Untersuchungen haben gezeigt, dass Unfälle am Arbeitsplatz häufiger auf Fehler in den Systemen als auf Menschen zurückzuführen sind. Durch die Erstellung klarer Arbeitsanweisungen können Unternehmen ihre Systeme verbessern und die Zahl der Unfälle verringern. Die Verbesserung der Systeme beginnt mit der Überprüfung der Arbeitsanweisungen und standardisierten Betriebsverfahren eines Unternehmens (SOPs).
Anzeichen dafür, dass Ihre Arbeitsanweisungen ein Update benötigen
Die Aktualisierung Ihrer Arbeitsanweisungen ist schwierig
Die Dokumentation sollte ein gefeierter Aspekt der kontinuierlichen Verbesserung sein. Viele Mitarbeiter vermeiden es jedoch aktiv, Verfahren zu dokumentieren, weil ihr System zur Erstellung von Arbeitsanweisungen zu mühsam oder schwierig ist. Die Dokumentation von Standards schafft eine Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung. Wenn also Mitarbeiter davon abgehalten werden, Dinge aufzuschreiben, wirkt sich dies negativ auf die kontinuierliche Verbesserung aus. Wenn Sie einen Prozess dokumentieren und standardisieren, beginnt er naturgemäß sofort zu veralten. Die Mitarbeiter finden natürlich bessere Möglichkeiten, Aufgaben auszuführen, neue Methoden werden eingeführt, Teile und Werkzeuge ändern sich usw. Wenn der Prozess zur Aktualisierung der Verfahren bürokratisch und umständlich ist, werden die Dokumente schnell veraltet und unwirksam.
Ihre Arbeitsanweisungen sind ständig veraltet
Eine kürzlich durchgeführte Umfrage ergab, dass 78% der Hersteller Dokumente verwenden, die veraltet oder unwirksam sind, was einen Mangel an Standardisierung und Qualitätskontrolle verursacht. Wenn die Dokumente nicht die Realität der Arbeit widerspiegeln, greifen die Mitarbeiter auf überliefertes Wissen und beste Vermutungen zurück, statt auf die genehmigten Standards. Wenn Ihre Dokumente ständig das Gefühl haben, veraltet zu sein, ist dies ein deutlicher Hinweis darauf, dass Ihr System für Arbeitsanweisungen eine schnellere Methode zur Überarbeitung und Verbesserung der Dokumentation benötigt.
Ihre Arbeitsanweisungen sind schwer zugänglich
Das Auffinden des richtigen Dokuments mag wie eine einfache Aufgabe erscheinen, aber wenn es Ihnen wie den meisten Unternehmen geht, hat Ihr Unternehmen im Laufe der Jahre Tausende von Akten angehäuft. Große Aktenordner mit dichten und wahrscheinlich veralteten Materialien. Selbst wenn die Dokumente digitalisiert sind, kann es bei der Verwendung mehrerer Systeme zur Erstellung, Verwaltung und Speicherung von Arbeitsanweisungen genauso schwierig sein, die richtigen Dokumente zu finden wie ihre papierbasierten Gegenstücke. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, die richtigen Arbeitsanweisungen zu finden, die für Ihre Arbeit relevant sind, ist es vielleicht an der Zeit, auf ein System umzusteigen, das einen schlankeren Ansatz für die Verwaltung und den Zugriff auf Dokumente bietet.
Ihre Arbeitsanweisungen werden nicht verwendet
Das wahrscheinlich häufigste Anzeichen dafür, dass Ihre Arbeitsanweisungen ineffektiv sind - niemand benutzt sie. Oftmals machen sich technische Redakteure, Ingenieure oder Schulungsspezialisten die Mühe, standardisierte Verfahren zu erstellen und zu dokumentieren, aber die Dokumente verstauben, weil sie nicht klar genug, ungenau, veraltet oder schwer zugänglich sind und nicht aktualisiert werden.
Fazit
Arbeitsanweisungen sind in vielen Unternehmen zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Alltags geworden. Sie geben Struktur, dienen als Wissensvermittler und unterstützen die Optimierung von Geschäftsprozessen durch Standardisierung. Durch die Umstellung auf digitale Arbeitsanweisungenverfügen Sie über ein leistungsstarkes Instrument, um das Wissen Ihrer Mitarbeiter sichtbar zu machen. Durch die Digitalisierung ist es auch viel einfacher, sie auf dem Laufenden zu halten.