Arbeitsanweisungen und Standardarbeitsanweisungen (SOPs) fallen beide unter das Dach der Werkzeuge, die dazu dienen, einen Prozess detaillierter und umsetzbarer zu machen. Prozess, Verfahren und Arbeitsanweisungen bauen in ihrer Komplexität aufeinander auf. Prozesse beschreiben, welche Ziele und Spezifikationen erfüllt werden müssen. Arbeitsanweisungen beschreiben, wie ein Prozess in bestimmten Situationen ausgeführt werden sollte. Arbeitsanweisungen beschreiben, wie die einzelnen Schritte in einer SOP auszuführen sind. Arbeitsanweisungen bilden die Grundlage dafür, dass Prozesse weiterhin reibungslos ablaufen können. Sie sind für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung, und deshalb sollte jeder Büroangestellte sie auch in Ihrem Back Office verwenden.
Die Verwendung von Arbeitsanweisungen für die Schulung von Büroangestellten verringert das Risiko
Die Back-Office ist der Teil eines Unternehmens, der aus Verwaltungs- und Supportpersonal besteht, das keinen Kundenkontakt hat. Um eine effiziente Schulung und Ausbildung zu gewährleisten, ist es eine gute Idee, eine Beschreibung der Organisation der Schulung und Ausbildung im Unternehmen zu erstellen. In einem kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern ist ein solches Verfahren vielleicht nicht notwendig, aber wenn es mehr Mitarbeiter gibt, wäre es gut, wenn ein solch wichtiges Thema durchdacht und schriftlich festgehalten wird. Es ist gängige Praxis, dass die Organisation des Arbeitsschutzes im Unternehmen allen Mitarbeitern von einer Person vorgestellt wird. Es kann jedoch sein, dass es mehrere Personen sind, die die Mitarbeiter anweisen, wie sie eine bestimmte Aufgabe sicher ausführen sollen. Es ist eine gute Idee, schriftlich festzuhalten, wer welche Anweisungen an wen gibt, um sicherzustellen, dass es für alle Beteiligten klar ist. Diese Dinge schriftlich festzuhalten ist auch deshalb notwendig, weil der neue Mitarbeiter einen klaren Überblick darüber hat, wie dieser Bereich im Unternehmen organisiert ist, wenn die Person, die die Unterweisung und Schulung im Unternehmen organisiert, ersetzt wird.
Gute Arbeitsanweisungen werden den Digitalisierungsprozess im Back Office erleichtern
Die Coronavirus-Krise wird enorme Auswirkungen auf die Arbeitswelt und auch auf die Arbeitskultur haben. Einerseits kann die massenhafte Einführung digitaler Arbeitsplätze Produktivitätsgewinne für Unternehmen bringen. Andererseits wird die massenhaft forcierte Tendenz zur Telearbeit zeigen, wie wichtig die soziale Interaktion und die Pflege der Unternehmenskultur für eine innovative und kreative Arbeitsplatzkultur sind. Gute visuelle Arbeitsanweisungen werden den Digitalisierungsprozess unterstützen. Büroangestellte werden lernen können, wie man bestimmte Aufgaben erledigt, ohne die Hilfe eines Kollegen in Anspruch nehmen zu müssen.