Prodotti specifici per il cliente sono in piena espansione, il che significa che le dimensioni dei lotti sono sempre più piccole. Di conseguenza, anche la variazione e la combinazione di diversi compiti da svolgere sul posto di lavoro e da parte di un dipendente sono in forte aumento. Un dipendente deve padroneggiare un numero quasi infinito di processi. Per non essere sovraccaricato e non dimenticare nulla durante l'esecuzione del processo, deve poter accedere alle istruzioni di lavoro in modo semplice e rapido. Allo stesso tempo, a causa della carenza di lavoratori qualificati, le aziende devono affrontare la sfida di formare molto rapidamente i lavoratori non qualificati. In definitiva, buone istruzioni di lavoro sono uno strumento importante per i produttori lean di oggi.
Le procedure e i protocolli sono un punto focale cruciale sia per la direzione che per i lavoratori; per capire quali sono le aspettative minime della direzione dell'organizzazione e per fornire istruzioni e indicazioni per i compiti lavorativi per le operazioni quotidiane, per i compiti non standard e per le situazioni di emergenza. L'obiettivo della standardizzazione è fare di più con meno risorse, meno tempo e meno sforzo. Probabilmente ha già identificato le sue best practice, quelle che preservano il valore eliminando gli sprechi.
Perché le istruzioni di lavoro sono importanti?
Le istruzioni di lavoro vengono create per guidare i lavoratori in quattro aree chiave della qualità: formazione, riferimento, risoluzione dei problemi e miglioramento continuo. Utilizzi questi quattro motivi per scrivere istruzioni di lavoro utili.
Formazione di nuovi lavoratori
La formazione è il primo passo essenziale per garantire che le persone siano competenti nelle loro mansioni. È importante definire, nell'ambito delle attività di pianificazione della qualità, il tipo di formazione che ogni funzione deve ricevere. È altrettanto necessario assicurarsi che i formatori eseguano il piano, compresi i miglioramenti apportati alle istruzioni.
I nuovi dipendenti dovrebbero iniziare la loro formazione con l'esperto di processo, in modo da poter osservare come deve essere eseguito il processo. È qui che si svolgono le discussioni di formazione dettagliate e le attività pratiche tra l'esperto e il tirocinante. Il formatore utilizza le istruzioni di lavoro, in modo che i nuovi dipendenti comprendano le basi dei compiti che stanno svolgendo. Il processo rappresenta un'opportunità per un'ulteriore revisione del contenuto delle istruzioni di lavoro. Il veterano può ribadire le fasi definite e il nuovo dipendente può confermare la validità del processo.
Una misura di riferimento
Questa attività di qualità deve concentrarsi sia sull'accesso che sul formato delle istruzioni. La documentazione deve essere implementata in modo che i lavoratori non abbiano timore di dover individuare le informazioni relative alle loro aree di responsabilità.
Una volta che i dipendenti sono stati formati e hanno dimostrato di poter essere efficaci, deve assicurarsi che le istruzioni di lavoro siano disponibili in caso di domande. Le istruzioni devono essere presentate in un formato di facile comprensione, in modo che l'accesso e la revisione non richiedano tempo prezioso.
Scriva come l'istruzione deve essere eseguita, in modo specifico per ogni attività principale. Eviti di definire il motivo per cui l'attività viene svolta. Non dovrebbe essere necessario che un'organizzazione di esperti ribadisca il motivo per cui le attività principali sono necessarie. Se le informazioni sul “perché” devono essere definite, le tenga separate dalle istruzioni di lavoro e renda disponibili le informazioni aggiuntive come documenti di formazione di sola consultazione.
Risoluzione dei problemi
La risoluzione dei problemi è un'attività di qualità che si concentra sulla garanzia che i processi di supporto siano definiti correttamente per ottenere la qualità del prodotto. La documentazione deve essere consultata frequentemente per garantire che la pertinenza sia mantenuta.
Le istruzioni di lavoro sono fondamentali documenti di riferimento quando vengono identificate delle non conformità interne o esterne. La revisione delle istruzioni di lavoro deve far parte del processo di azione correttiva. Si chieda se l'istruzione di supporto definisce correttamente il processo, quindi verifichi l'istruzione per confermare la corretta definizione.
L'operatore/dipendente non può essere ritenuto pienamente responsabile se i registri della formazione sono scritti in base a un'istruzione di lavoro definita in modo inadeguato. Se il compito è definito in modo adeguato, potrebbe essere necessario rivedere il modo in cui viene svolta la formazione.
Miglioramento continuo
Le istruzioni di lavoro non devono essere documenti stagnanti a cui si accede solo quando gli auditor le richiedono. Rivedere le istruzioni di lavoro quando vengono identificate opportunità di miglioramento dimostra che si tratta di “documenti vivi”.”
Le istruzioni possono essere migliorate attraverso le revisioni dei documenti, gli audit, un processo disciplinato di risoluzione dei problemi e, soprattutto, il contributo degli esperti che eseguono i compiti. La documentazione attuale deve essere il punto di partenza per tutti i miglioramenti. Migliorare sempre la documentazione esistente prima di creare un nuovo documento. Il volume non equivale a un miglioramento continuo.
Identificare che le istruzioni di lavoro servono a quattro scopi chiave fornisce la prova che la sua organizzazione pratica una pianificazione avanzata della qualità. Dimostra che l'organizzazione considera il processo delle istruzioni di lavoro più importante di un semplice requisito imposto dall'ultimo standard di qualità. Dimostra inoltre che il top management comprende l'importanza di garantire che tale documentazione sia creata, implementata, utilizzata e migliorata in modo adeguato.
Senza istruzioni di lavoro adeguate, non sarà in grado di competere.
L'importanza di istruzioni di lavoro di alta qualità è in costante aumento. In tempi di crisi carenza di lavoratori qualificati, Con lotti di piccole dimensioni e produzioni diversificate, le istruzioni di lavoro precise sono l'oro del 21° secolo. Scopra qui come creare un'istruzione di lavoro professionale e a cosa deve prestare attenzione.