La ricerca ha dimostrato che gli incidenti sul posto di lavoro avvengono più frequentemente a causa di errori nei sistemi piuttosto che nelle persone. Scrivendo istruzioni di lavoro chiare, le aziende possono migliorare i loro sistemi e ridurre il numero di incidenti. Il miglioramento dei sistemi inizia con l'esame delle istruzioni di lavoro e delle procedure operative standardizzate di un'azienda (SOP).
Segni che le sue istruzioni di lavoro hanno bisogno di un aggiornamento
Aggiornare le istruzioni di lavoro è difficile
La documentazione dovrebbe essere un aspetto celebre del miglioramento continuo. Tuttavia, molti dipendenti evitano attivamente di documentare le procedure perché il loro sistema di creazione di istruzioni di lavoro è troppo noioso o difficile da usare. La documentazione degli standard crea una linea di base per il miglioramento continuo, quindi quando i dipendenti sono scoraggiati a scrivere le cose, il miglioramento continuo ne risentirà negativamente. Quando si documenta e si standardizza un processo, per natura, questo inizia immediatamente a diventare obsoleto. Gli operatori trovano naturalmente modi migliori per eseguire i compiti, vengono introdotti nuovi metodi, cambiano le parti e gli strumenti, ecc. Se il processo di aggiornamento delle procedure è burocratico e macchinoso, i documenti diventeranno rapidamente obsoleti e inefficaci.
Le sue istruzioni di lavoro sono costantemente obsolete
Un recente sondaggio ha scoperto che 78% dei produttori utilizzano documenti obsoleti o inefficaci, causando una mancanza di standardizzazione e di controllo della qualità. Quando i documenti non riflettono la realtà del lavoro, i dipendenti ricorreranno alle conoscenze acquisite e alle migliori ipotesi, piuttosto che agli standard approvati. Se i suoi documenti sembrano costantemente obsoleti, questo è un indicatore sostanziale del fatto che il suo sistema di istruzioni di lavoro necessita di un metodo più rapido per la revisione e il miglioramento della documentazione.
Le sue istruzioni di lavoro sono di difficile accesso
Trovare il documento corretto può sembrare un compito semplice, ma se è come la maggior parte delle aziende, la sua organizzazione ha accumulato migliaia e migliaia di file nel corso degli anni. Grandi raccoglitori di materiali densi e probabilmente obsoleti. Anche se i documenti sono digitalizzati, quando si utilizzano sistemi multipli per creare, gestire e archiviare le istruzioni di lavoro, trovare i documenti corretti può essere altrettanto difficile delle loro controparti cartacee. Se fatica a trovare le istruzioni di lavoro giuste e pertinenti al suo lavoro, potrebbe essere il momento di passare a un sistema più snello nell'approccio alla gestione dei documenti e all'accessibilità.
Le sue istruzioni di lavoro non vengono utilizzate
Probabilmente l'indicatore più comune che le vostre istruzioni di lavoro sono inefficaci: nessuno le usa. Molte volte, i redattori tecnici, gli ingegneri o gli specialisti della formazione si sforzano di creare e documentare procedure standardizzate, ma i documenti finiscono per prendere polvere perché non sono abbastanza chiari, imprecisi, obsoleti o difficili da consultare e mantenere aggiornati.
Conclusione
Le istruzioni di lavoro sono diventate una parte indispensabile della vita quotidiana di molte aziende. Forniscono una struttura, fungono da mediatori di conoscenza e supportano l'ottimizzazione dei processi aziendali attraverso la standardizzazione. Passando a istruzioni di lavoro digitali, Lei dispone di un potente strumento per rendere visibili le conoscenze dei suoi dipendenti. Il passaggio al digitale rende anche molto più facile tenerli aggiornati.