Die Bedeutung von Arbeitsanweisungen zeigt sich in Anleitung der Mitarbeiter in den Qualitätsbereichen Schulung, Referenz, Problemlösung und kontinuierliche Verbesserung. Arbeitsanweisungen sind jedoch nicht einfach ein weiteres "Ding, das Ihr Unternehmen braucht". Der Inhalt sollte sorgfältig erstellt werden, und zwar nach speziellen Richtlinien für das Verfassen von Arbeitsanweisungen.
Das Schreiben klarer und präziser Arbeitsanweisungen ist in der schnelllebigen Arbeitswelt, in der Zeit Geld ist, von entscheidender Bedeutung. Sie sollen Unternehmen helfen, ein höheres Maß an Arbeitseffizienz zu erreichen, indem sie Zeit für die Erledigung der Aufgabe sparen. Gut geschriebene Arbeitsanweisungen sorgen dafür, dass die Mitarbeiter, die die Aufgaben ausführen, die Schritte leicht nachvollziehen können. Auf diese Weise wird die Arbeit schneller erledigt, das Risiko von Fehlern minimiert und Ausfallzeiten und Verzögerungen reduziert.
Wie man gute Arbeitsanweisungen erkennt oder definiert
Um eine gut geschriebene Arbeitsanweisung von einer durchschnittlichen zu unterscheiden, sollten Sie einen Blick auf ihre Merkmale werfen.
Klar und verständlich
Der Inhalt ist leicht zu lesen und jeder Mitarbeiter erhält einen klaren Überblick über die Aufgabe. Der Text ist in einer aktiven Stimme und ohne komplexe Sätze, Jargon, Akronyme oder unerklärte Fachbegriffe geschrieben.
Zugänglich
Im Unternehmen nach Dokumenten zu fragen, kann schnell zu einem zeitraubenden Albtraum werden. Gute Arbeitsanweisungen sollten für alle, die sie benötigen, leicht zugänglich sein. Sie können entweder online gespeichert oder an verschiedene Abteilungen verteilt werden.
Glaubwürdig
Es darf ihr nicht an Glaubwürdigkeit mangeln. Wenn Sie eine gute Arbeitsanweisung erkennen oder verfassen wollen, ist es wichtig, sich mit Experten für die Aufgabe zu beraten. Nehmen wir an, Jim hat in den letzten Jahren als Bediener an einer Produktionsmaschine gearbeitet. Er weiß mehr als Sally, eine frisch eingestellte Assistentin, und kann Ihnen Informationen aus erster Hand geben.
Konsistent
Konsistenz ist der Schlüssel. Gute Arbeitsanweisungen folgen einem einheitlichen Schreib- und Darstellungsstil, der das Lesen und Verstehen der Informationen erleichtert.
Visuell
Gute Arbeitsanweisungen werden gegebenenfalls durch visuelle Elemente unterstützt. Elemente wie Fotos und Videos schaffen einen Mehrwert. Sie müssen jedoch an das Zielpublikum, in unserem Fall die Arbeitnehmer, angepasst und verständlich sein.
Geschrieben von den Menschen, die es wissen
Wenn Sie mit diesem Prozess nicht vertraut sind, sind Sie nicht die richtige Person für die Aufgabe gute Arbeitsanweisungen zu schreiben. Es ist nicht immer ein Ein-Mann-Job, die Erstellung von Anleitungen erfordert Teamarbeit, bei der einige mehr wissen als andere, besonders wenn der Prozess kompliziert ist.
Schritte zu einer guten Arbeitsanweisung
Für den Fall, dass Sie die Arbeits- und Zeiteffizienz steigern möchten, finden Sie hier einige Hinweise, wie Sie eine gute Arbeitsanweisung schreiben können.
Schreiben Sie eine klare Einleitung
Eine gute Einleitung sollte die Mitarbeiter mit dem Projekt vertraut machen und die Personen definieren, die für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich sind. Vergessen Sie nicht, den erwarteten Output der Aufgabe zu erwähnen und einen klaren Titel für die Aufgabe zu formulieren.
Beschreiben Sie, wie Sie den Job machen
Verwenden Sie bei der Beschreibung der Arbeitsschritte eine Kombination aus Text und visuellen Elementen wie Bildern, Tabellen oder Flussdiagrammen. Denken Sie daran, jeden Schritt in kleinere Teile aufzugliedern. Achten Sie darauf, dass Sie alle relevanten Informationen über die Aufgabe hinzufügen, einschließlich benötigter Materialien oder hilfreicher Referenzen.
Sprechen Sie mit den Experten
Keine gute Arbeitsanweisung sollte ohne Rücksprache mit den Experten auf diesem Gebiet auskommen. Gehen Sie die Anweisungen gemeinsam durch und vergewissern Sie sich, dass sie korrekt und auf dem neuesten Stand sind.
Format für einfaches Lesen
Nachdem Sie die Schritte aufgeschrieben haben, ist es an der Zeit, Ihre Anweisungen benutzerfreundlich zu gestalten. Wählen Sie ein Format und bleiben Sie dabei. Sie können die Schritte zum Beispiel in nummerierte Listen unterteilen. Fügen Sie Bilder hinzu, um den Vorgang besser zu erklären. Betonen Sie die wichtigen Stellen mit fett oder kursiv gedrucktem Text.
Vereinfachen und bearbeiten
Die Regel ist, den Text so klar und einheitlich wie möglich zu gestalten. Lesen Sie ihn noch einmal und vergewissern Sie sich, dass er Sinn macht. Wenn es Verwirrungen gibt, vereinfachen Sie die Schritte oder schreiben Sie sie um. Denken Sie daran, dass die von Ihnen verwendeten Sätze kurz und einfach sein sollten (bis zu 15 Wörter), ohne schwierige Wörter oder Akronyme, die die Arbeitnehmer verwirren könnten. Vielleicht möchten Sie auch Hinweise zum weiteren Lernen hinzufügen.
Bitten Sie einen Kollegen, es auszuprobieren
Um die Genauigkeit Ihrer Arbeit zu überprüfen, sollten Sie sie mit einem Kollegen testen. Bitten Sie ihn, die Aufgabe ohne Ihre Hilfe auszuführen und sich nur auf die gegebenen Anweisungen zu verlassen. Beobachten Sie und notieren Sie später jedes Missverständnis. Machen Sie eine Liste der Dinge, die hinzugefügt/geändert werden sollten.
Speichern und teilen
Nachdem Sie das Dokument fertiggestellt haben, vergessen Sie nicht, es mit Ihrem Team weiterzugeben. Erstellen Sie eine Online-Kopie, damit sie nicht verloren geht. Speichern Sie es in einem Ordner oder einem Dokumentensystem System ab, auf das alle, die es brauchen könnten, leicht zugreifen können.
Zusammenfassung
Das mag am Anfang schwierig klingen, aber wenn Sie erst einmal den Dreh raus haben, wird es Ihnen gelingen, gute Texte zu schreiben. Arbeitsanweisung ist einfach. Halten Sie sich an die Richtlinien und denken Sie daran, es immer so einfach wie möglich zu halten. Sie werden bald merken, dass die Unterschiede in der Leistung.