Istruzioni di lavoro sono un prerequisito per realizzare in modo efficiente e sicuro prodotti di alta qualità. Contribuiscono a ridurre in modo significativo i rischi di incidenti, errori umani e pratiche scorrette, fornendo ai lavoratori - sia esperti che neofiti - un ‘unico modo migliore’ per eseguire un compito.
Le migliori pratiche per ottenere istruzioni di lavoro perfette
Scrivere documenti chiari e accurati
Queste sono le due parole che deve ricordare quando si tratta di migliorare l'efficienza, il tempo e ridurre la possibilità di errori. Dovrà descrivere le operazioni che verranno svolte attraverso immagini chiare e precise, al fine di eliminare qualsiasi interpretazione da parte del lettore, che sarà così realmente guidato nel compimento della sua missione all'interno della sua posizione. Questo permette anche di chiarire ulteriormente i collegamenti tra i posti di lavoro in tutti i loro diversi aspetti: i posti interessati, il tempo di passaggio previsto in ogni posto, l'ordine di intervento per ogni posto, le condizioni di collegamento, i mezzi di trasferimento da una stazione all'altra.
Mantenere la semplicità
Semplicità ed efficienza vanno spesso di pari passo nel mondo dell'industria. In poche parole, implica liberare il documento da qualsiasi informazione superflua, da qualsiasi dato che, non solo appesantisce il supporto, ma rischia, inoltre, di causare problemi all'utente inducendolo alla confusione e/o all'errore. Inoltre, è necessaria una struttura minimalista e ordinata nel processo di creazione, che includa solo gli elementi di istruzione e i riferimenti necessari per la fase di fabbricazione/produzione/sfruttamento.
Passare al digitale
Affidarsi a supporti affidabili, pratici e facili da aggiornare è fondamentale per i membri di un'azienda. In questo caso, l'obiettivo è ridurre o addirittura eliminare gli errori e i malfunzionamenti, soprattutto a causa di documenti lasciati nella loro vecchia versione. Dobbiamo essere chiari su questo punto: È innegabile che il classico formato cartaceo non può più soddisfare questo tipo di esigenza e che i supporti digitali sono stati favoriti da diversi anni, e questo, per diverse ragioni: centralizzazione delle informazioni, compreso un accesso più facile alle stesse, e soprattutto per gli schermi mobili (tablet, smartphone...) e, soprattutto, per una questione di sicurezza. L'adozione dell'assenza di carta/dematerializzazione per la creazione delle istruzioni di lavoro risponde agli stessi requisiti e alla stessa logica di digitalizzazione degli ambienti di lavoro, che caratterizza l'industria 4.0. Può dare un'occhiata a REWO per vedere come può farlo.
Rendere il WI parte dei pilastri del sistema di qualità aziendale.
Il QMS (Sistema di Gestione della Qualità), come definito dallo standard ISO 9001, si concentra sullo sviluppo e sul mantenimento di un'efficace documentazione sulla qualità. Il istruzioni di lavoro sono uno dei componenti essenziali della documentazione di qualità, che lo standard citato simboleggia sotto forma di piramide documentale, al cui vertice si trova il manuale di qualità. Ecco perché le istruzioni di lavoro diventano i pilastri della capacità di un'organizzazione di raggiungere i propri obiettivi qualitativi.
Guardi dal punto di vista degli spettatori
Quando si creano delle istruzioni di lavoro, sembra ovvio che sia necessario pensare alla persona che le consulterà. Solo mettendosi nei panni dell'utente, ma anche coinvolgendolo nello sviluppo e tenendo conto delle sue osservazioni raccolte sul campo, è possibile scrivere un documento il più possibile vicino alla realtà.
Quali pratiche evitare con le istruzioni di lavoro
Il modo in cui le istruzioni di lavoro vengono scritte, distribuite e mantenute è fondamentale per la loro usabilità. Quando si creano istruzioni di lavoro, ci sono quattro ‘non fare’ da evitare. Non creare istruzioni di lavoro che siano:
- lunga e poco chiara.
- difficile accedere al punto d'azione.
- scritto da un non esperto.
- difficile da tenere aggiornato.