Kundenspezifische Produkte boomen, was bedeutet, dass die Losgrößen immer kleiner werden. Infolgedessen nehmen auch die Variation und die Kombination verschiedener Aufgaben, die an einem Arbeitsplatz und von einem Mitarbeiter auszuführen sind, stark zu. Ein Mitarbeiter muss eine fast unendliche Anzahl von Prozessen beherrschen. Um nicht überfordert zu sein und bei der Prozessausführung nichts zu vergessen, muss er in der Lage sein, einfach und schnell auf die Arbeitsanweisungen zuzugreifen. Gleichzeitig stehen die Unternehmen aufgrund des Fachkräftemangels vor der Herausforderung, ungelernte Arbeitskräfte sehr schnell zu schulen. Alles in allem sind gute Arbeitsanweisungen ein wichtiges Werkzeug der heutigen schlanken Hersteller.
Verfahren und Protokolle sind sowohl für das Management als auch für die Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Sie dienen dazu, die Mindesterwartungen des Managements an die Organisation zu verstehen und Anweisungen und Anleitungen für Arbeitsaufgaben im Tagesgeschäft, für nicht standardisierte Aufgaben und für Notfallsituationen zu geben. Das Ziel der Standardisierung ist es, mit weniger Ressourcen, weniger Zeit und weniger Aufwand mehr zu erreichen. Wahrscheinlich haben Sie bereits Ihre besten Praktiken identifiziert - diejenigen, die den Wert erhalten und gleichzeitig Verschwendung vermeiden.
Warum sind Arbeitsanweisungen so wichtig?
Arbeitsanweisungen werden erstellt, um Mitarbeiter in vier wichtigen Qualitätsbereichen anzuleiten: Schulung, Referenz, Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung. Nutzen Sie diese vier Gründe, um nützliche Arbeitsanweisungen zu verfassen.
Ausbildung neuer Mitarbeiter
Ausbildung ist die wesentlicher erster Schritt um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter für ihre Aufgaben kompetent sind. Es ist wichtig, im Rahmen der Qualitätsplanung festzulegen, welche Art von Schulung die einzelnen Funktionen erhalten sollen. Ebenso wichtig ist es, dafür zu sorgen, dass die Ausbilder den Plan ausführen, einschließlich der Verbesserungen an den Anweisungen.
Neue Mitarbeiter sollten ihre Ausbildung mit dem Prozessexperten beginnen, damit sie beobachten können, wie der Prozess durchgeführt werden sollte. Hier finden ausführliche Schulungsgespräche und praktische Aktivitäten zwischen dem Experten und dem Auszubildenden statt. Der Ausbilder verwendet die Arbeitsanweisungen, damit die neuen Mitarbeiter die Grundlage für die Aufgaben, die sie ausführen, verstehen. Der Prozess ist eine Gelegenheit zur zusätzlichen Überprüfung des Inhalts der Arbeitsanweisungen. Der Veteran kann die festgelegten Schritte bekräftigen, und der neue Mitarbeiter kann die Gültigkeit des Prozesses bestätigen.
Ein Maß für die Referenz
Diese Qualitätsmaßnahme sollte sich sowohl auf den Zugang als auch auf das Format der Anweisungen konzentrieren. Die Dokumentation muss so gestaltet sein, dass die Mitarbeiter die Informationen in Bezug auf ihren Zuständigkeitsbereich nicht mühsam suchen müssen.
Sobald die Mitarbeiter geschult sind und bewiesen haben, dass sie effektiv arbeiten können, müssen Sie sicherstellen, dass die Arbeitsanweisungen bei Fragen zur Verfügung stehen. Die Anweisungen müssen in einem leicht verständlichen Format präsentiert werden, damit der Zugriff und die Überprüfung keine wertvolle Zeit in Anspruch nehmen.
Schreiben Sie für jede Kernaufgabe auf, wie die Anweisung ausgeführt werden soll. Vermeiden Sie es zu definieren, warum die Tätigkeit ausgeführt wird. Es sollte nicht nötig sein, dass eine fachkundige Organisation noch einmal bestätigt, warum die Kernaufgaben erforderlich sind. Wenn das "Warum" definiert werden muss, halten Sie es getrennt von den Arbeitsanweisungen fest und stellen Sie die zusätzlichen Informationen als reine Referenz-Schulungsunterlagen zur Verfügung.
Problemlösung
Die Problemlösung ist eine Qualitätsaktivität, die sich darauf konzentriert, sicherzustellen, dass die unterstützenden Prozesse richtig definiert sind, um die Produktqualität zu erreichen. Auf die Dokumentation sollte häufig Bezug genommen werden, um sicherzustellen, dass die Relevanz erhalten bleibt.
Arbeitsanweisungen sind der Schlüssel Dokumente zum Nachschlagen wenn interne oder externe Nichtkonformitäten festgestellt werden. Machen Sie die Überprüfung der Arbeitsanweisungen zu einem Teil des Prozesses zur Durchführung von Korrekturmaßnahmen. Fragen Sie, ob die unterstützende Anweisung den Prozess richtig definiert, und überprüfen Sie dann die Anweisung, um die richtige Definition zu bestätigen.
Der Bediener/Arbeitnehmer kann nicht in vollem Umfang zur Verantwortung gezogen werden, wenn die Aufzeichnungen über die Schulung zu einer unzureichend definierten Arbeitsanweisung geschrieben wurden. Wenn die Aufgabe richtig definiert ist, muss die Art und Weise, wie die Schulung durchgeführt wird, möglicherweise überdacht werden.
Kontinuierliche Verbesserung
Arbeitsanweisungen sollten keine starren Dokumente sein, auf die nur zugegriffen wird, wenn Auditoren danach fragen. Die Überprüfung von Arbeitsanweisungen, wenn Verbesserungsmöglichkeiten festgestellt werden, zeigt, dass es sich um "lebende Dokumente" handelt.
Anweisungen können durch Dokumentenprüfungen, Audits, einen disziplinierten Problemlösungsprozess und vor allem durch den Beitrag der Experten, die die Aufgaben ausführen, verbessert werden. Die aktuelle Dokumentation sollte der Ausgangspunkt für alle Verbesserungen sein. Verbessern Sie stets die bestehende Dokumentation, bevor Sie ein neues Dokument erstellen. Umfang ist nicht gleichbedeutend mit kontinuierlicher Verbesserung.
Die Feststellung, dass Ihre Arbeitsanweisungen vier wichtigen Zwecken dienen, ist der Beweis dafür, dass Ihr Unternehmen eine fortschrittliche Qualitätsplanung betreibt. Es zeigt, dass das Unternehmen dem Prozess der Arbeitsanweisungen mehr Bedeutung beimisst als nur eine vorgeschriebene Anforderung der neuesten Qualitätsnorm. Es zeigt auch, dass die oberste Führungsebene versteht, wie wichtig es ist, dafür zu sorgen, dass diese Dokumentation ordnungsgemäß erstellt, umgesetzt, verwendet und verbessert wird.
Ohne korrekte Arbeitsanweisungen werden Sie nicht konkurrenzfähig sein
Die Bedeutung von qualitativ hochwertigen Arbeitsanweisungen nimmt ständig zu. In Zeiten eines Mangel an qualifizierten Arbeitskräften, kleine Losgrößen und vielfältige Produktionen, sind präzise Arbeitsanweisungen das Gold des 21. Erfahren Sie hier, wie Sie eine professionelle Arbeitsanweisung erstellen und was Sie dabei beachten müssen.