeři sledovali, zda operátoři instrukce používají a umí je používat - což je něco, co je v celém procesu nejtěžší.
Vytvoření SWI vyžaduje čas a úsilí. Měly by uvádět optimální kroky k provedení procesu. Standardní pracovní instrukce jsou logickým vyústěním jiných iniciativ zlepšování procesů. Jsou užitečné i v pozdějších projektech zlepšování procesů. Bez SWI se operátoři a jejich nadřízení musí spoléhat na kolektivní paměť, aby mohli pokračovat ve vykonávání procesu optimálním způsobem. SWI nenahrazují úvodní školení, ale upevňují to, co se naučili. Obsluha může být uražená z toho, že se s návodem setkává každý den svého (nebo svého) pracovního života. Tyto pokyny jsou skutečně ku prospěchu nadřízeného, který může rychle zjistit nesrovnalosti mezi činností obsluhy a vyvěšenými pokyny.
Je důležité pravidelně kontrolovat a aktualizovat SWI pro každý úkol. Organizace, která používá přístup kaizen neustálého zlepšování, vytvoří lepší způsoby provádění úkolů. Jedním z aspektů zavádění těchto zlepšení je aktualizace SWI. V reálném životě instrukce zestárnou ve stejný okamžik, kdy byly vytvořeny, takže je třeba je neustále zlepšovat.
Jaké jsou standardní operační postupy?
Standardní operační postupy (SOP) jsou písemné pokyny krok za krokem, které popisují, jak provádět rutinní činnosti. SOP je postup specifický pro určitou operaci, který popisuje činnosti nezbytné k dokončení úkolů v souladu s průmyslovými předpisy, provinčními zákony nebo dokonce jen s vašimi vlastními standardy pro provozování podniku. Do kategorie postupů spadá jakýkoli dokument, který je "návodem k použití". Zaměstnanci by je měli pokaždé vyplňovat naprosto stejným způsobem, aby podnik zůstal konzistentní. Standardní operační postupy pomáhají udržovat bezpečnost a efektivitu v odděleních, jako je výroba, provoz, prodej a služby zákazníkům, školení zaměstnanců, právní, finanční,...
Stálý operační postup by nikdy neměl být obtížně čitelný nebo nejasně formulovaný. Měl by být stručný, srozumitelný a obsahovat kroky, které se snadno dodržují. Dobrý standardní operační postup by měl jasně popisovat jednotlivé kroky a informovat zaměstnance o případných bezpečnostních problémech.
SOP jsou nedílnou součástí řízení kvality a snižování rizik. Od letecké výroby až po farmaceutickou výrobu a služby zákazníkům - dobré SOP jsou víc než jen byrokratická byrokracie. Tyto písemné dokumenty představují standardizované recepty na to, kdo, co, kdy a kde by měl provádět. A pokud jsou SOP špatně napsány nebo implementovány, mohou být následky hrozivé. Stálé operační postupy by měly být základem pro školení všech noví zaměstnanci. Měly by být také každý rok aktualizovány, aby odpovídaly aktuálním potřebám organizace.
Rozdíl mezi SWI a SOP
Zatímco SOP jsou dokumenty nejvyšší úrovně, které zaměstnancům říkají, jaké činnosti mají za různých okolností provádět, pracovní pokyny tyto činnosti podrobně popisují. Tyto instrukce nemusí být nutně dlouhé nebo mnohomluvné. Měly by být co nejjasnější a nejstručnější. Pracovní pokyny by měly být zúženy na jednotlivé úkoly v rámci SOP. To je také to, co ISO 9001 vyžaduje, aby společnosti definovaly:
- Standardní operační postupy jsou vrchní vrstvou. Popisují, jaké kroky je třeba provést za různých okolností.
- Standardní pracovní pokyny jsou nejnižší vrstvou. Popisují práci, která má být provedena. Poskytují nejnižší možnou úroveň podrobnosti. Jak již název napovídá, jedná se o pokyny k provedení konkrétní práce. Některé mají méně než jednu stránku. Jde jen o seznam bodů.
