Con la crescente popolarità degli standard ISO, è giusto parlarne un po' di più. In questo blog post, definiremo cosa significa conformità ISO, come si manifesta nella scrittura della documentazione e cosa significa per la scrittura delle istruzioni di lavoro. Per iniziare, definiamo innanzitutto cos'è l'ISO. Con sede in Svizzera, la Organizzazione Internazionale per la Standardizzazione sviluppa e pubblica gli standard internazionali di documentazione del Sistema di Gestione della Qualità (SGQ), che garantiscono un livello costante di qualità, sicurezza ed efficienza. I loro standard, con l'ISO 9000 come serie più famosa, aiutano le aziende a documentare e mantenere efficacemente un sistema di qualità.
Che cos'è la conformità ISO?
Un'azienda è conforme a ISO se segue le regole e i regolamenti ISO. Le aziende hanno il libero arbitrio volontà di scegliere se conformarsi agli standard ISO o meno; possono scegliere ma non sono obbligate a seguire gli standard.
L'ISO fornisce come convalida della conformità dell'azienda agli standard e fornisce una garanzia ai clienti e ai partner commerciali. garanzia ai clienti e ai partner commerciali. ISO 9001 è l'unico standard della famiglia che può essere certificato. Ci sono più di un milione di aziende in oltre 170 Paesi con tale certificato. Tuttavia, il processo di audit della certificazione è costoso e richiede molto tempo. Detto questo, molte aziende preferiscono essere conformi alle norme ISO piuttosto che essere certificate ISO.
Come scrivere istruzioni di lavoro conformi alle norme ISO?
La ISO fornisce solo istruzioni su come gestire il SGQ aziendale, ma non definisce il formato. formato. Dovrebbe concentrarsi su 4 punti principali quando scrive le istruzioni di lavoro conformi all'ISO istruzioni di lavoro conformi all'ISO:
1. Comprendere i requisiti ISO per la conformità
Legga attentamente gli standard e familiarizzi con i requisiti del SGQ. Possono includere vari tipi di politiche, manuali, obiettivi, procedure e diagrammi di flusso. Prima di scrivere, si assicuri di comprendere il differenza tra un processo, una procedura e un'istruzione di lavoro.
2. Formattare la documentazione per la conformità ISO
Se è abituato a lavorare con documenti generici, le ricordiamo che l'ISO non fornisce modelli. È meglio programmare una riunione nella sua azienda e assegnare il ruolo di ruolo di responsabile del sistema di qualità. Lasci che questa persona formatti la documentazione e creare una strategia di contenuti.
3. Pensi ai suoi utenti e scriva per loro
I suoi utenti sono i suoi colleghi. Molti di loro potrebbero non essere grandi appassionati di lettura, quindi faccia in modo che la documentazione documentazione il più possibile visiva e facile da capire. Potrebbe voler includere un linguaggio semplice e termini che tutti conoscono. Cerchi di non di non racchiudere troppe informazioni in un unico documento, tuttavia cerchi anche di non creare troppi documenti diversi sullo stesso argomento. Questo provoca un eccesso di burocrazia e non è affatto facile da capire.
4. Includere le migliori pratiche di scrittura tecnica
Se ha già ha esperienza nella scrittura di documentazione tecnica, sa cosa funziona meglio. In caso contrario, ecco no, ecco alcune raccomandazioni su cosa tenere in considerazione quando scrive istruzioni di lavoro conformi alle norme ISO. conformi alle norme ISO:
- lunghezzaMeno è meglio; scrivere frasi brevi con 1 idea principale per frase funziona meglio
- struttura: fornisca una struttura chiara e logica; scriva il testo in punti elenco invece che in paragrafi, eviti frasi complesse
- tabelle e figureIncludere tabelle, grafici, diagrammi e altre immagini, se possibile. Si ricordi che una foto vale più di mille parole.
- revisioniIncludono una pagina di cronologia delle revisioni e specificare le modifiche apportate, in modo da avere una visione chiara di tutte le modifiche.
Ora sa come scrivere istruzioni di lavoro conformi alle norme ISO. Non dimentichi che tutto inizia con una buona panoramica degli standard ISO. Se ha bisogno di ulteriore aiuto su come scrivere delle buone istruzioni di lavoro (non solo conformi alla norma ISO), il nostro »Consigli su come scrivere buone istruzioni di lavoro«.« potrebbe essere un buon punto di partenza.