Van egy folyamat, amelyet a dolgozóknak el kell végezniük, vagy egy termék, amelyet az embereknek használniuk kell, ezért az a feladatod, hogy megkönnyítsd a dolgukat. A szokásos megközelítés meglehetősen egyszerű: adjon meg egyértelmű utasítások és tudassa az emberekkel, hogy mit kell tenniük. De csak azért, mert képes vagy leírni a lépéseket, még nem jelenti azt, hogy az olvasók számára is könnyen követhetők és érthetők. Ha azt szeretné, hogy a munkautasításai sikeresek legyenek, olvassa el ezeket a tippeket, hogyan lehet a legjobban összeállítani egy sor egyszerű, tömör és meggyőző utasítást, amelyek segítségével ügyfelei könnyedén elvégezhetik a munkát.
Írjon annak a személynek, aki először fogja elolvasni az utasításait, hogy meggyőző legyen a számára.
Amikor használati utasítást ír, az a személy, aki el fogja olvasni, olyan személy lesz, aki még soha nem használta az Ön termékét vagy szolgáltatását, és egyértelmű utasításokra van szüksége a használatához.
Használjon rövid mondatokat és szavakat, hogy a munkautasítások könnyen érthetőek legyenek.
A leggyakoribb hiba, amit az utasítások írásakor elkövetnek az emberek, hogy hosszú, bonyolult mondatokat használnak, amelyek a végén zavarosak és nehezen érthetőek. Van egy régi mondás, amely így szól: “Ne használj hosszú szavakat egyszerű dolgok elmondására”, és ez igaz is.
Néha azonnal el akarunk mondani valamit anélkül, hogy alaposan körvonalaznánk: Például mondjuk, hogy le akarod írni az összes lépést, amit egy új futónak meg kell tennie, hogy felkészüljön egy versenyre. Rövid, egyszerű mondatok használatával az olvasó azonnali, megvalósítható tanácsokat kap, amelyeket gyorsan alkalmazhat a futás során.
Például: “Fuss három hónapon keresztül minden nap két mérföldet, hogy felépítsd kitartás és erő.”
Ez talán egyszerűen hangzik, de rendkívül nehéz megérteni, mert rengeteg mozgó alkatrészből áll. Egy lépést sem látunk azonnal: Honnan tudod, hogy “állóképességet és erőt kell építeni”? Rengeteg részlet van.
Használjon képeket, grafikonokat és táblázatokat anélkül, hogy az olvasót olyan plusz dolgokkal terhelné, amelyeket még nem kell tudnia.
Fontos, hogy képeket, grafikonokat és táblázatokat használj, hogy az olvasó jobban megértse, mi történik a történetedben. Nem akarod túl sok információval elárasztani az olvasót, de nem is akarsz kihagyni olyan fontos részleteket, amelyek értelmet adnak a történetednek.
Ehhez még egy jól felépített tartalomjegyzék vagy fejezetcímek is hasznosak.
Gondolja át, hogy mit kell és mit nem kell tartalmaznia, hogy a munkautasításai meggyőzőek legyenek.
Hagyjon ki néhány lépést az utasításokból, ha úgy gondolja, hogy ez inkább összezavarja az embereket, minthogy segítene nekik azonnal belevágni, mivel még nem tudják, miről beszél, vagy hogyan működik.
Ha utasításról van szó, a legjobb, ha a megfelelő mennyiségű információt adjuk meg az embereknek, hogy be tudják fejezni a munkát. Nem szabad túl sok információt adni az embereknek, mert akkor zavaró lehet számukra.