Angesichts der wachsenden Beliebtheit von ISO-Normen ist es nur recht und billig, ein wenig mehr über sie zu sprechen. In diesem Blogbeitrag werden wir definieren, was ISO-Konformität bedeutet, wie sie sich bei der Erstellung von Dokumentation zeigt und was das für das Schreiben von Arbeitsanweisungen bedeutet. Lassen Sie uns zunächst einmal definieren, was die ISO ist. Die ISO hat ihren Hauptsitz in der Schweiz. Internationale Organisation für Normung entwickelt und veröffentlicht internationale Dokumentationsstandards für Qualitätsmanagementsysteme (QMS), die ein einheitliches Niveau von Qualität, Sicherheit und Effizienz gewährleisten. Ihre Standards, von denen die ISO 9000 die bekannteste Serie ist, helfen Unternehmen, ein effizientes Qualitätssystem zu dokumentieren und zu pflegen.
Was bedeutet ISO-Konformität?
Ein Unternehmen ist ISO konform, wenn es die ISO-Regeln und Vorschriften einhält. Unternehmen haben einen freien Wahl, ob sie die ISO-Normen einhalten wollen oder nicht; sie können wählen sind aber nicht verpflichtet, die Normen zu befolgen.
ISO bietet Zertifizierung als Bestätigung für die Konformität des Unternehmens mit den Standards und gibt Sicherheit für Kunden und Geschäftspartner. ISO 9001 ist die einzige Norm in der Familie, nach der man sich zertifizieren lassen kann. Es gibt mehr als eine Million Unternehmen in über 170 Ländern mit einem solchen Zertifikat. Allerdings ist das Zertifizierungsaudit ist jedoch kostspielig und zeitaufwändig. Deshalb ziehen es mehr Unternehmen vor, die ISO-konform zu sein als ISO-zertifiziert.
Wie schreibt man ISO-konforme Arbeitsanweisungen?
Die ISO gibt nur Anweisungen, wie das QMS Ihres Unternehmens zu betreiben ist, aber sie definiert nicht das Format. Sie sollten sich beim Verfassen der ISO-konformen Arbeitsanweisungen auf 4 Hauptpunkte konzentrieren Anweisungen:
1. Verstehen Sie die ISO-Anforderungen für die Einhaltung
Lesen Sie die Standards sorgfältig durch und machen Sie sich mit den QMS-Anforderungen vertraut. Sie können verschiedene Arten von Richtlinien, Handbüchern, Zielen, Verfahren und Flussdiagrammen umfassen. Vergewissern Sie sich vor dem Schreiben, dass Sie die Unterschied zwischen einem Prozess, einem Verfahren und einer Arbeitsanweisung.
2. Formatieren Sie Ihre Dokumentation für die ISO-Konformität
Wenn Sie daran gewöhnt sind mit generischen Dokumenten zu arbeiten, möchten wir Sie daran erinnern, dass die ISO keine Vorlagen. Am besten vereinbaren Sie ein Treffen in Ihrem Unternehmen und verteilen die Rolle des Managers für das Qualitätssystem. Lassen Sie diese Person die Dokumentation formatieren und erstellen Sie eine Inhaltsstrategie.
3. Denken Sie an Ihre Benutzer und schreiben Sie für sie
Ihre Benutzer sind Ihre Mitarbeiter. Viele von ihnen sind vielleicht keine großen Fans des Lesens, also machen Sie die Dokumentation so anschaulich und leicht verständlich wie möglich. Vielleicht sollten Sie einfache Sprache und Begriffe verwenden, mit denen jeder vertraut ist. Versuchen Sie nicht zu viele Informationen in ein Dokument zu packen, aber versuchen Sie auch, nicht zu viele zu viele verschiedene Dokumente zum selben Thema zu erstellen. Dies führt zu übermäßiger Bürokratie und ist alles andere als einfach zu verstehen.
4. Bewährte Praktiken des technischen Schreibens einbeziehen
Wenn Sie bereits Erfahrung im Verfassen technischer Dokumentation haben, wissen Sie, was am besten funktioniert. Wenn nicht, finden Sie hier einige Empfehlungen, was Sie beim Schreiben von ISO konforme Arbeitsanweisungen schreiben:
- Länge: Weniger ist mehr; kurze Sätze schreiben mit 1 Hauptgedanken pro Satz funktioniert am besten
- Struktur: sorgen Sie für eine klare, logische Struktur; Schreiben Sie den Text in Aufzählungspunkten statt in Absätzen, vermeiden Sie komplexe Sätze
- Tabellen und Zahlen: enthalten Tabellen, Diagramme, Schaubilder und andere visuelle Darstellungen, wenn möglich. Denken Sie daran, dass ein Foto mehr als tausend Worte.
- Revisionen: eine Seite mit dem Änderungsverlauf enthalten und geben Sie die Änderungen an, die vorgenommen wurden, damit Sie einen Überblick über alle Änderungen behalten können
Jetzt wissen Sie, wie Sie ISO-konforme Arbeitsanweisungen schreiben können. Vergessen Sie nicht, dass alles mit einem guten Überblick über die ISO-Normen beginnt. Wenn Sie weitere Hilfe benötigen, wie Sie gute Arbeitsanweisungen (nicht nur ISO-konforme) verfassen können, finden Sie in unserem "Tipps zum Verfassen guter Arbeitsanweisungen" könnte ein guter Ausgangspunkt sein.