Faccia un giro in qualsiasi officina manifatturiera e noterà documenti accuratamente elaborati che aiutano i lavoratori a raggiungere i loro obiettivi quotidiani. Le procedure operative standard e le istruzioni di lavoro standard sono la chiave del successo nella produzione. Possono essere migliorate attraverso la revisione dei documenti, gli audit, un processo disciplinato di risoluzione dei problemi e, soprattutto, il contributo degli esperti che svolgono i compiti. La documentazione attuale deve essere il punto di partenza per tutti i miglioramenti. Migliorare sempre la documentazione esistente prima di creare un nuovo documento. Il volume non equivale al miglioramento continuo. Molte persone pensano che le procedure operative e le istruzioni di lavoro siano termini intercambiabili, ma la verità è diversa.
Cosa sono le istruzioni di lavoro standard?
Le istruzioni di lavoro standardizzate (SWI) sono istruzioni progettate per garantire che i suoi processi di produzione siano coerenti, puntuali e ripetibili. Spesso le istruzioni di lavoro standard vengono stampate e affisse vicino alla postazione di lavoro dell'operatore. L'idea è che i team leader e i manager debbano verificare che gli operatori utilizzino e sappiano utilizzare le istruzioni, il che rappresenta la cosa più difficile dell'intero processo.
La produzione di SWI richiede tempo e impegno. Devono indicare i passaggi ottimali per eseguire un processo. Le istruzioni di lavoro standard sono un risultato logico di altre iniziative di miglioramento dei processi. Sono utili anche nei progetti di miglioramento dei processi successivi. Senza le SWI, gli operatori e i loro supervisori devono affidarsi alla memoria collettiva per continuare a eseguire un processo in modo ottimale. Le SWI non sostituiscono Formazione iniziale, ma rafforzano ciò che è stato appreso. L'operatore potrebbe sentirsi offeso dal vedere le istruzioni ogni giorno della sua vita lavorativa. Queste istruzioni sono veramente a beneficio del supervisore, che può vedere rapidamente le discrepanze tra le azioni dell'operatore e le istruzioni pubblicate.
È importante rivedere e aggiornare regolarmente la SWI per ogni compito. Un'organizzazione che utilizza l'approccio kaizen di miglioramento continuo creerà modi migliori di svolgere i compiti. Un aspetto dell'implementazione di questi miglioramenti è l'aggiornamento dello SWI. Nella vita reale, le istruzioni diventano vecchie nello stesso momento in cui vengono create, quindi devono essere continuamente migliorate.
Quali sono le procedure operative standard?
Le Procedure Operative Standard (SOP) sono istruzioni scritte, passo dopo passo, che descrivono come eseguire un'attività di routine. Una SOP è una procedura specifica per un'operazione che descrive le attività necessarie per completare i compiti in conformità con le normative del settore, le leggi provinciali o anche solo con i suoi standard di gestione dell'azienda. Qualsiasi documento che sia un “come fare” rientra nella categoria delle procedure. I dipendenti devono completarle sempre nello stesso modo, in modo che l'azienda possa rimanere coerente. Le procedure operative standard aiutano a mantenere la sicurezza e l'efficienza di reparti come la produzione, le operazioni, le vendite e il servizio clienti, la formazione dei dipendenti, il settore legale, finanziario,...
Una procedura operativa permanente non deve mai essere difficile da leggere o formulata in modo vago. Deve essere breve, facile da capire e contenere azioni che siano semplici da seguire. Una buona procedura operativa standard deve delineare chiaramente le fasi e informare il dipendente di eventuali problemi di sicurezza.
Le SOP sono parte integrante del controllo qualità e della riduzione dei rischi. Dalla produzione aerospaziale alla produzione farmaceutica e alle pratiche di servizio al cliente, le buone SOP sono più di una burocrazia. Questi documenti scritti presentano ricette standardizzate su chi, cosa, quando e dove devono avvenire le procedure. E se le SOP sono scritte o implementate male, le conseguenze possono essere disastrose. Le procedure operative permanenti devono essere la base per la formazione di tutti i dipendenti. nuovi dipendenti. Dovrebbero anche essere aggiornati ogni anno, per garantire che siano sempre pertinenti alle esigenze attuali dell'organizzazione.
Differenza tra SWI e SOP
Mentre le SOP sono documenti di alto livello che indicano ai dipendenti quali azioni intraprendere in una serie di circostanze, le istruzioni di lavoro descrivono tali azioni in dettaglio. Queste istruzioni non sono necessariamente lunghe o prolisse. Devono essere il più possibile chiare e concise. Le istruzioni di lavoro devono essere limitate a un singolo compito all'interno di una SOP. Questo è anche ciò che ISO 9001 richiede alle aziende di definire:
- Le Procedure Operative Standard sono il livello superiore. Descrivono quali azioni intraprendere in una serie di circostanze.
- Le istruzioni di lavoro standard sono il livello più basso. Descrivono il lavoro da eseguire. Forniscono il livello di dettaglio più basso possibile. Come dice il nome, sono istruzioni per eseguire un lavoro specifico. Alcuni sono inferiori a una pagina. Si tratta solo di un elenco di punti elenco.
