Význam pracovních pokynů se projevuje v vedení zaměstnanců v oblastech kvality, jako jsou školení, reference, řešení problémů a neustálé zlepšování.. Pracovní pokyny však nejsou jen další "věcí, kterou vaše společnost potřebuje". Jejich obsah by měl být pečlivě vytvořen podle konkrétních pokynů, jak pracovní pokyny psát.
Psaní jasných a stručných pracovních pokynů je v rychlém pracovním prostředí, kde čas jsou peníze, klíčové. Jejich cílem je pomoci firmám dosáhnout vyšší úrovně efektivity práce tím, že ušetří čas strávený plněním úkolu. Dobře napsané pracovní pokyny zajišťují, že zaměstnanci, kteří úkoly provádějí, snadno dodržují jejich postup. Tímto způsobem je práce provedena rychleji, minimalizuje se riziko chyb a zkracují se prostoje a zpoždění.
Jak rozpoznat nebo definovat dobré pracovní pokyny
Abychom odlišili dobře napsaný pracovní návod od průměrného, měli bychom se podívat na jeho charakteristiky.
Jasné a srozumitelné
Obsah je snadno čitelný a každý zaměstnanec má jasný přehled o úkolu. Text je psán aktivním hlasem a bez složitých vět, žargonu, zkratek nebo nevysvětlených odborných termínů.
Přístupné
Ptát se po dokumentech ve firmě se může rychle stát časově náročnou noční můrou. Dobré pracovní instrukce by měly být snadno dostupné pro každého, kdo je potřebuje, a měly by být uloženy buď online, nebo rozeslány po různých odděleních.
Věrohodné
Nesmí postrádat důvěryhodnost. Konzultace s odborníky na danou problematiku je při rozpoznávání nebo psaní dobrého pracovního návodu klíčová. Řekněme, že Jim pracuje jako operátor na výrobním stroji již několik let. Ví toho více než čerstvě zaměstnaná asistentka Sally a může vám poskytnout informace z první ruky.
Konzistentní
Důslednost je klíčová. Dobré pracovní pokyny se řídí jednotným stylem psaní a prezentace informací, což usnadňuje jejich čtení a pochopení.
Vizuální
Dobré pracovní pokyny jsou v případě potřeby podpořeny vizuálními prvky. Prvky jako fotografie a videa mají přidanou hodnotu. Musí však být přizpůsobeny a srozumitelné cílové skupině, v našem případě pracovníkům.
Napsali lidé, kteří vědí
Pokud nejste s tímto procesem obeznámeni, nejste pro tuto práci vhodnou osobou. psaní dobrých pracovních pokynů. Není to vždy práce pro jednoho člověka, vytváření návodů vyžaduje týmovou práci, kdy někteří vědí více než jiní, zejména pokud je proces složitý.
Kroky k dobrému pracovnímu návodu
Pokud chcete zvýšit efektivitu práce a času, zde je několik pokynů, jak napsat dobrý pracovní návod.
Napište jasný úvod
Dobrý úvod by měl zaměstnance seznámit s projektem a určit osoby, které jsou za splnění úkolu odpovědné. Nezapomeňte uvést očekávaný výstup úkolu a vytvořit jasný název práce.
Popište, jak se práce provádí
Při popisu postupu práce používejte kombinaci textu a vizuálních prvků, jako jsou obrázky, tabulky nebo vývojové diagramy. Nezapomeňte každý krok rozdělit na menší části. Ujistěte se, že jste přidali všechny důležité informace o práci, včetně požadovaných materiálů nebo užitečných odkazů.
Obraťte se na odborníky
Žádná dobrá pracovní instrukce by se neměla obejít bez konzultace s odborníky na danou problematiku. Projděte společně návod a ujistěte se, že je přesný a aktuální.
Formát pro snadné čtení
Po sepsání jednotlivých kroků je třeba vytvořit uživatelsky přívětivé pokyny. Zvolte si formát a držte se ho. Kroky můžete například rozdělit do číslovaných seznamů. Pro lepší vysvětlení postupu přidejte obrázky. Zdůrazněte důležité části textu tučným písmem nebo kurzívou.
Zjednodušit a upravit
Pravidlem je, aby byl text co nejjasnější a nejkonzistentnější. Přečtěte si ho ještě jednou a ujistěte se, že dává smysl. Pokud jsou v něm nějaké nejasnosti, zjednodušte nebo přepište jednotlivé kroky. Mějte na paměti, že věty, které používáte, by měly být krátké a jednoduché (do 15 slov), bez složitých slov nebo zkratek, které by mohly pracovníky zmást. Můžete také přidat odkazy pro další vzdělávání.
Požádejte kolegu o vyzkoušení
Chcete-li překontrolovat přesnost své práce, vyzkoušejte ji s kolegou. Požádejte ho, aby úkol provedl bez vaší pomoci a spoléhal se pouze na zadané pokyny. Pozorujte a později si zapište případné nedorozumění. Sepište si seznam toho, co je třeba doplnit/změnit.
Uložit a sdílet
Po dokončení dokumentu jej nezapomeňte sdílet se svými partnery. s vaším týmem. Vytvořte si online kopii, abyste předešli jeho ztrátě. Uložení do složky nebo dokumentu systému se snadným přístupem pro všechny, kteří jej mohou potřebovat.
Souhrn
Zpočátku to může znít složitě, ale jakmile se toho jednou chopíte, proces, jak napsat dobrý text, se stane jednoduchým. pracovní instrukce je snadné. Dbejte na to, abyste se řídili pokyny, a nezapomínejte na to, abyste vždy postupovali co nejjednodušeji. Brzy si všimnete, že rozdíly ve výkonnosti.