Pokud jste někdy museli psát pokyny víte, jak obtížné je napsat návod jasně, stručně a v logickém pořadí. Pokud jste to nikdy nemuseli dělat, považujte se za šťastlivce a čtěte dál! Zde je několik tipů, jak psát jasné, stručné, logické a účinné pracovní pokyny.
Psaní jasných pracovních pokynů
V anglickém jazyce existují tři základní slova, která jsou naprosto zásadní pro psaní jasných pokynů: Naléhavé. Úkoly. Nepodmíněné. Je snadné napsat nudný, nezáživný a neužitečný pokyn, ale pokud ho jednoduše napíšete v naléhavém nebo rozkazovacím způsobu (což jsou základní slovesa, která znamenají něco důležitého), bude každému, kdo ho bude číst, jasné, že musí udělat to, co říkáte. Psaní úkolů Nemusíte psát kompletní pokyny pro každý úkol. Některým lidem stačí jen hrubá představa o tom, co mají dále udělat, a pokud si tím nejste jisti, napište "zkuste sem vložit tento řádek", "postupujte podle těchto kroků" nebo prostě "vyčistěte tyto dvě skvrny". Pokud si nejste jisti, co máte napsat, nechte si poznámku pro sebe.
Efektivní pracovní pokyny jsou stručné
Asi největší stížnost, kterou od učitelů slýchám, je, když si musí vzít volno z hodiny, aby si prošli pokyny nebo něco podobného. Rychle se to omrzí. Všichni víme, že nejlepší způsob, jak zadávat pokyny, je poskytnout jednořádkové shrnutí toho, co se má v pokynech udělat. Zní to tak přímočaře, ale jde o to, že všichni víme, co máme dělat. Víme, jak to funguje. Jen nechceme opakovat, co jsme udělali. Když víte, jak něco funguje, je snazší říct někomu jinému, jak to má udělat. Proto pomáhá psát návody, které vysvětlují, jak dělat to, co víte, a ne jak dělat něco, co nevíte, jak se dělá.
Psaní logických pokynů
Uvádění zřejmých skutečností není dovednost, kterou bychom v literatuře příliš propagovali. Přesto se to ti nejlepší spisovatelé učí: Toto pravidlo logičnosti můžete porušit tím, že se pokusíte řešit jednu otázku po druhé. Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je určit konkrétní prvky v obsahu, které tam musí být, a pak jim věnovat odpovídající prostor. Pokud by váš obsah byl něco jako článek Jak nastartovat psaní pomocí efektivních návodů, vypadal by asi takto: Nejprve je zde část Co. Ta se skládá z úvodu, který čtenáře uvede do tématu. Jedná se o úvod k tomu, co bude v rámci článku řečeno. Za druhé je zde část Jak.
Zahrnout "kontrolu času
Podle serveru Entrepreneur.com v průzkumu mezi 2 000 lidmi, kteří pracují ve službách, 59% uvedlo, že by s menší pravděpodobností nakoupili u firmy, která používá nejasné pokyny. A podle Michaela P. Grabnera, profesora komunikace na univerzitě v Drake University v Iowě jsou "nejlepší" písemné pokyny stručné, jasné a logické. Dobré pokyny by měly obsahovat pouze ty prvky, které se vztahují k danému úkolu. Měly by být stručné a neměly by vyžadovat rozsáhlé čtení. Jinými slovy, pokud si potřebujete přečíst návod krok za krokem k instalaci dálkového ovládání, neměl by návod vyžadovat, abyste si nejprve přečetli vše, co je třeba vědět o hudební teorii.