Hacsak nem használja rendszeresen az olyan kifejezéseket, mint “SOP”, “munkautasítás” és “munkasegédlet”, azt hiheti, hogy ezek mind egyformák. A valóság azonban az, hogy számos különböző típusú irányadó anyag és iránymutatás szabályozza a vállalatok, üzleti szegmensek és az egyes alkalmazottak munkáját, és mindegyik más-más módon nyújt értéket az üzlet számára. Az alábbiakban megnézzük, hogy miben különböznek egymástól a “munkasegédletek” és a “munkautasítások”.
Mik azok a munkautasítások?
Ha az SOP-ok a munka “mit” és “kit” közvetítenek, a munkautasítások a “hogyan”-ot mondják el. Ezek a lépésről-lépésre történő utasítások általában részleg- vagy munkakör-specifikusak, és elmagyarázzák, hogyan kell végrehajtani az SOP-okat a konkrét feladatok elvégzése érdekében. Egy munkautasítás például elmagyarázza, hogyan kell elvégezni egy gép karbantartási ellenőrzését, vagy hogyan kell a fájlokat elrendezni egy szerveren. A munkautasítások általában léteznek bizonyos mértékben egy vállalaton belül, de a legtöbb vállalkozásnak szüksége lenne alaposabb és jobban megírt munkautasításokra, amelyek könnyebben követhető.
Egy példa erre: A karbantartási munkautasítás lépésről lépésre ismerteti a berendezések heti, havi és éves ellenőrzését és karbantartását. A munkautasítás illeszkedik a megelőző karbantartási SOP-hoz.
Mik azok a munkaköri segédletek?
A munkasegédlet egy konkrét anyag, amelynek célja, hogy segítsen valakinek egy feladat hatékonyabb végrehajtásában. A jól megírt munkasegédletek időt takarítanak meg, növelik a pontosságot és javítják a munkateljesítményt. Míg a munkautasítás bizonyos helyzetekben a munkasegédlet kategóriájába sorolható, a munkasegédletek nem csak az utasításokat foglalják magukban. Ilyenek például az ellenőrző listák, a berendezések alkatrészeinek felcímkézett fényképei, a vállalati címjegyzékek, a szórólapok és minden más kiegészítő anyag, amely segíti a feladat sikeres elvégzését. Tekintettel a munkasegédletnek minősülő anyagok széles skálájára, a legtöbb vállalkozás rendelkezik ilyenekkel, de bizonyos esetekben a vállalatnak az összetett feladatokhoz technikai jellegű munkasegédletekre van szüksége.
Szeretné segíteni az alkalmazottakat abban, hogy jobban és hatékonyabban végezzék el a feladatokat? A munkaköri segédletek nagyszerű munkaeszközök, amelyek a megfelelő időben a megfelelő információt juttatják el az alkalmazottakhoz. Ha jól meg vannak írva, időt takarítanak meg, növelik a pontosságot és javítják a munkateljesítményt.
Egy epélda erre: Egy berendezés diagramja munkasegédletként szolgál, kiegészítve a munkautasításokat, amelyek elmagyarázzák, hogyan kell végrehajtani egy, a vállalati irányelvekhez igazított megelőző karbantartási SOP-t.
Következtetés
A legfontosabb dolog, amit ezekről a különböző irányított eszközökről tudnia kell, hogy a vállalatának szüksége van rájuk, de lehet, hogy nem rendelkezik velük. A SOP-ok gyakran azért maradnak íratlanul vagy rosszul végrehajtva, mert senkinek sincs ideje létrehozni vagy frissíteni őket. A munkautasításokat gyakran akkor készítik el, amikor valakit arra kérnek, hogy “dokumentálja, amit csinál”, de az eredmények következetlenek vagy hiányosak. Mindenki felismeri, hogy az üzletnek szüksége van iránymutatásokra, de senki sem tudja, hogyan kell azokat hatékonyan létrehozni. Szerencsére a REWO segíthet ebben. A REWO segítségével 12x gyorsabban készíthet vizuális munkautasításokat, mint a hagyományos dokumentációs módszerekkel. Demó időpont egyeztetése ha látni akarod, hogyan működik.