Kutatások kimutatták, hogy a munkahelyi balesetek gyakrabban történnek a rendszerek, mint az emberek hibái miatt. Az egyértelmű munkautasítások megírásával a vállalatok javíthatják rendszereiket és csökkenthetik a balesetek számát. A rendszerek javítása a vállalat munkautasításainak és szabványosított működési eljárásainak átvizsgálásával kezdődik (SOPs).
A munkautasítás frissítésre szoruló jelei
A munkautasítások frissítése nehézkes
A dokumentációnak a folyamatos fejlesztés ünnepelt szempontjának kell lennie. Sok alkalmazott azonban aktívan kerüli az eljárások dokumentálását, mert a munkautasítások létrehozására szolgáló rendszerük túl fárasztó vagy nehezen kezelhető. Az előírások dokumentálása alapot teremt a folyamatos fejlesztéshez, így ha a dolgozókat elriasztják a dolgok leírásától, az negatívan befolyásolja a folyamatos fejlesztést. Amikor dokumentál és szabványosít egy folyamatot, az természeténél fogva azonnal elkezd elavulni. Az operátorok természetesen jobb módszereket találnak a feladatok elvégzésére, új módszerek kerülnek bevezetésre, az alkatrészek és szerszámok változnak stb. Ha az eljárások frissítésének folyamata bürokratikus és nehézkes, a dokumentumok gyorsan elavulnak és hatástalanná válnak.
A munkautasítások folyamatosan elavultak
Egy nemrégiben végzett felmérés szerint a gyártók 78% olyan dokumentumokat használnak, amelyek elavultak vagy nem hatékonyak, ami a szabványosítás és a minőségellenőrzés hiányát okozza. Ha a dokumentumok nem tükrözik a munka valóságát, az alkalmazottak a jóváhagyott szabványok helyett a nagy múltú ismeretekhez és a legjobb találgatásokhoz folyamodnak. Ha a dokumentumai állandóan elavultnak tűnnek, ez lényeges jelzője annak, hogy a munkautasítások rendszerének gyorsabb módszerre van szüksége a dokumentáció felülvizsgálatára és javítására.
A munkautasítások nehezen hozzáférhetők
A megfelelő dokumentum megtalálása egyszerű feladatnak tűnhet, de ha Ön is olyan, mint a legtöbb vállalat, akkor az évek során több ezer és több ezer fájlt halmozott fel. Nagy kötegek sűrű és valószínűleg elavult anyagokból. Még ha a dokumentumok digitalizáltak is, ha több rendszert használnak a munkautasítások létrehozására, kezelésére és tárolására, a megfelelő dokumentumok megtalálása ugyanolyan nehéz lehet, mint a papíralapú társaiké. Ha nehezen találja meg a munkaköréhez tartozó, megfelelő munkautasításokat, akkor lehet, hogy itt az ideje, hogy olyan rendszerre váltson, amely a dokumentumkezelés és a hozzáférhetőség tekintetében áramvonalasabb megközelítést alkalmaz.
A munkautasításokat nem használják
Valószínűleg a leggyakoribb jelzője annak, hogy a munkautasításai nem hatékonyak - senki sem használja őket. Sokszor előfordul, hogy a műszaki írók, mérnökök vagy képzési szakemberek fáradoznak a szabványosított eljárások létrehozásával és dokumentálásával, de a dokumentumok végül porosodnak, mert nem elég világosak, pontatlanok, elavultak vagy nehezen hozzáférhetőek és nehezen frissíthetőek.
Következtetés
A munkautasítások sok vállalatnál a mindennapi élet nélkülözhetetlen részévé váltak. Struktúrát biztosítanak, tudásközvetítőként szolgálnak, és a szabványosítás révén támogatják az üzleti folyamatok optimalizálását. Azáltal, hogy a digitális munkautasítások, egy hatékony eszközzel rendelkezik ahhoz, hogy láthatóvá tegye alkalmazottai tudását. A digitalizálással sokkal könnyebbé válik a naprakészen tartásuk is.