Az ISO-szabványok növekvő népszerűsége miatt helyénvaló, hogy egy kicsit többet beszéljünk róluk. Ebben a blogbejegyzésben meghatározzuk, hogy mit jelent az ISO-megfelelőség, hogyan mutatkozik meg a dokumentáció megírásában, és mit jelent ez a munkautasítások megírásában. Kezdetnek először is határozzuk meg, hogy mi is az ISO. A svájci székhelyű Nemzetközi Szabványügyi Szervezet nemzetközi minőségirányítási rendszer (QMS) dokumentációs szabványokat dolgoz ki és tesz közzé, amelyek biztosítják a minőség, a biztonság és a hatékonyság egységes szintjét. Szabványaik, amelyek közül az ISO 9000 a legismertebb sorozat, segítik a vállalatokat a hatékony minőségügyi rendszer hatékony dokumentálásában és fenntartásában.
Mi az ISO-megfelelőség?
Egy vállalkozás ISO megfelelő, ha követi az ISO-szabályokat és -előírásokat. A vállalatoknak szabad szabadon dönthetnek arról, hogy megfelelnek-e az ISO-szabványoknak vagy sem; választhatják, hogy de nem kötelesek követni a szabványokat.
Az ISO biztosítja a tanúsítás a vállalat szabványoknak való megfelelésének érvényesítését és a biztosítékot nyújt az ügyfeleknek és az üzleti partnereknek. Az ISO 9001 az egyetlen szabvány a család egyetlen olyan szabványa, amelyhez tanúsítványt lehet szerezni. Több mint egymillió vállalkozás több mint 170 országban rendelkezik ilyen tanúsítvánnyal. A tanúsítási audit azonban eljárás költséges és időigényes. Ennek ellenére egyre több vállalat részesíti előnyben, hogy ISO-szabványnak, mint az ISO-tanúsítványnak.
Hogyan írjunk ISO-konform munkautasításokat?
Az ISO csak a következőket biztosítja utasításokat ad a vállalat minőségirányítási rendszerének működtetésére, de nem határozza meg a formátumot. Az ISO-nak megfelelő munka megírásakor 4 fő pontra kell összpontosítania munkautasításokra:
1. A megfelelés ISO-követelményeinek megértése
Olvassa át figyelmesen a szabványokat, és ismerkedjen meg a QMS követelményeivel. Ezek különböző típusú irányelveket, kézikönyveket, célkitűzéseket, eljárásokat és folyamatábrákat tartalmazhatnak. Mielőtt megírja, győződjön meg róla, hogy megértette a a folyamat, az eljárás és a munkautasítás közötti különbség.
2. Formázza meg dokumentációját az ISO-megfelelőség érdekében
Ha megszokta, hogy általános dokumentumokkal dolgozik, hadd emlékeztessük, hogy az ISO nem biztosít sablonokat. A legjobb, ha a vállalatánál megbeszélést szervez és kiosztja a a minőségügyi rendszer vezetőjének szerepét. Hagyja, hogy ez a személy formázza meg a dokumentációt és hozzon létre egy tartalmi stratégiát.
3. Gondoljon a felhasználókra és írjon nekik
A felhasználók az Ön munkatársai. Sokan közülük nem biztos, hogy nagy rajongói az olvasásnak, ezért tegye a dokumentációt minél vizuálisabbá és könnyebben érthetővé. Érdemes lehet olyan egyszerű nyelvezetet és kifejezéseket használjon, amelyeket mindenki ismer. Próbáljon meg nem túl sok információt sűrítsen egy dokumentumba, ugyanakkor arra is törekedjen, hogy ne hozzon létre túl sok különböző dokumentumot készítsen ugyanarról a témáról. Ez túlzott bürokráciát okoz és minden, csak nem könnyen érthető.
4. A legjobb műszaki írói gyakorlatok beépítése
Ha már Ha már van tapasztalata a műszaki dokumentáció megírásában, tudja, mi a legjobb megoldás. Ha a Ha nem, akkor íme néhány ajánlás arra vonatkozóan, hogy mit kell figyelembe venni az ISO megfelelő munkautasítások írása során:
- hossz: a kevesebb több; rövid mondatok írása mondatonként 1 fő gondolat a legjobb
- szerkezet: világos, logikus szerkezetet biztosít; a szöveget bekezdések helyett pontokban írja, kerülje az összetett mondatokat.
- táblázatok és ábrák: tartalmazza táblázatok, diagramok, grafikonok és egyéb vizuális eszközök, ahol lehetséges. Ne feledje, egy fotó ezer szót ér.
- revíziók: tartalmaznak egy felülvizsgálati előzményoldalt és adja meg az elvégzett változtatásokat, így áttekinthetővé válik minden változtatás.
Most már tudja, hogyan kell ISO-konform munkautasításokat írni. Ne felejtse el, hogy minden az ISO-szabványok jó áttekintésével kezdődik. Ha további segítségre van szüksége ahhoz, hogyan írjon bármilyen jó (nem csak ISO-konform) munkautasítást, a mi »Tippek a jó munkautasítások megírásához« jó kiindulópont lehet.