Wraz z rosnącą popularnością norm ISO, słuszne jest, aby porozmawiać o nich nieco więcej. W tym wpisie na blogu zdefiniujemy, co oznacza zgodność z ISO, jak przejawia się ona w pisaniu dokumentacji i co to oznacza dla pisania instrukcji pracy. Na początek proszę zdefiniować, czym jest ISO. ISO to organizacja z siedzibą w Szwajcarii. Międzynarodowa Organizacja Normalizacyjna opracowuje i publikuje międzynarodowe standardy dokumentacji Systemu Zarządzania Jakością (QMS), które zapewniają spójny poziom jakości, bezpieczeństwa i wydajności. Ich standardy, z najbardziej znaną serią ISO 9000, pomagają firmom skutecznie dokumentować i utrzymywać wydajny system jakości.
Czym jest zgodność z normami ISO?
Firma jest zgodna z ISO jeśli przestrzega zasad i przepisów ISO. Firmy mają wolną wolę wolną wolę przy wyborze, czy chcą być zgodne z normami ISO, czy nie; mogą wybrać ale nie są zobowiązane do ich przestrzegania.
ISO zapewnia certyfikację jako potwierdzenie zgodności firmy z normami i daje klientom i partnerom biznesowym pewność klientom i partnerom biznesowym. ISO 9001 jest jedyną normą w jedyną normą w rodzinie, która może być certyfikowana. Ponad milion firm w ponad 170 krajach w ponad 170 krajach posiada taki certyfikat. Jednak proces audytu certyfikacyjnego jest kosztowny i czasochłonny. To powiedziawszy, więcej firm woli być Zgodność z ISO niż certyfikat ISO.
Jak napisać instrukcję pracy zgodną z ISO?
ISO dostarcza jedynie instrukcje dotyczące sposobu obsługi SZJ Państwa firmy, ale nie definiuje formatu formatu. Pisząc instrukcję pracy zgodną z ISO, należy skupić się na 4 głównych punktach instrukcje:
1. Zrozumienie wymogów ISO dotyczących zgodności
Proszę uważnie przeczytać normy i zapoznać się z wymaganiami SZJ. Mogą one obejmować różnego rodzaju polityki, podręczniki, cele, procedury i schematy blokowe. Przed przystąpieniem do pisania proszę upewnić się, że rozumieją Państwo różnica między procesem, procedurą a instrukcją roboczą.
2. Formatowanie dokumentacji pod kątem zgodności z normami ISO
Jeśli są Państwo przyzwyczajeni do do pracy z ogólnymi dokumentami, proszę pozwolić nam przypomnieć, że ISO nie zapewnia szablonów. Najlepiej jest zaplanować spotkanie w Państwa firmie i przydzielić rolę kierownika ds. systemu jakości. Proszę pozwolić tej osobie sformatować dokumentację i stworzy strategię dotyczącą treści.
3. Proszę myśleć o swoich użytkownikach i pisać dla nich
Państwa użytkownicy są Państwa współpracownicy. Wielu z nich może nie być wielkimi fanami czytania, więc proszę przygotować dokumentację tak wizualną i łatwą do zrozumienia, jak to tylko możliwe. Mogą Państwo chcieć proszę używać prostego języka i terminów, które wszyscy znają. Proszę starać się nie nie upychać zbyt wielu informacji w jednym dokumencie, ale też starać się nie tworzyć zbyt wielu różnych dokumentów na ten sam temat. Powoduje to nadmierną biurokrację i nie jest łatwe do zrozumienia.
4. Proszę uwzględnić najlepsze techniczne praktyki pisania
Jeśli mają już Państwo doświadczenie w pisaniu dokumentacji technicznej, wiedzą Państwo, co działa najlepiej. Jeśli nie Jeśli nie, oto kilka zaleceń dotyczących tego, co należy wziąć pod uwagę podczas pisania instrukcji pracy zgodnych z ISO zgodnych z normą ISO:
- długośćmniej znaczy więcej; pisanie krótkich zdań z 1 główną myślą na zdanie działa najlepiej
- strukturaproszę zapewnić przejrzystą, logiczną strukturę; proszę pisać tekst w punktach zamiast w akapitach, proszę unikać zdań złożonych
- tabele i rysunkiproszę uwzględnić tabele, wykresy, grafy i inne elementy wizualne, jeśli to możliwe. Proszę pamiętać, że jedno zdjęcie jest warte tysiąc słów.
- przeglądyzawierają stronę historii zmian i wyszczególnić zmiany, które zostały wprowadzone, dzięki czemu można zachować przejrzysty widok wszystkich zmian
Teraz już wiedzą Państwo, jak pisać instrukcje pracy zgodne z normami ISO. Proszę nie zapominać, że wszystko zaczyna się od dobrego przeglądu norm ISO. Jeśli potrzebują Państwo dodatkowej pomocy w zakresie pisania dobrych instrukcji pracy (nie tylko zgodnych z normami ISO), zapraszamy do zapoznania się z naszym »Wskazówki dotyczące pisania dobrych instrukcji pracy« może być dobrym miejscem, aby zacząć.