Nei siti di produzione di oggi, barriere linguistiche e culturali può rendere difficile la comprensione delle istruzioni di lavoro. Istruzioni di lavoro (WI) che si basano su testo, immagini e informazioni verbali possono non trasmettere accuratamente l'intento originale a un pubblico con background ed esperienze diverse. Di conseguenza, gli errori di produzione e le rilavorazioni possono aumentare i costi di produzione. È molto importante fornire istruzioni di lavoro facili da capire al suo reparto di assemblaggio.
Come scrivere buone istruzioni di lavoro per l'assemblaggio?
Sapere come scrivere istruzioni di lavoro, o SOP, in modo chiaro e conciso per i suoi colleghi assicura che sappiano esattamente come devono essere eseguiti i vari compiti. Riduce i rischi, perché diminuisce la probabilità che le cose vadano male. Inoltre, migliora l'efficienza; le istruzioni di lavoro assicurano che il modo migliore per svolgere un lavoro sia chiaro e noto alle persone che lo svolgono.
Le istruzioni di lavoro devono chiarire in modo cristallino come i dipendenti svolgono i loro compiti. Non devono lasciare spazio all'interpretazione. Non devono essere vaghe. Deve ridurre al minimo la possibilità che confondano i suoi dipendenti. Ciò significa che le istruzioni devono essere il più possibile brevi e semplici. Internet è pieno di esempi divertenti di istruzioni scritte male e di altre che hanno un doppio significato esilarante. Le istruzioni di lavoro devono essere:
- Chiaro - le sue istruzioni di lavoro in modo da renderle facilmente comprensibili per ogni dipendente che svolge il compito.
- Accessibile - le persone che svolgono il lavoro devono poter accedere facilmente alle istruzioni di lavoro quando e dove ne hanno bisogno.
- Credibile - consulti il dipendente più esperto che svolge un compito e gli chieda di spiegare come viene svolto il lavoro.
- Coerente - segua un unico stile.
- Breve e semplice - se non riesce a spiegarlo in modo semplice, non lo capisce abbastanza bene.
- Visivo - le persone sono più a loro agio con i media visivi che con la lettura di libri e giornali.
Perché i WI sono importanti?
Le istruzioni di lavoro sono un punto focale fondamentale sia per la direzione che per i lavoratori. Aiutano a capire quali sono le aspettative minime della direzione dell'organizzazione e a fornire istruzioni e indicazioni per i compiti di lavoro per le operazioni quotidiane, per i compiti non standard e per le situazioni di emergenza. Quando il reparto di assemblaggio è supportato da buone istruzioni di lavoro, l'azienda risparmierà tonnellate di denaro e tempo e, alla fine, renderà felici i clienti con prodotti di alta qualità.