Instrukcje pracy i standardowe procedury operacyjne (SOP) Oba należą do narzędzi wykorzystywanych do uszczegółowienia procesu i umożliwienia podejmowania działań. Proces, procedura i instrukcja pracy opierają się na sobie nawzajem pod względem złożoności. Procesy opisują cele i specyfikacje, które należy wykonać. Procedury SOP opisują, w jaki sposób proces powinien być realizowany w określonych sytuacjach. Instrukcje pracy opisują, w jaki sposób należy wykonać każdy z kroków w SOP. Instrukcje pracy tworzą podstawę dla sprawnego działania procesów i są kluczowe dla sukcesu firmy, dlatego każdy pracownik biurowy powinien z nich korzystać również w Państwa biurze.
Wykorzystanie instrukcji pracy do szkolenia pracowników biurowych zmniejsza ryzyko
The zaplecze to część firmy składająca się z personelu administracyjnego i pomocniczego, który nie ma kontaktu z klientem. W celu zapewnienia efektywnego instruktażu i szkolenia, dobrym pomysłem jest sporządzenie opisu organizacji instruktażu i szkolenia w firmie. Procedura może nie być konieczna w małej firmie zatrudniającej kilku pracowników, ale jeśli jest ich więcej, dobrze byłoby, gdyby tak ważna kwestia została przemyślana i spisana. Powszechną praktyką jest, że organizacja bezpieczeństwa i higieny pracy w firmie jest przedstawiana wszystkim pracownikom przez jedną osobę. Może być jednak kilka różnych osób, które instruują pracowników, jak bezpiecznie wykonywać określone zadania. Dobrym pomysłem jest zapisanie, kto będzie udzielał komu jakich instrukcji, aby upewnić się, że jest to jasne dla wszystkich zaangażowanych. Zapisanie tych rzeczy na piśmie jest również konieczne, ponieważ jeśli osoba, która organizuje instrukcje i szkolenia w firmie zostanie zastąpiona, nowy pracownik będzie miał jasny przegląd tego, jak ten obszar jest zorganizowany w firmie.
Dobre instrukcje pracy usprawnią proces cyfryzacji zaplecza biurowego
Kryzys związany z koronawirusem będzie miał ogromny wpływ na świat pracy, a nawet na kulturę pracy. Z jednej strony, masowe wprowadzenie cyfrowych miejsc pracy może przynieść firmom wzrost produktywności. Z drugiej strony, wymuszona tendencja do telepracy na masową skalę pokaże, jak ważne są interakcje społeczne i utrzymanie kultury firmy dla innowacyjnej i kreatywnej kultury pracy. Posiadanie dobrych wizualnych instrukcji pracy pomoże w procesie cyfryzacji. Pracownicy biurowi będą mogli nauczyć się, jak wykonywać określone zadania bez konieczności korzystania z pomocy współpracowników.