Az információk rendszerezése során a két legelterjedtebb megoldás a dokumentumkezelés és a tudásmenedzsment. Sok cégtulajdonos úgy gondolja, hogy a dokumentumkezelés és a tudásmenedzsment ugyanaz. Ebben a cikkben lebontjuk a kettő közötti különbségeket, és elmagyarázzuk, mikor érdemes tudásmenedzsment rendszert bevezetni, és mikor érdemes ragaszkodni a dokumentumkezelő rendszerhez.
Mi az a dokumentumkezelés?
A dokumentumkezelés (DM) szó a korábban papír alapú dokumentumok elektronikus változatainak rögzítését, tárolását és visszakeresését írja le PDF-ek, szövegszerkesztési fájlok és digitális képek segítségével. Kezelésükhöz digitális dokumentumok és a további biztonság, a hozzáférés-szabályozás, a központosított tárolás, valamint az egyszerűsített keresési és visszakeresési lehetőségek előnyeit élvezhetik, sok vállalat használ dokumentumkezelő rendszereket.
A dokumentumkezelő rendszerek (DMS) egy számítógépes rendszer és szoftver használata az elektronikus dokumentumok és a papíralapú információk elektronikus képeinek tárolására, kezelésére és nyomon követésére, amelyeket dokumentumszkenner segítségével rögzítettek. A DMS-ek mérete és hatóköre ma a kis, önálló rendszerektől a globális közönséget kiszolgáló, nagyvállalati szintű konfigurációkig terjed. Sok DMS lehetőséget biztosít a szabványos fizikai dokumentum-nyilvántartási gyakorlatok elektronikus úton történő integrálására.
Mi a tudásmenedzsment?
A klasszikus, tömör és még mindig pontos definíciója a tudásmenedzsment szerint a tudásmenedzsment (KM) a tudás rögzítésének, terjesztésének és hatékony felhasználásának folyamata.
Ha egy kicsit mélyebbre akarunk menni, a KM utalhat minden olyan folyamatra, amely a vállalat vagy a vállalat által létrehozott, megosztott, használt és kezelt a szervezet tudása. Megjegyzendő, hogy a tudásmenedzsment kapcsolódik, de különbözik az információmenedzsmenttől: Míg az információkezelés egyszerűen csak a megfelelő információt biztosítja a megfelelő embereknek a megfelelő időben, addig a tudásmenedzsment ezen túlmenően betekintést, know-how-t, tapasztalatot és útmutatást nyújt az információval kapcsolatban. A KM a mentorálás írott formában.
Más szóval, a tudásmenedzsment magában foglalja a megosztott szellemi javak megszervezésének, elérésének és hasznosításának multidiszciplináris megközelítését a teljesítmény fokozása, a versenyképesség növelése és egyéb vállalati célok elérése érdekében. Mint ilyen, a KM az átfogó üzleti stratégia szerves részét képezi.