Istruzioni di lavoro e procedure operative standard (SOP) entrambi rientrano nell'ambito degli strumenti utilizzati per rendere un processo più dettagliato e attuabile. I processi, le procedure e le istruzioni di lavoro si basano l'uno sull'altro in termini di complessità. I processi descrivono gli obiettivi e le specifiche da raggiungere. Le SOP descrivono come deve essere eseguito un processo in determinate situazioni. Le istruzioni di lavoro descrivono come deve essere eseguita ciascuna delle fasi di una SOP. Le istruzioni di lavoro creano una base affinché i processi continuino a funzionare senza intoppi e sono fondamentali per il successo di un'azienda, motivo per cui ogni impiegato dovrebbe utilizzarle anche nel suo back office.
L'utilizzo di istruzioni di lavoro per la formazione degli impiegati riduce il rischio
Il back office è la parte dell'azienda costituita dal personale amministrativo e di supporto che non è a contatto con i clienti. Per garantire un'istruzione e una formazione efficienti, è bene redigere una descrizione dell'organizzazione dell'istruzione e della formazione in azienda. La procedura potrebbe non essere necessaria in una piccola azienda con pochi dipendenti, ma se ci sono più dipendenti, sarebbe bene che una questione così importante venisse pensata e messa per iscritto. È prassi comune che l'organizzazione della salute e della sicurezza sul lavoro in azienda venga presentata a tutti i dipendenti da una sola persona. Tuttavia, potrebbero esserci diverse persone che istruiscono i dipendenti su come svolgere un compito specifico in sicurezza. È una buona idea scrivere chi fornirà quali istruzioni a chi, per assicurarsi che sia chiaro per tutti i partecipanti. Registrare queste cose per iscritto è necessario anche perché, se la persona che organizza l'istruzione e la formazione in azienda viene sostituita, il nuovo dipendente avrà una chiara visione d'insieme di come è organizzata quest'area in azienda.
Buone istruzioni di lavoro renderanno più agevole il processo di digitalizzazione del back office
La crisi del coronavirus avrà un enorme impatto sul mondo del lavoro e, di fatto, sulla cultura del lavoro. Da un lato, l'introduzione di massa di posti di lavoro digitali può portare guadagni di produttività per le aziende. Dall'altro lato, la tendenza forzata al telelavoro su larga scala dimostrerà quanto siano importanti l'interazione sociale e il mantenimento della cultura aziendale per una cultura del lavoro innovativa e creativa. La presenza di buone istruzioni di lavoro visive aiuterà il processo di digitalizzazione. I lavoratori d'ufficio potranno imparare a svolgere determinati compiti senza dover ricorrere all'aiuto di un collega.