Scrivere e visualizzare le istruzioni di lavoro ha poco significato se non si sa come organizzarle correttamente. Le è mai capitato di non riuscire a trovare il documento che stava cercando? Oppure l'ha archiviato in fretta e furia e ha dimenticato dove l'aveva messo? Se vuole saperne di più su questo argomento e ricevere consigli su come organizzare le sue istruzioni di lavoro, si assicuri di continuare a leggere. Questo blog post si concentrerà su come organizzare le istruzioni di lavoro online e offline, quindi i consigli saranno utili anche per organizzare la documentazione a casa.
Come organizzare le istruzioni di lavoro
ORGANIZZAZIONE ONLINE
Con l'aumento del numero di e la digitalizzazione comporta alcuni vantaggi rispetto alla documentazione cartacea, le aziende passano ad archiviare la documentazione di lavoro online. Tuttavia, è essenziale organizzare queste pile di documentazione, altrimenti possono facilmente diventare un pasticcio. L'organizzazione della documentazione documentazione di lavoro potrebbe richiedere alcune competenze informatiche, ma non è un lavoro difficile per chi coloro che sono disposti ad imparare.
- La prima cosa da fare quando si organizzano le istruzioni di lavoro online è verificare se è necessario conformarsi a qualche standard. Di solito, le aziende seguono standard come ISO o simili. Tenga presente di scrivere, organizzare e visualizzare i suoi documenti in modo conforme agli standard.
- Faccia attenzione alla denominazione e alla sovrascrittura dell'ultima versione del file. Verifichi due volte che il nome delle istruzioni di lavoro sia chiaro e che includa il lavoro a cui si riferisce. Inoltre, di solito c'è una o un paio di persone che hanno il permesso di gestire i sistemi di documentazione, quindi inoltri loro le istruzioni o li metta al corrente di eventuali modifiche. Dovrebbero approvare prima di salvare o sovrascrivere un documento esistente.
- Infine, ma non meno importante, organizzi le sue istruzioni di lavoro in modo da poterle salvare e condividere con tutti coloro che potrebbero averne bisogno. Tuttavia, faccia attenzione a salvare l'ultima versione del file, in modo da evitare qualsiasi malinteso. Il salvataggio è anche la fase finale di come scrivere buone istruzioni di lavoro. Per saperne di più su come scrivere buone istruzioni di lavoro nel nostro altro post.
ORGANIZZAZIONE OFFLINE
Tuttavia, è è sempre bene conservare copie offline dei documenti. Ad essere onesti, non si sa mai quando il suo computer sta per bloccarsi e portare con sé tutta la sua documentazione salvata. documentazione salvata. Ecco alcuni suggerimenti su come organizzare efficacemente un sistema di istruzioni di lavoro offline, sistema di istruzioni di lavoro facile da gestire. E la parte migliore è che questi consigli sono utili anche per l'archiviazione della documentazione domestica!
- Decida come vuole dividere le sue istruzioni di lavoro e scelga il metodo più adatto a lei. Può dividerle per:
- dipartimento,
- ordine alfabetico dell'opera (A-Z),
- tipo (ad esempio, macchine, computer, stampanti,...),
- o altro.
- Raggruppi le sue cartelle organizzate e le etichetti con delle note, in modo da poter trovare rapidamente il contenuto di ogni file.
- Conservi in un luogo sicuro e conveniente, etichettando lo spazio come »Istruzioni di lavoro«. Le istruzioni di lavoro stampate devono essere conservate dalla persona che ha la responsabilità di tenere i file, conservate nell'archivio o distribuite in tutta l'azienda. Per distribuzione, intendiamo che ogni reparto riceva solo le istruzioni specifiche che riguardano il suo lavoro.
Che sia online o Le istruzioni di lavoro ben organizzate consentono una distribuzione e un'elaborazione più rapida delle informazioni a chi ne ha bisogno. di informazioni a chi ne ha bisogno. Quindi è meglio investire un po' di tempo all'inizio, organizzare le sue istruzioni di lavoro e risparmiare tempo e denaro di tempo per cercare di trovarle in seguito.