Sie haben einen Prozess, den Ihre Mitarbeiter durchführen müssen, oder ein Produkt, das die Menschen nutzen sollen. Sie haben also die Aufgabe, es ihnen zu erleichtern. Der übliche Ansatz ist ziemlich einfach: Stellen Sie klare Anweisungen und lassen Sie die Leute wissen, was sie tun sollen. Aber nur weil Sie in der Lage sind, die Schritte aufzuschreiben, heißt das noch lange nicht, dass sie für Ihre Leser leicht zu befolgen und zu verstehen sind. Wenn Sie möchten, dass Ihre Arbeitsanweisungen erfolgreich sind, sollten Sie sich diese Tipps ansehen, wie Sie am besten einfache, prägnante und überzeugende Anleitungen verfassen, die Ihren Kunden helfen, die Arbeit mühelos zu erledigen.
Schreiben Sie für die Person, die Ihre Anleitung zum ersten Mal lesen wird, damit sie für sie überzeugend ist.
Wenn Sie Anleitungen schreiben, wird die Person, die sie lesen wird, jemand sein, der Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung noch nie zuvor benutzt hat und klare Anweisungen für die Benutzung benötigt.
Verwenden Sie kurze Sätze und Wörter, damit Ihre Arbeitsanweisungen leicht zu verstehen sind.
Der häufigste Fehler, den Menschen beim Schreiben von Anleitungen machen, ist die Verwendung langer, komplizierter Sätze, die am Ende verwirrend und schwer zu verstehen sind. Es gibt ein altes Sprichwort, das besagt: "Benutzen Sie keine langen Wörter, um einfache Dinge zu sagen", und das ist wahr.
Manchmal wollen wir etwas sofort sagen, ohne es gründlich zu umreißen: Nehmen wir zum Beispiel an, Sie wollen alle Schritte aufschreiben, die ein neuer Läufer tun muss, um sich auf ein Rennen vorzubereiten. Durch die Verwendung kurzer, einfacher Sätze erhält der Leser sofort umsetzbare Ratschläge, die er schnell auf seinen Lauf anwenden kann.
Zum Beispiel: "Laufen Sie drei Monate lang jeden Tag zwei Meilen, um eine Ausdauer und Kraft."
Das mag einfach klingen, ist aber extrem schwer zu verstehen, weil es viele bewegliche Teile gibt. Sie sehen einen Schritt nicht auf Anhieb: Woher wissen Sie, dass Sie "Ausdauer und Kraft aufbauen" müssen? Es gibt eine Menge Details.
Verwenden Sie Bilder, Grafiken und Diagramme, ohne Ihre Leser mit zusätzlichen Informationen zu überfordern, die sie noch nicht kennen müssen.
Es ist wichtig, Bilder, Grafiken und Diagramme zu verwenden, damit Ihr Leser versteht, was in Ihrer Geschichte passiert. Sie wollen Ihren Leser nicht mit zu vielen Informationen überfordern, aber Sie wollen auch keine wichtigen Details auslassen, die Ihrer Geschichte einen Sinn geben.
Auch ein gut strukturiertes Inhaltsverzeichnis oder Kapitelüberschriften sind dabei hilfreich.
Überlegen Sie sich, was Sie in Ihre Arbeitsanweisungen aufnehmen sollten und was nicht, damit sie überzeugend wirken.
Lassen Sie einige Schritte aus der Anleitung weg, wenn Sie glauben, dass dies die Leute eher verwirrt, als dass es ihnen hilft, sofort loszulegen, weil sie noch nicht wissen, wovon Sie sprechen oder wie es funktioniert.
Wenn es um Anleitungen geht, ist es am besten, den Leuten die richtige Menge an Informationen zu geben, damit sie die Arbeit erledigen können. Sie wollen den Leuten nicht zu viele Informationen geben, denn das könnte sie verwirren.