Una procedura operativa standard (SOP) è un insieme di istruzioni passo-passo compilate da un'organizzazione per aiutare i lavoratori a svolgere le operazioni di routine. Le SOP mirano a raggiungere l'efficienza, la qualità dei risultati e l'uniformità delle prestazioni, riducendo al contempo gli errori di comunicazione e la mancata conformità alle normative del settore. Ma chi sarà a scrivere le procedure operative standard?
Chi scrive le SOP?
Idealmente, le Procedure Operative Standard dovrebbero essere scritte da un team che comprende personale di diverse aree. Tuttavia, nel mondo reale, spesso vengono scritte da una sola persona. In questo caso, la persona incaricata di crearle dovrebbe intervistare una persona che svolge il lavoro, un supervisore e le persone incaricate di garantire il rispetto dei requisiti di qualità, salute, sicurezza e ambiente. Dovrebbe anche far rivedere e commentare da persone di aree diverse prima di rilasciare la Procedura Operativa Standard finale.
Le Procedure Operative Standard devono essere chiare e concise. Le frasi devono essere il più possibile brevi. Di solito le persone non vogliono leggere le Procedure Operative Standard, ma devono farlo, quindi è essenziale che siano chiare e facili da leggere.
Nella produzione, di solito sono gli ingegneri di processo a occuparsi delle SOP.
Come un ingegnere di processo in un'azienda manifatturiera, sarà responsabile dello sviluppo e dell'implementazione di strategie di processo, della gestione delle risorse di processo, dell'ottimizzazione dei processi attuali e della manutenzione dei documenti di processo. In definitiva, il suo lavoro consiste nel mantenere l'efficienza della produzione per ridurre i costi.
Per avere successo come ingegnere di processo, deve avere una vasta esperienza nella progettazione di processi, eccellenti competenze tecniche e capacità analitiche di alto livello. Un ingegnere di processo di prim'ordine è in grado di analizzare un sistema di processo e di implementare modifiche semplici ma efficaci per incrementare la produzione. Una delle sue principali responsabilità sarà quella di fornire al Product Manager documenti di processo e procedure operative standard.
Perché le procedure operative standard sono importanti?
Le procedure operative standard offrono vantaggi a qualsiasi organizzazione che le incorpori e si assicuri che siano aggiornate. La preparazione iniziale delle SOP può richiedere molto tempo, ma il ritorno dell'investimento a lungo termine (ROI) vale lo sforzo. I vantaggi di alto livello delle SOP includono i seguenti: ridurre al minimo i tempi di apprendimento, garantire la comprensione del ruolo, assicurare la coerenza nello svolgimento dei compiti.