Mentre le aziende cercano di riaprire e di far tornare i dipendenti al lavoro, c'è una tecnica molto efficace che può aiutare ad accelerare il processo: si chiama Gemba Walk. La passeggiata Gemba è una parte essenziale del processo di Filosofia di produzione snella. Il suo scopo iniziale è quello di consentire ai dirigenti e ai leader di osservare l'effettivo processo di lavoro, di confrontarsi con i dipendenti, di acquisire conoscenze sul processo di lavoro e di esplorare le opportunità di miglioramento continuo.
Che cos'è una Gemba Walk?
La traduzione del termine dalla radice giapponese è “il luogo reale”. È anche conosciuto come “il luogo dove si crea il valore”. Nella pratica di Lean e Six Sigma, significa prendersi il tempo per osservare come viene svolto un processo e parlare con coloro che svolgono il lavoro. Quindi una Gemba Walk è un termine giapponese che fa parte delle pratiche Lean e Six Sigma. Significa camminare attraverso la sua azienda e il suo reparto commerciale, prendersi il tempo per vedere come opera la sua azienda, come si svolgono i processi e parlare in dettaglio con le persone e i membri del team che svolgono il suo lavoro. La passeggiata sul Gemba è un concetto sviluppato da Taiichi Ohno, che è spesso considerato il padre di Produzione just-in-time.
Ci sono 3 elementi importanti di questo strumento di produzione snella:
- Vada a vedere. L'idea principale del Gemba walk è che i manager e i leader di ogni livello facciano regolarmente delle passeggiate in officina e si impegnino a trovare le attività che comportano sprechi.
- Chieda perché. L'obiettivo principale di una Gemba walk è quello di esplorare il flusso di valore in dettaglio e di individuare le parti problematiche attraverso una comunicazione attiva. Un buon leader è sempre desideroso di ascoltare piuttosto che parlare. Ecco perché può utilizzare diverse tecniche, come i 5 perché, per identificare le parti problematiche del processo.
- Rispettare le persone. Tenga presente che una passeggiata sul Gemba non è una “passeggiata del capo”. Puntare il dito e incolpare le persone è esattamente ciò che non deve fare. Non è lì per giudicare e rivedere i risultati. Lei è lì per collaborare con il team e trovare insieme i problemi. Cerchi di concentrarsi sulla ricerca dei punti deboli del processo, non delle persone.
Come migliorare le sue passeggiate Gemba?
Passo 1: identificare lo scopo del Gemba Walk
Prima di intraprendere una Gemba Walk, deve identificare lo scopo della Gemba Walk e il tema. Potrebbe essere alla ricerca di modi per migliorare la produttività, ridurre i costi, ridurre gli errori, migliorare il flusso o aiutare a facilitare le idee di miglioramento. Ma deve essere chiaro lo scopo, altrimenti si perderà e si lascerà coinvolgere da ciò che sta accadendo sul posto, senza ottenere miglioramenti e risultati chiari.
Passo 2: assicurarsi di comprendere il processo che sta per osservare durante la Gemba Walk.
Se non conosce il processo di alto livello che sta per osservare, è probabile che non sia in grado di cogliere appieno le opportunità esistenti. Quindi, prima di iniziare una Gemba Walk, si assicuri di capire cosa sta per osservare, in modo da poter fornire il supporto, la guida e gli approfondimenti necessari.
Fase 3: selezionare l'ora in cui si osserverà
Il Gemba Walk riguarda il rispetto reciproco e l'interesse comune a rendere i processi più veloci, più sicuri, più facili e semplicemente migliori, quindi non si tratta di mettere in difficoltà le persone. Fissare un orario fa sì che il team possa essere informato e che i team leader possano essere disponibili per partecipare alla loro parte della Gemba Walk.
Passo 4: selezionare l'ora in cui si osserverà
Il Gemba significa il luogo in cui “si crea il valore”, quindi non faccia salire i membri del team in ufficio per fare un debriefing. Deve recarsi dove viene svolto il lavoro e dove viene creato il valore. Secondo la famosa frase di Ohno, “ogni leader deve lavarsi le mani almeno 3 volte al giorno”.
Fase 5: dedicare del tempo all'osservazione dei processi e della qualità del servizio offerto
Durante la Gemba Walk, l'obiettivo è sempre quello di concentrarsi sul processo e su ciò che impedisce al processo di raggiungere i suoi obiettivi di massimizzazione del valore del cliente. Quindi, mentre osserva il processo, considera gli input del processo e se sono adatti allo scopo. E come interagiscono il processo, gli input e i team.
Fase 6: Riconoscere il funzionamento del processo nel suo stato attuale.
Prima di saltare alle soluzioni o alle opportunità, si assicuri di dedicare del tempo all'osservazione e di capire attentamente come funziona l'avvio attuale. Il processo funziona come previsto o ci sono ritardi, rilavorazioni, confusione, spostamenti, eccetera?
Fase 7: visualizzare il divario tra lo stato ideale e ciò che accade realmente.
Ora che ha compreso lo stato attuale, qual è il miglior stato ideale e dove sono le lacune. Lo stato ideale non deve essere necessariamente uno stato futuro perfetto, ma uno stato ideale raggiungibile (date alcune restrizioni). Ciò che si vuole identificare qui è qual è il divario che potenzialmente può essere colmato.
Passo 8: cercare opportunità di miglioramento per colmare il divario
Con un chiaro divario tra l'attuale e l'ideale, quali attività potrebbero essere svolte dal team, dai manager, dai team leader per contribuire a colmare questo divario. Coinvolgere il team, discutere le opzioni e costruire un piano d'azione documentato per guidare i miglioramenti.