Avete un processo che i lavoratori devono eseguire o un prodotto che le persone devono utilizzare, quindi vi è stato affidato il compito di renderlo più facile per loro. L'approccio abituale è piuttosto semplice: fornire istruzioni chiare e far sapere alle persone cosa devono fare. Ma solo perché è in grado di scrivere i passaggi, non significa che siano facili da seguire e da capire per i suoi lettori. Se vuole che le sue istruzioni di lavoro abbiano successo, dia un'occhiata a questi consigli su come mettere insieme una serie di indicazioni semplici, concise e convincenti, che aiuteranno i suoi clienti a svolgere il lavoro senza sforzo.
Scriva per la persona che leggerà le sue istruzioni per la prima volta, in modo da renderle avvincenti.
Quando scrive le istruzioni, la persona che le leggerà sarà una persona che non ha mai usato il suo prodotto o servizio prima d'ora e avrà bisogno di istruzioni chiare su come usarlo.
Utilizzi frasi e parole brevi per rendere le sue istruzioni di lavoro facili da capire.
L'errore più comune che si commette quando si scrivono istruzioni è quello di usare frasi lunghe e complicate che finiscono per essere confuse e difficili da capire. C'è un vecchio detto che dice: “Non usare parole lunghe per dire cose semplici”, ed è vero.
A volte vogliamo dire qualcosa immediatamente, senza delineare in modo approfondito: Per esempio, supponiamo che voglia scrivere tutti i passi che un nuovo corridore deve fare per prepararsi a una gara. Utilizzando frasi brevi e semplici, il lettore riceve un consiglio immediato e attuabile, che può applicare rapidamente alla sua corsa.
Per esempio, “Correre due miglia al giorno per tre mesi per costruire un'immagine di qualità". resistenza e forza.”
Potrebbe sembrare semplice, ma è estremamente difficile da capire perché ha molte parti in movimento. Non si vede subito un passo: Come si fa a sapere di “costruire la resistenza e la forza”? Ci sono molti dettagli.
Utilizzi immagini, grafici e diagrammi senza sovraccaricare il suo lettore con cose extra che non ha ancora bisogno di sapere.
È importante utilizzare immagini, grafici e diagrammi per aiutare il lettore a capire cosa sta accadendo nella sua storia. Non deve sovraccaricare il lettore con troppe informazioni, ma non deve nemmeno tralasciare alcun dettaglio vitale che possa dare un senso alla sua storia.
Anche un indice o un titolo di capitolo ben costruito è utile a questo scopo.
Rifletta su ciò che deve e non deve essere incluso per rendere le sue istruzioni di lavoro convincenti.
Lasci fuori dalle istruzioni alcuni passaggi se pensa che confonderanno le persone più che aiutarle a iniziare subito, non sapendo ancora di cosa sta parlando o come funziona.
Quando si tratta di istruzioni, è meglio dare alle persone la giusta quantità di informazioni, in modo che possano portare a termine il lavoro. Non deve dare troppe informazioni, perché potrebbero confondersi.