Se ha mai dovuto scrivere le istruzioni per un how-to, sa quanto può essere difficile essere chiari, concisi e seguire un ordine logico. Se non ha mai dovuto farlo, si consideri fortunato e continui a leggere! Ecco alcuni consigli per scrivere istruzioni di lavoro chiare, concise, logiche ed efficaci.
Scrivere istruzioni di lavoro chiare
Ci sono tre parole essenziali nella lingua inglese che sono assolutamente cruciali per scrivere istruzioni chiare: Urgente. Compiti. Non negoziabili. È facile scrivere un'istruzione noiosa e inutile, ma se riesce a scrivere semplicemente con una voce urgente o imperativa (che sono verbi di base che significano qualcosa di importante), sarà chiaro a chiunque la legga che deve fare ciò che lei dice. Scrivere i compiti Non è necessario scrivere istruzioni complete per ogni compito. Alcune persone hanno bisogno solo di un'idea approssimativa della prossima cosa da fare, e se non ne è sicuro, allora scriva “provi a inserire questa riga qui”, “segua questi passaggi”, o semplicemente “pulisca queste due macchie”. Se non è sicuro di quello che deve scrivere, lasci una nota a se stesso.
Le istruzioni di lavoro efficaci sono concise
Probabilmente la lamentela più grande che sento da parte degli insegnanti è quella di dover interrompere la lezione per ripassare le indicazioni o altro. Diventa presto noioso. Sappiamo tutti che il modo migliore per dare indicazioni è quello di fornire riassunti di una riga su cosa fare nelle istruzioni. Sembra così semplice, ma il fatto è che tutti sappiamo cosa fare. Sappiamo come funziona. Solo che non vogliamo ripetere quello che abbiamo fatto. Quando si sa come funziona qualcosa, è più facile dire a qualcun altro come farlo. Quindi è utile scrivere istruzioni che spieghino come fare ciò che si sa, e non come fare qualcosa che non si sa fare.
Scrivere istruzioni logiche
Dire l'ovvio non è un'abilità che tendiamo a vedere promossa nella letteratura. Eppure, è qualcosa che viene insegnato da alcuni dei migliori scrittori: Può infrangere la regola della logica cercando di affrontare una domanda alla volta. Il modo più semplice per farlo è identificare gli elementi specifici del suo contenuto che devono essere presenti, e quindi dedicare loro lo spazio appropriato. Se il suo contenuto fosse qualcosa di simile a Come dare il via alla sua scrittura con istruzioni efficaci, avrebbe un aspetto simile a questo: Innanzitutto, c'è una sezione Cosa. Si tratta della prefazione che introduce il lettore all'argomento. Si tratta dell'introduzione a ciò che verrà detto nell'articolo. In secondo luogo, c'è una sezione Come.
Includere un ‘controllo del tempo’
Secondo Entrepreneur.com, in un sondaggio condotto su 2.000 persone che lavorano nel settore dei servizi, 59% hanno dichiarato che sarebbero meno propensi ad acquistare da un'azienda che utilizza istruzioni poco chiare. E secondo Michael P. Grabner, professore di comunicazione presso Università Drake in Iowa, le “migliori” istruzioni scritte sono concise, chiare e logiche. Le buone istruzioni devono contenere solo gli elementi che riguardano il compito da svolgere. Devono essere concise e non devono richiedere una lettura approfondita per essere completate. In altre parole, se deve leggere una guida passo-passo per installare un telecomando, le istruzioni non devono richiedere di leggere prima tutto quello che c'è da sapere sulla teoria musicale.