A munkautasítások fontossága a következőkben mutatkozik meg a munkavállalók irányítása a képzés, a referenciák, a problémamegoldás és a folyamatos fejlesztés minőségi területein. A munkautasítások azonban nem csak egy újabb »dolog, amire a vállalatnak szüksége van«. A tartalmat gondosan kell létrehozni, a munkautasítások megírására vonatkozó konkrét irányelveket követve.
A világos és tömör munkautasítások megírása kulcsfontosságú a gyors tempójú munkakörnyezetben, ahol az idő pénz. Céljuk, hogy segítsék a vállalatokat a munka hatékonyságának magasabb szintjének elérésében azáltal, hogy megtakarítják a feladat elvégzésére fordított időt. A jól megírt munkautasítások biztosítják, hogy a feladatokat végrehajtó alkalmazottak könnyen követni tudják a lépéseket. Így a munka gyorsabban elvégezhető, a hibák kockázata minimálisra csökken, az állásidők és késések pedig mérséklődnek.
Hogyan ismerjük fel vagy határozzuk meg a jó munkautasítást
Ahhoz, hogy egy jól megírt munkautasítást meg lehessen különböztetni egy átlagostól, meg kell nézni a jellemzőit.
Világos és érthető
A tartalom könnyen olvasható, és minden alkalmazottnak világos rálátása van a feladatra. A szöveg aktív hangnemben, bonyolult mondatok, szakzsargon, rövidítések vagy megmagyarázatlan szakkifejezések nélkül íródott.
Megközelíthető
A dokumentumok kikérése a vállalaton belül gyorsan időigényes rémálommá válhat. A jó munkautasításoknak könnyen hozzáférhetőnek kell lenniük bárki számára, akinek szüksége van rájuk, és el kell őket menteni online vagy szét kell osztani a különböző részlegek között.
Hiteles
A hitelességnek nem szabad hiányoznia. A feladat szakértőivel való konzultáció döntő fontosságú a jó munkautasítás felismerésekor vagy megírásakor. Tegyük fel, hogy Jim az elmúlt néhány évben operátorként dolgozott egy gyártógépen. Többet tud, mint Sally, a frissen felvett asszisztens, és első kézből származó információkat tud adni.
Következetes
A következetesség a kulcs. A jó munkautasítások egységes stílusban írják és mutatják be az információkat, ami megkönnyíti az olvasást és a megértést.
Vizuális
A jó munkautasításokat adott esetben vizuális elemek támogatják. Az olyan elemek, mint a fényképek és videók hozzáadott értéket képviselnek. Ezeket azonban a célközönség - esetünkben a munkavállalók - számára adaptálni és érthetővé kell tenni.
Olyan emberek írták, akik tudják
Ha nem ismeri a folyamatot, nem ön a megfelelő személy a feladatra. hogy jó munkautasítást írjon. Ez nem mindig egyszemélyes munka. az utasítások elkészítéséhez csapatmunkára van szükség, ahol egyesek többet tudnak, mint mások, különösen, ha a folyamat bonyolult.
Lépések a jó munkautasításhoz
Ha szeretné növelni a munka és az idő hatékonyságát, íme néhány iránymutatás arra vonatkozóan, hogyan írjon jó munkautasítást.
Írjon világos bevezetőt
Egy jó bevezetőnek meg kell ismertetnie a munkatársakkal a projektet, és meg kell határoznia a feladat végrehajtásáért felelős személyeket. Ne felejtse el megemlíteni a feladat várható kimenetelét, és alakítson ki egyértelmű címet a munkának.
A munka elvégzésének leírása
A munka elvégzésének leírásakor használja a szöveg és a vizuális elemek, például képek, táblázatok vagy folyamatábrák kombinációját. Ne feledje, hogy minden egyes lépést kisebb részekre bontson. Ügyeljen arra, hogy a munkával kapcsolatos minden lényeges információt hozzáadjon, beleértve a szükséges anyagokat vagy hasznos hivatkozásokat.
Beszéljen a szakértőkkel
Egyetlen jó munkautasítás sem múlhat el a téma szakértőivel való konzultáció nélkül. Nézzék át együtt az utasításokat, és győződjenek meg arról, hogy azok pontosak és naprakészek.
Formátum a könnyű olvashatóság érdekében
A lépések leírása után itt az ideje, hogy az utasításokat felhasználóbaráttá tegye. Válasszon egy formátumot, és ragaszkodjon hozzá. A lépéseket például számozott listákra bonthatja. Adjon hozzá képeket, hogy jobban elmagyarázza a folyamatot. Hangsúlyozza ki a fontos részeket félkövér vagy dőlt betűs szöveggel.
Egyszerűsítés és szerkesztés
A szabály az, hogy a szöveg a lehető legegyértelműbb és legkövetkezetesebb legyen. Olvassa el újra, és győződjön meg róla, hogy van értelme. Ha bármilyen félreértés van, egyszerűsítse vagy írja át a lépéseket. Tartsa szem előtt, hogy a használt mondatok legyenek rövidek és egyszerűek (legfeljebb 15 szó), ne tartalmazzanak bonyolult szavakat vagy rövidítéseket, amelyek összezavarhatják a dolgozókat. A további tanuláshoz érdemes lehet hivatkozásokat is hozzáadni.
Kérjen meg egy kollégát, hogy tesztelje le
Ha duplán ellenőrizni szeretné munkája pontosságát, miért nem teszteli le egy kollégájával? Kérje meg, hogy a feladatot az Ön segítsége nélkül, csak a megadott utasításokra hagyatkozva hajtsa végre. Figyelje meg, és később jegyezze fel az esetleges félreértéseket. Készítsen listát arról, hogy mit kell hozzáadni/megváltoztatni.
Mentés és megosztás
Miután véglegesítette a dokumentumot, ne felejtse el megosztani azt az Ön csapatával. Készítsen egy online másolatot, hogy elkerülje annak elvesztését. Mentse egy mappába vagy dokumentumba rendszerben, amelyhez mindenki könnyen hozzáférhet, akinek szüksége lehet rá.
Összefoglaló
Lehet, hogy kezdetben nehéznek hangzik, de ha egyszer elsajátítod, a folyamat, hogyan kell jó szöveget írni. munkautasítás könnyű. Ügyeljen arra, hogy kövesse az iránymutatásokat, és ne feledje, hogy mindig a lehető legegyszerűbb legyen. Hamarosan észre fogja venni a teljesítménybeli különbségek.