Ha valaha is kellett utasításokat írni egy útmutatóhoz, akkor tudja, milyen nehéz lehet világosnak, tömörnek és logikus sorrendben követhetőnek lenni. Ha még sosem kellett ezt megtenned, tartsd magad szerencsésnek, és olvass tovább! Íme néhány tipp az egyértelmű, tömör, logikus és hatékony munkautasítások megírásához.
Világos munkautasítások írása
Az angol nyelvben három olyan alapvető szó van, amelyek elengedhetetlenül fontosak a következőkhöz egyértelmű utasítások írása: Sürgős. Feladatok. Nem tárgyalható. Könnyű unalmas, unalmas, nem hasznos utasítást írni, de ha egyszerűen csak sürgős vagy imperatív hangon tudsz írni (ezek olyan alapigék, amelyek valami fontosat jelentenek), akkor bárki számára, aki olvassa, egyértelmű lesz, hogy meg kell tennie, amit mondasz. Írjon feladatokat Nem kell minden feladatra teljes utasítást írnia. Van, akinek csak nagyjából kell tudnia, hogy mi a következő teendője, és ha nem vagy biztos benne, akkor írd azt, hogy “próbáld meg ezt a sort ide beilleszteni”, “kövesd ezeket a lépéseket”, vagy egyszerűen csak “tisztítsd meg ezt a két foltot”. Ha nem vagy biztos benne, hogy mit kell írnod, hagyj magadnak üzenetet.
A hatékony munkautasítások tömörek
Valószínűleg a legnagyobb panasz, amit a tanároktól hallok, az, amikor időt kell szakítaniuk az órájukból, hogy átnézzék az utasításokat vagy bármi mást. Ez hamar unalmassá válik. Mindannyian tudjuk, hogy a legjobb módja az útbaigazításnak az, ha egysoros összefoglalót adunk arról, hogy mit kell tenni az utasításban. Ez olyan egyszerűen hangzik, de a helyzet a következő - mindannyian tudjuk, mit kell tennünk. Tudjuk, hogyan működik. Csak nem akarjuk megismételni, hogy mit csináltunk. Ha tudjuk, hogyan működik valami, könnyebb elmondani másnak, hogyan kell csinálni. Ezért segít olyan utasításokat írni, amelyek elmagyarázzák, hogyan kell azt csinálni, amit tudunk, és nem azt, hogyan kell olyasmit csinálni, amit nem tudunk.
Logikai utasítások írása
A nyilvánvaló dolgok kimondása nem egy olyan képesség, amelyet az irodalomban szokás népszerűsíteni. Pedig a legjobb írók közül néhányan tanítják: Ezt a logikai szabályt úgy szegheted meg, ha egyszerre csak egy kérdéssel próbálsz foglalkozni. Ezt a legegyszerűbben úgy teheted meg, ha azonosítod a tartalmaidban azokat a konkrét elemeket, amelyeknek ott kell lenniük, majd megfelelő helyet szánsz nekik. Ha a tartalmad valami olyasmi lenne, mint a Hogyan indítsd be az írást hatékony utasításokkal, akkor valahogy így nézne ki: Először is van egy Mi rész. Ez az előszóból áll, amely bevezeti az olvasót a témába. Ez a bevezetője annak, hogy mi fog elhangzani a cikken belül. Másodszor, van egy Hogyan rész.
Időellenőrzés‘ beépítése’
Az Entrepreneur.com szerint egy 2000, a szolgáltatóiparban dolgozó ember körében végzett felmérés során 59% mondta azt, hogy kevésbé valószínű, hogy olyan vállalkozástól vásárolnának, amely nem egyértelmű utasításokat használ. Michael P. Grabner, a kommunikáció professzora szerint pedig a Drake Egyetem Iowában a “legjobb” írásos utasítások tömörek, világosak és logikusak. A jó utasításoknak csak azokat az elemeket kell tartalmazniuk, amelyek az adott feladatra vonatkoznak. Tömörnek kell lenniük, és nem szabad, hogy hosszas olvasást igényeljenek. Más szóval, ha egy távirányító beszereléséhez lépésről lépésre kell elolvasnia egy útmutatót, akkor az utasítás nem követelheti meg, hogy előbb mindent elolvasson, amit a zeneelméletről tudni kell.