Molte persone confondono le linee guida e le istruzioni di lavoro. In effetti, la maggior parte delle persone scrive istruzioni di lavoro e le chiama linee guida o viceversa. Conoscere la differenza tra linee guida e istruzioni di lavoro può aiutarla a comprendere molto meglio il processo di documentazione e, quindi, a sviluppare un'ottima documentazione delle procedure. Una migliore documentazione significa una migliore organizzazione.
Cosa sono le linee guida?
Le linee guida sono affermazioni generali, raccomandazioni o istruzioni amministrative progettate per raggiungere gli obiettivi della politica, fornendo un quadro all'interno del quale implementare le procedure. Una linea guida può essere vista come una dichiarazione in base alla quale determinare una linea d'azione. Una linea guida mira a snellire determinati processi secondo una routine o una prassi consolidata. Le linee guida possono essere emesse e utilizzate da qualsiasi organizzazione per rendere le azioni dei suoi dipendenti o delle sue divisioni più prevedibili, e presumibilmente di qualità superiore. Una linea guida è simile a una regola.
- Una linea guida può cambiare frequentemente in base all'ambiente e dovrebbe essere rivista più frequentemente rispetto agli standard e alle politiche.
- Una linea guida non è obbligatoria, ma piuttosto un suggerimento di una best practice. Pertanto, “linee guida” e “best practice” sono intercambiabili.
- È una regola o un principio non specifico che fornisce una direzione all'azione o al comportamento.
- Si tratta di un piano o di una spiegazione per guidare una persona nella definizione di standard o nella determinazione di una linea d'azione.
Cosa sono le istruzioni di lavoro?
Istruzioni di lavoro descrivono come realizzare un lavoro specifico. Sono specifici. È bene che siano il più possibile visivo. Una procedura o un'istruzione di lavoro deve dettagliare le fasi esatte che una persona deve seguire per completare qualsiasi attività descritta in un processo.
- Ausili visivi, varie forme di aiuti al lavoro.
- Un elenco sequenziale o cronologico di azioni.
- Fornisce istruzioni specifiche per il montaggio.
- Può provenire dal produttore o dall'appaltatore con modifiche specifiche per il sito e l'azienda.
Speriamo che queste definizioni facciano luce sulle differenze tra linee guida e istruzioni di lavoro. Entrambe le cose le faranno risparmiare molto tempo e daranno una maggiore chiarezza Documentazione di gestione aziendale in tutta la sua organizzazione. Significa anche che tutto il personale ha una chiara aspettativa di ciò che troverà in ogni tipo di documentazione e quindi dove cercare le informazioni di cui ha bisogno.