Munkautasítások és szabványos működési eljárások (SOP) mindkettő a folyamatok részletesebbé és megvalósíthatóbbá tételére használt eszközök közé tartozik. A folyamat, az eljárás és a munkautasítás összetettségükben egymásra épülnek. A folyamatok leírják, hogy milyen célokat és előírásokat kell végrehajtani. Az SOP-ok leírják, hogyan kell egy folyamatot bizonyos helyzetekben végrehajtani. A munkautasítások leírják, hogyan kell végrehajtani az SOP egyes lépéseit. A munkautasítások megalapozzák a folyamatok további zökkenőmentes működését, és létfontosságúak egy vállalat sikeréhez, és ez az oka annak, hogy minden irodai dolgozónak használnia kellene őket az Ön back office-jában is.
A munkautasítások használata az irodai dolgozók képzésében csökkenti a kockázatot
A back office a vállalat azon része, amely az adminisztrációs és támogató személyzetből áll, akik nem állnak kapcsolatban az ügyfelekkel. A hatékony oktatás és képzés biztosítása érdekében érdemes elkészíteni a vállalatnál az oktatás és képzés szervezetének leírását. Egy kis, néhány alkalmazottat foglalkoztató vállalatnál nem biztos, hogy szükség van erre az eljárásra, de ha több alkalmazott van, jó lenne, ha egy ilyen fontos kérdést átgondolnának és leírnának. Általános gyakorlat, hogy a vállalatnál a munkavédelem és a munkahelyi biztonság megszervezését egy személy mutatja be az összes munkavállalónak. Előfordulhat azonban, hogy több különböző személy is oktatja a munkavállalókat egy adott feladat biztonságos elvégzésére. Jó ötlet leírni, hogy ki kinek milyen utasítást ad, hogy minden érintett számára egyértelmű legyen. Ezeknek a dolgoknak az írásba foglalására azért is szükség van, mert ha a vállalatnál az oktatást és a képzést szervező személyt leváltják, az új alkalmazottnak világos áttekintése lesz arról, hogy ez a terület hogyan van megszervezve a vállalatnál.
A jó munkautasítások gördülékenyebbé teszik a back office digitalizálási folyamatát
A koronavírus-válság óriási hatással lesz a munka világára, sőt, a munkakultúrára is. Egyrészt a digitális munkahelyek tömeges bevezetése termelékenységnövekedést hozhat a vállalatok számára. Másrészt a távmunka tömeges elterjedése megmutatja majd, hogy a társadalmi interakció és a vállalati kultúra fenntartása mennyire fontos az innovatív és kreatív munkahelyi kultúra szempontjából. A jó vizuális munkautasítások segítik a digitalizációs folyamatot. Az irodai dolgozók képesek lesznek megtanulni, hogyan végezzenek el bizonyos feladatokat anélkül, hogy a munkatársak segítségére lenne szükségük.