W miarę jak firmy starają się ponownie otworzyć i przywrócić pracowników do pracy, istnieje wysoce skuteczna technika, która może pomóc przyspieszyć ten proces - nazywa się Gemba Walk. Spacer Gemba jest istotną częścią procesu zarządzania. Filozofia produkcji Lean. Jego początkowym celem jest umożliwienie menedżerom i liderom obserwowania rzeczywistego procesu pracy, angażowania pracowników, zdobywania wiedzy na temat procesu pracy i odkrywania możliwości ciągłego doskonalenia.
Czym jest Gemba Walk?
Tłumaczenie tego terminu z głównego japońskiego słowa to “prawdziwe miejsce”. Jest ono również znane jako “miejsce, w którym tworzona jest wartość”. W praktyce Lean i Six Sigma oznacza to poświęcenie czasu na obserwację, jak przebiega dany proces i rozmowę z osobami, które go wykonują. Gemba Walk to japoński termin, który jest częścią praktyk Lean i Six Sigma. Oznacza spacer po firmie i hali produkcyjnej, poświęcenie czasu na zobaczenie, jak działa firma, jak przebiegają procesy i szczegółową rozmowę z ludźmi i członkami zespołu, którzy wykonują swoją pracę. Spacer Gemba to koncepcja opracowana przez Taiichi Ohno, który często uważany jest za ojca Lean Sigma. Produkcja dokładnie na czas.
Istnieją 3 ważne elementy tego narzędzia lean manufacturing:
- Proszę iść i zobaczyć. Główną ideą Gemba walk jest to, aby menedżerowie i liderzy na każdym szczeblu odbywali regularne spacery po hali produkcyjnej i angażowali się w znajdowanie działań powodujących marnotrawstwo.
- Proszę zapytać dlaczego. Głównym celem spaceru Gemba jest szczegółowe zbadanie strumienia wartości i zlokalizowanie jego problematycznych części poprzez aktywną komunikację. Dobry lider zawsze chętniej słucha niż mówi. Oto dlaczego mogą Państwo stosować różne techniki, takie jak 5 powodów, aby zidentyfikować problematyczne części procesu.
- Proszę szanować ludzi. Proszę pamiętać, że spacer Gemba nie jest “spacerem szefa”. Wytykanie palcami i obwinianie innych jest dokładnie tym, czego nie powinien Pan robić. Nie są Państwo tam po to, aby oceniać i analizować wyniki. Państwa zadaniem jest współpraca z zespołem i wspólne znajdowanie problemów. Proszę skupić się na znalezieniu słabych punktów procesu, a nie ludzi.
Jak poprawić jakość spacerów Gemba?
Krok 1: Określenie celu spaceru Gemba
Przed udaniem się na Gemba Walk należy określić jego cel i temat przewodni. Mogą Państwo poszukiwać sposobów na poprawę produktywności, redukcję kosztów, zmniejszenie liczby błędów, usprawnienie przepływu lub ułatwienie realizacji pomysłów na usprawnienia. Należy jednak mieć jasność co do celu, w przeciwnym razie zgubią się Państwo i zostaną uwikłani w to, co dzieje się na hali, bez wyraźnych ulepszeń i wyników.
Krok 2: Upewnienie się, że rozumieją Państwo proces, który będą Państwo obserwować podczas Gemba Walk.
Jeśli nie znają Państwo procesu na wysokim poziomie, który zamierzają Państwo obserwować, istnieje duże prawdopodobieństwo, że nie będą Państwo w stanie w pełni wykorzystać istniejących możliwości. Dlatego przed rozpoczęciem każdego Gemba Walk należy upewnić się, że rozumieją Państwo, co zamierzają Państwo obserwować, aby móc zapewnić niezbędne wsparcie, wskazówki i spostrzeżenia.
Krok 3: Proszę wybrać czas obserwacji
W Gemba Walk chodzi o wzajemny szacunek i wspólne zainteresowanie szybszym, bezpieczniejszym, łatwiejszym i po prostu lepszym usprawnianiem procesów, więc nie chodzi tu o przyłapywanie ludzi. Ustalenie czasu daje pewność, że zespół zostanie o tym poinformowany, a liderzy zespołów będą mogli zaangażować się w swoją część Gemba Walk.
Krok 4: Proszę wybrać czas obserwacji
Gemba oznacza miejsce, w którym “tworzona jest wartość”, więc nie należy zapraszać członków zespołu do biura w celu omówienia. Muszą Państwo udać się tam, gdzie wykonywana jest praca i gdzie tworzona jest wartość. Zgodnie ze słynnym powiedzeniem Ohno, “każdy lider musi myć ręce co najmniej 3 razy dziennie”.
Krok 5: Proszę poświęcić czas na obserwację procesów i jakości świadczonych usług.
Podczas Gemba Walk celem jest zawsze skupienie się na procesie i tym, co powstrzymuje proces przed osiągnięciem celów maksymalizacji wartości dla klienta. Obserwując proces, proszę zastanowić się, jakie są jego elementy wejściowe i czy są one odpowiednie do celu. I jak proces, dane wejściowe i zespoły współdziałają ze sobą.
Krok 6: Rozpoznanie, jak proces działa w swoim obecnym stanie
Zanim przejdą Państwo do rozwiązań lub możliwości, proszę upewnić się, że poświęcili Państwo czas na obserwację i dokładne zrozumienie, jak działa obecny start. Czy proces przebiega zgodnie z oczekiwaniami, czy też występują opóźnienia, przeróbki, zamieszanie, ruchy itp.
Krok 7: Wizualizacja luki między stanem idealnym a tym, co dzieje się w rzeczywistości.
Teraz, gdy zrozumieli już Państwo obecny stan, jaki jest najlepszy stan idealny i gdzie są luki. Stan idealny nie musi być idealnym stanem w przyszłości, ale możliwym do osiągnięcia stanem idealnym (biorąc pod uwagę szereg ograniczeń). To, co chcą Państwo zidentyfikować, to luka, którą można potencjalnie zlikwidować.
Krok 8: Poszukiwanie możliwości ulepszeń w celu zniwelowania luki.
Mając wyraźną lukę między stanem obecnym a stanem idealnym, proszę określić, jakie działania mogą zostać podjęte przez zespół, menedżerów, liderów zespołów, aby pomóc zlikwidować tę lukę. Proszę zaangażować zespół, przedyskutować opcje i opracować udokumentowany plan działania w celu wprowadzenia ulepszeń.