Das Schreiben und Anzeigen von Arbeitsanweisungen hat wenig Sinn, wenn man nicht weiß, wie man sie richtig organisiert. Ist es Ihnen schon einmal passiert, dass Sie das gesuchte Dokument nicht finden konnten? Oder haben Sie es in Eile abgelegt und vergessen, wo Sie es hingelegt haben? Wenn Sie mehr über dieses Thema erfahren und Tipps zur Organisation Ihrer Arbeitsanweisungen erhalten möchten, sollten Sie unbedingt weiter lesen. In diesem Blogbeitrag geht es darum, wie Sie Arbeitsanweisungen online und offline organisieren können, so dass die Tipps auch für die Organisation von Unterlagen zu Hause nützlich sind.
Wie Sie Ihre Arbeitsanweisungen organisieren
ONLINE-ORGANISATION
Da die Zahl der Mitarbeiter wächst und die Digitalisierung gewisse Vorteile gegenüber dem Papierkram mit sich bringt, gehen Unternehmen dazu über, Arbeitsunterlagen online zu speichern. Es ist jedoch unerlässlich, diese solche Dokumentationsstapel zu organisieren, da sie sonst leicht unübersichtlich werden können. Das Organisieren von Arbeits Dokumentation erfordert zwar einige Computerkenntnisse, aber es ist keine schwere Arbeit für die bereit sind zu lernen.
- Wenn Sie Arbeitsanweisungen online organisieren, sollten Sie als Erstes prüfen, ob es notwendig ist, eine der Normen einzuhalten. Normalerweise befolgen Unternehmen Normen wie ISO oder ähnliches. Achten Sie darauf, Ihre Dokumente so zu verfassen, zu organisieren und darzustellen, dass sie den Standards entsprechen.
- Seien Sie vorsichtig beim Benennen und Überschreiben der letzten Version der Datei. Vergewissern Sie sich, dass der Name der Arbeitsanweisung eindeutig ist und dass er die Aufgabe enthält, für die sie bestimmt ist. Außerdem gibt es in der Regel eine oder mehrere Personen, die die Berechtigung haben, die Dokumentationssysteme zu verwalten, leiten Sie ihnen also die Anweisungen weiter oder machen Sie sie auf Änderungen aufmerksam. Sie sollten zustimmen, bevor Sie ein bestehendes Dokument speichern oder überschreiben.
- Zu guter Letzt sollten Sie Ihre Arbeitsanweisungen so organisieren, dass Sie sie speichern und an alle weitergeben können, die sie brauchen könnten. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie die letzte Version der Datei speichern, damit es nicht zu Missverständnissen kommt. Das Speichern ist auch die letzte Phase beim Verfassen guter Arbeitsanweisungen. Mehr darüber, wie Sie gute Arbeitsanweisungen schreiben in unserem anderen Beitrag.
OFFLINE-ORGANISATION
Es ist jedoch immer gut, Offline-Kopien von Dokumenten aufzubewahren. Um ehrlich zu sein, Sie wissen nie wirklich wissen Sie nie, wann Ihr Computer abstürzt und alle Ihre gespeicherten Dokumente mitnimmt. Dokumentation mitnimmt. Hier sind einige Tipps, wie Sie ein Offline-System effektiv organisieren können, einfach zu verwaltendes System für Arbeitsanweisungen. Und das Beste daran: Diese Tipps sind auch für die Speicherung von Unterlagen zu Hause nützlich!
- Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Arbeitsanweisungen aufteilen möchten, und wählen Sie die Methode, die Ihnen am besten gefällt. Sie können sie unterteilen nach:
- Abteilung,
- alphabetische Reihenfolge des Werkes (A-Z),
- Art (z.B. Maschinen, Computer, Drucker,...),
- oder anderes.
- Gruppieren Sie Ihre geordneten Dateiordner und beschriften Sie sie mit Notizen, damit Sie den Inhalt jeder Datei schnell finden können.
- Bewahren Sie sie an einem sicheren und bequemen Ort auf und kennzeichnen Sie den Platz als "Arbeitsanweisungen". Gedruckte Arbeitsanweisungen sollten von der Person aufbewahrt werden, die für die Führung der Akten verantwortlich ist, im Archiv aufbewahrt oder im gesamten Unternehmen verteilt werden. Mit Verteilung meinen wir, dass jede Abteilung nur die spezifischen Anweisungen erhält, die für ihre Arbeit gelten.
Ob online oder Ob online oder offline, gut organisierte Arbeitsanweisungen ermöglichen eine schnellere Verteilung und Verarbeitung von Informationen an diejenigen, die sie benötigen. Es ist also besser, am Anfang etwas Zeit zu investieren, Ihre Arbeitsanweisungen zu organisieren und Zeit und Geld zu sparen um sie später zu finden.