Sétáljon végig bármelyik gyártóüzemben, és észreveheti a gondosan kidolgozott dokumentumokat, amelyek segítik a dolgozókat napi céljaik elérésében. A szabványos működési eljárások és szabványos munkautasítások kulcsfontosságúak a gyártás sikeréhez. A dokumentumok felülvizsgálata, az auditok, a fegyelmezett problémamegoldási folyamat és - ami a legfontosabb - a feladatokat végző szakemberek hozzájárulása révén javíthatók. A jelenlegi dokumentációnak kell minden fejlesztés kiindulópontjának lennie. Mindig a meglévő dokumentációt javítsa, mielőtt új dokumentumot hozna létre. A mennyiség nem egyenlő a folyamatos fejlesztéssel. Sokan azt gondolják, hogy a működési eljárások és a munkautasítások felcserélhető fogalmak, de az igazság más.
Mik a szabványos munkautasítások?
A szabványosított munkautasítások (SWI) olyan utasítások, amelyek célja, hogy biztosítsák a gyártási folyamatok következetességét, időszerűségét és megismételhetőségét. A szabványos munkautasításokat gyakran kinyomtatják és kifüggesztik a kezelői munkaállomás közelében. Az ötlet lényege, hogy a csoportvezetőknek és a menedzsereknek nyomon kell követniük, hogy az operátorok használják-e és tudják-e használni az utasítást - ami valamiért a legnehezebb dolog az egész folyamatban.
A SWI elkészítése időt és erőfeszítést igényel. Meg kell adniuk a folyamat elvégzésének optimális lépéseit. A szabványos munkautasítások más folyamatfejlesztési kezdeményezések logikus következményei. A későbbi folyamatfejlesztési projektek során is hasznosak. Az SWI nélkül az operátoroknak és vezetőiknek a kollektív emlékezetre kell hagyatkozniuk, hogy a folyamatot továbbra is optimális módon hajtsák végre. A SWI-k nem helyettesítik alapképzés, de megerősítik a tanultakat. A kezelőt sértheti, hogy a munkaéletében (vagy a munkájában) minden nap látja az utasításokat. Ezek az utasítások valóban a felügyelő javát szolgálják, aki gyorsan észreveszi az eltéréseket a kezelő cselekedetei és a kifüggesztett utasítások között.
Fontos, hogy a SWI-t rendszeresen felülvizsgálják és frissítsék az egyes feladatokhoz. A folyamatos fejlesztés kaizen megközelítését alkalmazó szervezet jobb módokat hoz létre a feladatok elvégzésére. E fejlesztések végrehajtásának egyik szempontja a SWI frissítése. A való életben az utasítások ugyanabban a pillanatban elöregednek, amikor elkészültek, ezért folyamatosan javítani kell őket.
Mik a szabványos működési eljárások?
A szabványműveleti eljárások (SOP) olyan írásos, lépésről lépésre történő utasítások, amelyek leírják, hogyan kell elvégezni egy rutinszerű tevékenységet. Az SOP egy adott műveletre vonatkozó eljárás, amely leírja a feladatok elvégzéséhez szükséges tevékenységeket az iparági előírásoknak, a tartományi törvényeknek vagy akár csak az Ön saját, vállalkozásának működésére vonatkozó szabványainak megfelelően. Minden olyan dokumentum, amely egy “hogyan kell”, az eljárások kategóriájába tartozik. Az alkalmazottaknak minden alkalommal pontosan ugyanúgy kell elvégezniük ezeket, hogy a vállalkozás következetes maradhasson. A szabványos működési eljárások segítenek fenntartani a biztonságot és a hatékonyságot az olyan részlegek számára, mint a termelés, az üzemeltetés, az értékesítés és az ügyfélszolgálat, az alkalmazottak képzése, a jogi, pénzügyi,...
Egy állandó működési eljárás soha nem lehet nehezen olvasható vagy homályosan megfogalmazott. Rövidnek, könnyen érthetőnek kell lennie, és olyan cselekvési lépéseket kell tartalmaznia, amelyeket egyszerűen követni lehet. Egy jó szabványos működési eljárásnak világosan fel kell vázolnia a lépéseket, és tájékoztatnia kell a munkavállalót a biztonsági aggályokról.
A SOP-ok a minőségellenőrzés és a kockázatcsökkentés szerves részét képezik. A repülőgépgyártástól a gyógyszergyártáson át az ügyfélszolgálati gyakorlatig a jó SOP-ok többet jelentenek bürokratikus bürokráciánál. Ezek az írásos dokumentumok szabványosított recepteket mutatnak be arra vonatkozóan, hogy kinek, mit, mikor és hol kell eljárnia. És ha az SOP-kat rosszul írják meg vagy hajtják végre, annak súlyos következményei lehetnek. Az állandó működési eljárásoknak kell képezniük a képzés alapját minden új alkalmazottak. Ezeket évente frissíteni kell, hogy a szervezet aktuális igényeihez igazodjanak.
A SWI és a SOP közötti különbség
Míg a SOP-ok olyan felső szintű dokumentumok, amelyek megmondják az alkalmazottaknak, hogy milyen intézkedéseket kell tenniük különböző körülmények között, addig a munkautasítások részletesen leírják ezeket a műveleteket. Ezek az utasítások nem feltétlenül hosszúak vagy terjedelmesek. A lehető legvilágosabbnak és legtömörebbnek kell lenniük. A munkautasításokat az SOP-on belül egy-egy feladatra kell szűkíteni. Ez az, amit szintén ISO 9001 a vállalatoknak meg kell határozniuk:
- A szabványos működési eljárások jelentik a legfelső réteget. Leírják, hogy milyen intézkedéseket kell tenni különböző körülmények között.
- A szabványos munkautasítások a legalsó réteget jelentik. Leírják az elvégzendő munkát. Ezek a lehető legalacsonyabb részletességűek. Amint a név is jelzi, ezek egy adott munka elvégzésére vonatkozó utasítások. Némelyik kevesebb, mint egy oldal. Csak felsorolásszerűen felsorolt pontok.
