A munkautasítások megírása és megjelenítése nem sokat ér, ha nem tudja, hogyan kell azokat megfelelően megszervezni. Előfordult már Önnel, hogy nem találta a keresett dokumentumot? Vagy sietve tárolta, és elfelejtette, hová tette? Ha többet szeretne megtudni erről a témáról, és tippeket szeretne kapni arra vonatkozóan, hogyan szervezze meg a munkautasításait, mindenképpen olvasson tovább. Ez a blogbejegyzés arra fog összpontosítani, hogyan szervezze a munkautasításokat online és offline, így a tippek az otthoni dokumentáció rendszerezésénél is jól jönnek.
Hogyan szervezze meg a munkautasításokat
ONLINE SZERVEZET
Mivel a alkalmazottak száma növekszik, és a digitalizáció bizonyos előnyökkel jár a papírmunkával szemben, a cégek áttérnek a munkadokumentáció online tárolására. Lényeges azonban, hogy megszervezzék az ilyen dokumentációhalmokat, különben könnyen rendetlenséggé válhatnak. A munka megszervezése dokumentáció megszervezése igényelhet némi számítógépes ismeretet, de nem jelent nehéz munkát a azoknak, akik hajlandóak megtanulni.
- A munkautasítások online szervezésekor először is ellenőrizze, hogy szükséges-e megfelelni valamelyik szabványnak. Általában a vállalatok követik szabványok, mint például az ISO vagy hasonló. Ne feledje, hogy a dokumentumokat úgy írja, szervezze és jelenítse meg, hogy azok megfeleljenek a szabványoknak.
- Legyen óvatos a fájl utolsó verziójának elnevezésével és felülírásával. Kétszeresen ellenőrizze, hogy a munkautasítás neve egyértelmű-e, és tartalmazza-e a feladatot, amelyre vonatkozik. Ezenkívül általában van egy vagy néhány olyan személy, aki jogosult a dokumentációs rendszerek kezelésére, ezért továbbítsa nekik az utasításokat, vagy értesítse őket a változásokról. A meglévő dokumentum mentése vagy felülírása előtt jóvá kell hagyniuk.
- Végül, de nem utolsósorban, rendszerezze a munkautasításokat úgy, hogy el tudja menteni és meg tudja osztani azokat mindenkivel, akinek szüksége lehet rájuk. Vigyázzon azonban, hogy a fájl utolsó verzióját mentse el, nehogy félreértés történjen. A mentés egyben a jó munkautasítások megírásának lézerfázisa is. További információ a jó munkautasítások megírásáról a másik bejegyzésünkben.
OFFLINE SZERVEZÉS
Azonban ez mindig jó, ha a dokumentumokról offline másolatokat is készítünk. Hogy őszinte legyek, soha nem igazán hogy a számítógéped mikor fog összeomlani és az összes mentett dokumentumodat elviszi. dokumentációját is magával rántja. Íme néhány tipp arra vonatkozóan, hogyan szervezzen hatékonyan offline, könnyen kezelhető munkautasítás-rendszert. És a legjobb az egészben, hogy ezek a tippek az otthoni dokumentáció tárolására is hasznosak!
- Döntse el, hogyan szeretné felosztani a munkautasításokat, és válassza azt a módszert, amelyik a legjobban megfelel Önnek. Feloszthatja őket:
- osztály,
- a mű ábécésorrendje (A-Z),
- típus (pl. gépek, számítógépek, nyomtatók stb.),
- vagy más.
- Csoportosítsa a rendezett iratmappákat, és címkézze fel őket jegyzetekkel, hogy gyorsan megtalálhassa, mit tartalmaznak az egyes fájlok.
- Tárolja biztonságos és kényelmes helyen, és jelölje meg a helyet »Munkautasítások« felirattal. A nyomtatott munkautasításokat annak a személynek kell őriznie, akinek az iratok vezetése a feladata, az archívumban kell tartani, vagy szét kell osztani a vállalaton belül. A szétosztás alatt azt értjük, hogy az egyes részlegek csak a saját munkájukra vonatkozó konkrét utasításokat kapják meg.
Akár online, akár offline, a rendezett munkautasítások lehetővé teszik a gyorsabb elosztást és az információk feldolgozását annak, akinek szüksége van rájuk. Ezért jobb, ha befektetünk néhány időt az elején, szervezze meg a munkautasításokat, és takarítson meg időt és pénzt. a későbbi keresgéléstől.