L'importanza delle istruzioni di lavoro si manifesta in guidando i dipendenti nelle aree di qualità della formazione, dei riferimenti, della risoluzione dei problemi e del miglioramento continuo.. Tuttavia, le istruzioni di lavoro non sono solo un'altra »cosa di cui la sua azienda ha bisogno«. Il contenuto deve essere generato con attenzione, seguendo le linee guida specifiche su come scrivere le istruzioni di lavoro.
Scrivere istruzioni di lavoro chiare e concise è fondamentale in un ambiente di lavoro dai ritmi serrati, dove il tempo è denaro. Il loro scopo è quello di aiutare le aziende a raggiungere livelli più elevati di efficienza lavorativa, risparmiando il tempo impiegato per completare il compito. Istruzioni di lavoro ben scritte assicurano che i dipendenti che svolgono i compiti seguano facilmente i passaggi. In questo modo, il lavoro viene svolto più velocemente, il rischio di errori è ridotto al minimo e i tempi di inattività e i ritardi sono ridotti.
Come riconoscere o definire una buona istruzione sul lavoro
Per distinguere un'istruzione di lavoro ben scritta da una media, bisogna osservare le sue caratteristiche.
Chiaro e comprensibile
Il contenuto è facile da leggere e ogni dipendente ha una visione chiara del compito. Il testo è scritto con voce attiva e senza frasi complesse, gergo, acronimi o termini tecnici non spiegati.
Accessibile
Chiedere in giro per l'azienda i documenti può diventare rapidamente un incubo che richiede tempo. Una buona istruzione di lavoro dovrebbe essere facilmente accessibile a chiunque ne abbia bisogno, salvata online o distribuita nei vari reparti.
Credibile
Non deve mancare di credibilità. La consultazione di esperti della mansione è fondamentale per riconoscere o scrivere buone istruzioni di lavoro. Supponiamo che Jim abbia lavorato come operatore su una macchina di produzione negli ultimi due anni. Ne sa di più di Sally, un'assistente appena assunta, e può fornirle informazioni di prima mano.
Coerente
La coerenza è fondamentale. Le buone istruzioni di lavoro seguono un unico stile nella scrittura e nella presentazione delle informazioni, rendendole più facili da leggere e da capire.
Visivo
Le buone istruzioni di lavoro sono supportate da elementi visivi, ove appropriato. Elementi come foto e video aggiungono valore. Tuttavia, devono essere adattati e comprensibili per il pubblico di riferimento, nel nostro caso i lavoratori.
Scritto da persone che sanno
Se non ha familiarità con il processo, non è la persona adatta a svolgere il compito di di scrivere buone istruzioni di lavoro. Non è sempre un lavoro per una sola persona, la creazione di istruzioni richiede un lavoro di squadra. istruzioni richiede un lavoro di squadra, in cui alcuni sanno più di altri, soprattutto se il processo è complicato. il processo è complicato.
Passi per una buona istruzione sul lavoro
Se desidera aumentare l'efficienza del lavoro e del tempo, ecco alcune linee guida su come scrivere buone istruzioni di lavoro.
Scriva un'introduzione chiara
Una buona introduzione deve far conoscere ai dipendenti il progetto e definire le persone responsabili dell'esecuzione del compito. Non dimentichi di menzionare il risultato atteso del compito e di formulare un titolo chiaro per il lavoro.
Descrivere come svolgere il lavoro
Quando descrive come svolgere il lavoro, utilizzi una combinazione di testo e immagini, come immagini, tabelle o diagrammi di flusso. Si ricordi di suddividere ogni fase in parti più piccole. Si assicuri di aggiungere tutte le informazioni rilevanti sul lavoro, compresi i materiali necessari o i riferimenti utili.
Parli con gli esperti
Nessuna buona istruzione di lavoro dovrebbe passare senza consultare gli esperti in materia. Esamini insieme le istruzioni e si assicuri che siano accurate e aggiornate.
Formato per una facile lettura
Dopo aver scritto i passaggi, è il momento di rendere le sue istruzioni facili da usare. Scelga un formato e si attenga ad esso. Può, ad esempio, suddividere i passaggi in elenchi numerati. Aggiunga delle immagini per spiegare meglio il processo. Sottolinei le parti importanti con un testo in grassetto o in corsivo.
Semplificare e modificare
La regola è di rendere il testo il più chiaro e coerente possibile. Lo rilegga e si assicuri che abbia senso. Se ci sono confusioni, semplifichi o riscriva i passaggi. Tenga presente che le frasi che utilizza devono essere brevi e semplici (fino a 15 parole), senza parole difficili o acronimi che possano confondere i lavoratori. Può anche aggiungere dei riferimenti per un ulteriore apprendimento.
Chieda a un collega di testarlo
Per verificare la precisione del suo lavoro, perché non fare una prova con un collega? Chieda loro di eseguire il compito senza il suo aiuto, affidandosi solo alle istruzioni fornite. Osservi e successivamente annoti qualsiasi malinteso. Faccia un elenco di ciò che deve essere aggiunto/modificato.
Salvare e condividere
Dopo aver finalizzato il documento, non dimentichi di condividerlo con il suo team. Faccia una copia online per evitare di perderlo. Salvi in una cartella o in un sistema con un facile accesso da parte di tutti coloro che potrebbero averne bisogno.
Sommario
All'inizio può sembrare difficile, ma una volta che se ne impadronisce, il processo di come scrivere bene istruzioni di lavoro è facile. Si assicuri di seguire le linee guida e ricordi di mantenere sempre la massima semplicità. Noterà presto il differenze di prestazioni.