Ügyfélspecifikus termékek fellendülőben vannak, ami azt jelenti, hogy a tételek mérete egyre kisebb és kisebb. Ennek következtében a munkahelyen és a munkavállaló által elvégzendő különböző feladatok változatossága és kombinációja is meredeken növekszik. Egy munkavállalónak szinte végtelen számú folyamatot kell elsajátítania. Ahhoz, hogy ne legyen túlterhelt, és ne felejtsen el semmit a folyamatvégzés során, egyszerűen és gyorsan hozzá kell férnie a munkautasításokhoz. Ugyanakkor a szakképzett munkaerőhiány miatt a vállalatoknak a szakképzetlen munkavállalók nagyon gyors betanításával kell szembenézniük. Mindent egybevetve, a jó munkautasítások a mai lean gyártók fontos eszközei.
Az eljárások és a protokollok mind a vezetés, mind a munkavállalók számára kulcsfontosságúak; a szervezet minimális vezetési elvárásainak megértése, valamint a napi műveletekre, a nem szabványos feladatokra és a vészhelyzetekre vonatkozó utasítások és útmutatások nyújtása a munkafeladatokra vonatkozóan. A szabványosítás célja, hogy kevesebb erőforrással, kevesebb idővel és kevesebb erőfeszítéssel többet lehessen elérni. Valószínűleg már azonosította a legjobb gyakorlatokat - azokat, amelyek megőrzik az értéket, miközben kiküszöbölik a pazarlást.
Miért fontosak a munkautasítások?
A munkautasításokat azért készítik, hogy a dolgozókat négy kulcsfontosságú minőségi területen irányítsák: képzés, referencia, problémamegoldás és folyamatos fejlesztés. Használja ezt a négy okot a hasznos munkautasítások megírásához.
Új munkavállalók képzése
A képzés a alapvető első lépés annak biztosítása, hogy az emberek kompetensek legyenek feladataik ellátásában. Fontos, hogy a minőségtervezési tevékenységek keretében meghatározzuk, hogy az egyes funkciók milyen típusú képzésben részesülnek. Ugyanilyen fontos annak biztosítása, hogy az oktatók végrehajtsák a tervet, beleértve az utasítások javítását is.
Az új alkalmazottaknak a folyamatszakértővel kell kezdeniük a képzést, hogy megfigyelhessék, hogyan kell a folyamatot végrehajtani. Itt kerül sor a részletes képzési megbeszélésekre és a gyakorlati tevékenységekre a szakértő és a gyakornok között. Az oktató a munkautasításokat használja, hogy az új alkalmazottak megértsék az általuk elvégzendő feladatok alapját. A folyamat lehetőséget ad a munkautasítás tartalmának további felülvizsgálatára. A veterán megerősítheti a meghatározott lépéseket, az új alkalmazott pedig megerősítheti a folyamat érvényességét.
A referencia mértékegysége
Ennek a minőségi tevékenységnek mind a hozzáférésre, mind az utasítások formátumára összpontosítania kell. A dokumentációt úgy kell megvalósítani, hogy a dolgozóknak ne kelljen félniük attól, hogy a felelősségi körükhöz kapcsolódó információkat meg kelljen keresniük.
Miután az alkalmazottakat kiképezték, és bebizonyították, hogy képesek hatékony munkavégzésre, biztosítani kell, hogy a munkautasítások kérdés esetén rendelkezésre álljanak. Az utasításokat könnyen érthető formában kell bemutatni, hogy a hozzáférés és az áttekintés ne raboljon értékes időt.
Írja le, hogyan kell az utasítást végrehajtani az egyes alapfeladatokra jellemzően. Kerülje annak meghatározását, hogy miért végzik a tevékenységet. Nem kell, hogy a szakértői szervezetnek újra meg kelljen erősítenie, hogy miért van szükség az alapfeladatokra. Ha a “miért” információt meg kell határozni, tartsa azt a munkautasítástól elkülönítve, és a kiegészítő információkat csak referenciaként szolgáló képzési dokumentumként tegye elérhetővé.
Problémamegoldás
A problémamegoldás olyan minőségi tevékenység, amely annak biztosítására összpontosít, hogy a támogató folyamatok megfelelően legyenek meghatározva a termékminőség elérése érdekében. A dokumentációra gyakran kell hivatkozni a relevancia fenntartása érdekében.
A munkautasítások kulcsfontosságúak hivatkozandó dokumentumok amikor belső vagy külső nem megfelelőségeket azonosítanak. A munkautasítások felülvizsgálatát tegye a korrekciós intézkedések folyamatának részévé. Kérdezze meg, hogy az alátámasztó utasítás megfelelően határozza-e meg a folyamatot, majd auditálja az utasítást a megfelelő meghatározás megerősítése érdekében.
Az üzemeltető/munkavállaló nem vonható teljes mértékben felelősségre, ha a képzési feljegyzéseket egy nem megfelelően meghatározott munkautasításra írják. Ha a feladatot megfelelően definiálták, a képzés végrehajtásának módját esetleg felül kell vizsgálni.
Folyamatos fejlesztés
A munkautasítások nem lehetnek stagnáló dokumentumok, amelyekhez csak akkor férnek hozzá, amikor az ellenőrök kérik őket. A munkautasítások felülvizsgálata, amikor fejlesztési lehetőségeket azonosítanak, azt mutatja, hogy azok “élő dokumentumok”.”
Az utasításokat a dokumentumok felülvizsgálatával, ellenőrzésekkel, fegyelmezett problémamegoldó folyamattal és - ami a legfontosabb - a feladatokat végző szakértők hozzájárulásával lehet javítani. A jelenlegi dokumentációnak kell minden fejlesztés kiindulópontjának lennie. Mindig a meglévő dokumentációt javítsa, mielőtt új dokumentumot hozna létre. A mennyiség nem egyenlő a folyamatos fejlesztéssel.
Annak megállapítása, hogy a munkautasítások négy kulcsfontosságú célt szolgálnak, bizonyítékot szolgáltat arra, hogy a szervezet fejlett minőségtervezést folytat. Ez azt mutatja, hogy a szervezet a munkautasítás-folyamatot fontosabbnak tartja, mint a legújabb minőségi szabvány által előírt követelményt. Azt is bizonyítja, hogy a felső vezetés megérti annak fontosságát, hogy az ilyen dokumentációt megfelelően hozzák létre, alkalmazzák, használják és javítják.
Megfelelő munkautasítások nélkül nem leszel képes versenyezni
A magas színvonalú munkautasítások jelentősége folyamatosan növekszik. Az olyan időkben, amikor a szakképzett munkaerő hiánya, a kis tételek és a változatos gyártás, a pontos munkautasítások a 21. század aranyát jelentik. Itt megtudhatja, hogyan kell professzionális munkautasítást készíteni, és mire kell figyelni.