Ahogy a vállalkozások igyekeznek újra kinyitni és visszavenni a dolgozókat a munkába, van egy rendkívül hatékony technika, amely segíthet felgyorsítani a folyamatot - ez az úgynevezett Gemba Walk. A Gemba-séta alapvető része a Lean gyártási filozófia. Eredeti célja, hogy a vezetők és a vezetők megfigyelhessék a tényleges munkafolyamatot, beszélgessenek a munkavállalókkal, ismereteket szerezzenek a munkafolyamatról, és feltárják a folyamatos javítás lehetőségeit.
Mi az a Gemba Walk?
A japán gyökszóból származó kifejezés fordítása “az igazi hely”. Úgy is ismert, mint “a hely, ahol értéket teremtenek”. A Lean és a Hat Szigma gyakorlatában ez azt jelenti, hogy időt szánunk arra, hogy megfigyeljük, hogyan zajlik egy folyamat, és beszélgetünk azokkal, akik a munkát végzik. Tehát a Gemba Walk ez egy japán kifejezés, amely a lean és a Hat Szigma gyakorlatok része. Azt jelenti, hogy végigsétálsz az üzleteden és az üzlethelyiségen, időt szánsz arra, hogy megnézd, hogyan működik a vállalatod, hogyan zajlanak a folyamatok, és részletesen beszélgetsz azokkal az emberekkel és csapattagokkal, akik a munkát végzik. A Gemba-sétát Taiichi Ohno dolgozta ki, akit gyakran tartanak a Just-in-time gyártás.
Ennek a lean gyártási eszköznek 3 fontos eleme van:
- Menj és nézd meg. A Gemba-séta lényege, hogy a menedzserek és a vezetők minden szinten rendszeresen sétáljanak az üzlethelyiségben, és vegyenek részt a pazarló tevékenységek felkutatásában.
- Kérdezd meg, miért. A Gemba-séta fő célja az értékáramlás részletes feltárása és a problémás részek felkutatása aktív kommunikációval. Egy jó vezető mindig szívesebben hallgat, mint beszél. Ezért használhat különböző technikákat, például az 5 miértet a folyamat problémás részeinek azonosítására.
- Tiszteld az embereket. Ne feledje, hogy a Gemba-séta nem “főnöki séta”. Az ujjal mutogatás és az emberek hibáztatása pontosan az, amit nem kell tennie. Ön nem azért van ott, hogy ítélkezzen és felülvizsgálja az eredményeket. Azért van ott, hogy együttműködjön a csapattal, és együtt találják meg a problémákat. Próbáljon a folyamat gyenge pontjainak megtalálására összpontosítani, ne pedig az emberekére.
Hogyan javíthatod a Gemba sétáidat?
1. lépés: A Gemba-séta céljának meghatározása
Mielőtt bármilyen Gemba-sétára indul, meg kell határoznia, mi a Gemba-séta célja és témája. Lehet, hogy a termelékenység javításának, a költségek csökkentésének, a hibák csökkentésének, az áramlás javításának vagy a fejlesztési ötletek elősegítésének módjait keresi. De tisztában kell lennie a céllal, különben elveszik és belekeveredik abba, ami a helyszínen történik, anélkül, hogy egyértelmű javulást és eredményeket érne el.
2. lépés: Győződjön meg róla, hogy megértette a Gemba-séta során megfigyelendő folyamatot.
Ha nem ismeri azt a magas szintű folyamatot, amelyet éppen megfigyelni készül, akkor nagy az esélye, hogy nem lesz képes teljes mértékben megragadni a létező lehetőségeket. Mielőtt tehát bármilyen Gemba-sétát elkezdene, győződjön meg róla, hogy érti, mit fog megfigyelni, hogy a szükséges támogatást, útmutatást és betekintést tudja nyújtani.
3. lépés: Válassza ki a megfigyelés időpontját.
A Gemba Walk a kölcsönös tiszteletről és a folyamatok gyorsabbá, biztonságosabbá, egyszerűbbé és egyszerűen csak jobbá tételében való közös érdekeltségről szól, tehát nem arról, hogy az embereket rajtakapjuk. Az időpont meghatározása biztosítja, hogy a csapat tudatosuljon, és a csapatvezetők rendelkezésre álljanak, hogy részt vehessenek a Gemba Walk saját részének lebonyolításában.
4. lépés: Válassza ki a megfigyelés időpontját.
A Gemba azt a helyet jelenti, ahol “értéket teremtenek”, ezért ne hívja fel a csapattagokat az irodába, hogy kikérdezzék Önt. Oda kell mennie, ahol a munka folyik, és ahol az értéket teremtik. Ohno híres lean mondása szerint “minden vezetőnek naponta legalább háromszor kezet kell mosnia”.
5. lépés: Töltsön időt a folyamatok és a nyújtott szolgáltatás minőségének megfigyelésére.
A Gemba-séta során a cél mindig az, hogy a folyamatra összpontosítsunk, és arra, hogy mi akadályozza meg a folyamatot abban, hogy elérje a célját, azaz az ügyfélérték maximalizálását. A folyamat megfigyelése során tehát vizsgálja meg, hogy a folyamatba bevitt inputok megfelelnek-e a célnak. És hogyan hat egymásra a folyamat, az inputok és a csapatok.
6. lépés: Ismerje fel, hogyan működik a folyamat a jelenlegi állapotában.
Mielőtt megoldásokra vagy lehetőségekre ugrana, mindenképpen töltsön időt azzal, hogy megfigyeli és alaposan megérti, hogyan teljesít a jelenlegi indulás. A folyamat az elvárásoknak megfelelően működik, vagy vannak késések, utómunkálatok, zűrzavar, mozgások stb.
7. lépés: Vizualizáljuk az ideális állapot és a tényleges állapot közötti szakadékot.
Most, hogy megértette a jelenlegi állapotot, mi a legjobb ideális állapot, és hol vannak a hiányosságok. Az ideális állapotnak nem kell tökéletes jövőbeli állapotnak lennie, hanem egy elérhető ideális állapotnak (bizonyos korlátozások mellett). Itt azt akarja azonosítani, hogy mi az a rés, amelyet potenciálisan be lehet majd zárni.
8. lépés: Keresse meg a javítási lehetőségeket a szakadék megszüntetéséhez
A jelenlegi és az ideális állapot közötti egyértelmű szakadék esetén milyen tevékenységeket végezhetne a csapat, a vezetők, a csoportvezetők a szakadék megszüntetése érdekében. Vegye fel a kapcsolatot a csapattal, vitassa meg a lehetőségeket, és készítsen egy dokumentált cselekvési tervet a fejlesztések ösztönzésére.