A meno che non utilizzi regolarmente termini come “SOP”, “istruzioni di lavoro” e “aiuti al lavoro”, le si potrebbe perdonare di pensare che siano tutti uguali. La realtà, tuttavia, è che esistono diversi tipi di materiali direzionali e linee guida che regolano il modo in cui le aziende, i segmenti aziendali e i singoli dipendenti lavorano, e ognuno di essi fornisce valore all'azienda in modi diversi. Di seguito vedremo come si differenziano gli “aiuti al lavoro” e le “istruzioni di lavoro”.
Cosa sono le istruzioni di lavoro?
Se le SOP trasmettono il “cosa” e il “chi” di un lavoro, le istruzioni di lavoro dicono il “come”. Queste istruzioni passo-passo tendono ad essere specifiche per il reparto o per il lavoro e spiegano come eseguire le SOP per realizzare compiti specifici. Ad esempio, un'istruzione di lavoro spiega come effettuare un controllo di manutenzione su un macchinario o come organizzare i file su un server. Le istruzioni di lavoro esistono in genere in una certa misura all'interno di un'azienda, ma la maggior parte delle imprese potrebbe avere istruzioni di lavoro più approfondite e meglio scritte, che siano più facile da seguire.
Un esempio potrebbe essere: Un'istruzione di lavoro per la manutenzione fornisce istruzioni passo-passo che spiegano i controlli e la manutenzione settimanale, mensile e annuale delle apparecchiature. L'istruzione di lavoro si allinea con una SOP di manutenzione preventiva.
Cosa sono gli aiuti al lavoro?
Un aiuto al lavoro è un materiale specifico destinato ad aiutare una persona a svolgere un compito in modo più efficace. Gli aiuti al lavoro ben scritti fanno risparmiare tempo, aumentano l'accuratezza e migliorano le prestazioni lavorative. Sebbene le istruzioni di lavoro possano essere classificate come aiuti al lavoro in alcune situazioni, gli aiuti al lavoro comprendono molto di più delle semplici indicazioni. Tra gli esempi vi sono le liste di controllo, le fotografie etichettate delle parti di un'apparecchiatura, gli elenchi aziendali, i volantini e qualsiasi altro materiale supplementare che aiuti a portare a termine con successo un compito. Data l'ampiezza dei materiali che costituiscono un aiuto al lavoro, la maggior parte delle aziende ne dispone, ma in alcuni casi l'azienda deve disporre di aiuti al lavoro più tecnici per compiti complessi.
Sta cercando di aiutare i dipendenti a completare i compiti in modo migliore e più efficiente? Gli ausili al lavoro sono ottimi strumenti di lavoro che forniscono ai dipendenti le informazioni giuste al momento giusto. Se ben scritti, fanno risparmiare tempo, aumentano l'accuratezza e migliorano le prestazioni lavorative.
Un eesempio potrebbe essere: Un diagramma di un'apparecchiatura serve come aiuto al lavoro, integrando le istruzioni di lavoro che spiegano come eseguire una SOP di manutenzione preventiva allineata a una politica aziendale.
Conclusione
La cosa più importante da sapere su queste varie risorse direzionali è che la sua azienda ne ha bisogno, ma potrebbe non averle. Le SOP spesso non vengono scritte o vengono eseguite male perché nessuno ha il tempo di crearle o aggiornarle. Le istruzioni di lavoro vengono spesso redatte quando si chiede a qualcuno di “documentare ciò che si fa”, ma i risultati sono incoerenti o incompleti. Tutti riconoscono che l'azienda ha bisogno di linee guida, ma nessuno sa come crearle in modo efficace. Fortunatamente, REWO può aiutarla in questo senso. REWO la aiuta a creare istruzioni di lavoro visive 12 volte più velocemente rispetto ai metodi di documentazione tradizionali. Fissi un appuntamento per una demo se vuole vedere come funziona.