Wenn es um die Organisation von Informationen geht, sind die beiden gängigsten Lösungen Dokumentenmanagement und Wissensmanagement. Viele Geschäftsinhaber denken, dass Dokumentenmanagement und Wissensmanagement dasselbe sind. In diesem Artikel gehen wir auf die Unterschiede zwischen den beiden ein und erklären, wann Sie ein Wissensmanagementsystem einführen und wann Sie bei einem Dokumentenmanagementsystem bleiben sollten.
Was ist Dokumentenmanagement?
Das Wort Dokumentenmanagement (DM) beschreibt den Prozess des Erfassens, Speicherns und Abrufens elektronischer Versionen von zuvor papierbasierten Dokumenten in Form von PDFs, Textverarbeitungsdateien und digitalen Bildern. Zur Verwaltung ihrer digitale Dokumente und von zusätzlicher Sicherheit, Zugriffskontrolle, zentraler Speicherung und optimierten Such- und Abrufoptionen zu profitieren, setzen viele Unternehmen auf Dokumentenmanagementsysteme.
Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Computersysteme und Software zur Speicherung, Verwaltung und Verfolgung elektronischer Dokumente und elektronischer Bilder von papierbasierten Informationen, die mit Hilfe eines Dokumentenscanners erfasst wurden. DMS reichen heute in Größe und Umfang von kleinen, eigenständigen Systemen bis hin zu groß angelegten unternehmensweiten Konfigurationen, die ein globales Publikum bedienen. Viele DMS bieten die Möglichkeit, Standardverfahren zur Ablage physischer Dokumente elektronisch zu übernehmen.
Was ist Wissensmanagement?
Die klassische, prägnante und immer noch zutreffende Definition von Wissensmanagement sagt, dass Wissensmanagement (KM) der Prozess der Erfassung, Verteilung und effektiven Nutzung von Wissen ist.
Um noch ein wenig tiefer zu gehen, kann sich KM auf alle Prozesse beziehen, die mit der Erstellung, dem Austausch, der Nutzung und der Verwaltung Ihrer Unternehmens- oder das Wissen der Organisation. Beachten Sie, dass das Wissensmanagement mit dem Informationsmanagement verwandt ist, sich aber von diesem unterscheidet: Während das Informationsmanagement einfach nur die richtigen Informationen zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weitergibt, geht das Wissensmanagement darüber hinaus und bietet Einblicke, Know-how, Erfahrung und Anleitung zu diesen Informationen. KM ist Mentoring in schriftlicher Form.
Mit anderen Worten: Wissensmanagement umfasst einen multidisziplinären Ansatz für die Organisation, den Zugriff und die Nutzung gemeinsamer geistiger Ressourcen, um die Leistung zu verbessern, die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und andere Unternehmensziele zu erreichen. Als solches ist KM ein integraler Bestandteil einer umfassenden Unternehmensstrategie.