Quando si tratta di organizzare le informazioni, le due soluzioni più comuni sono la gestione dei documenti e la gestione della conoscenza. Molti imprenditori pensano che la gestione dei documenti e la gestione della conoscenza siano la stessa cosa. In questo articolo, analizzeremo le differenze tra le due soluzioni e le spiegheremo quando dovrebbe implementare un sistema di gestione della conoscenza e quando dovrebbe attenersi ad un sistema di gestione dei documenti.
Che cos'è la gestione dei documenti?
La parola gestione dei documenti (DM) descrive il processo di acquisizione, archiviazione e recupero di versioni elettroniche di documenti precedentemente cartacei attraverso PDF, file di elaborazione testi e immagini digitali. Per gestire i loro documenti digitali e beneficiare di una maggiore sicurezza, di un controllo degli accessi, di un'archiviazione centralizzata e di opzioni di ricerca e recupero semplificate, molte aziende ricorrono a sistemi di gestione documentale.
I sistemi di gestione documentale (DMS) sono l'uso di un sistema informatico e di un software per archiviare, gestire e tenere traccia dei documenti elettronici e delle immagini elettroniche di informazioni cartacee acquisite attraverso l'uso di uno scanner di documenti. I DMS oggi variano in dimensioni e portata, da piccoli sistemi standalone a configurazioni su larga scala a livello aziendale che servono un pubblico globale. Molti DMS forniscono un mezzo per incorporare elettronicamente le pratiche di archiviazione dei documenti fisici standard.
Che cos'è la gestione della conoscenza?
La definizione classica, concisa e ancora accurata di gestione della conoscenza dice che la gestione della conoscenza (KM) è il processo di acquisizione, distribuzione e utilizzo efficace della conoscenza.
Per andare un po' più a fondo, il KM può riferirsi a tutti i processi legati alla creazione, alla condivisione, all'utilizzo e alla gestione della sua azienda o del suo gruppo di lavoro. conoscenza dell'organizzazione. Si noti che la gestione della conoscenza è correlata, ma si differenzia dalla gestione delle informazioni: Mentre la gestione delle informazioni si limita a fornire le informazioni giuste alle persone giuste al momento giusto, la gestione della conoscenza va oltre per fornire approfondimenti, know-how, esperienza e guida su quelle informazioni. Il KM è mentorship in forma scritta.
In altre parole, la gestione della conoscenza comprende un approccio multidisciplinare per organizzare, accedere e sfruttare le risorse intellettuali condivise per migliorare le prestazioni, aumentare la competitività e raggiungere altri obiettivi aziendali. Come tale, il KM è una componente integrale di una strategia aziendale complessiva.